ยอดหัวหน้างาน | วิฑูรย์ สิมะโชคดี

เพราะ “หัวหน้างาน” เป็นผู้ควบคุมดูแลการผลิตหรือบริหารโดยตรง มีความใกล้ชิดกับพนักงานผู้ทำงานและกระบวนการผลิตมากที่สุด ถือเป็นผู้ที่ทำหน้าที่ทางการบริหารระดับต้น ที่มุ่งเน้นให้ได้ผลลัพธ์หรือผลผลิตตามเป้าหมาย

โดยปกติแล้ว โครงสร้างการบริหารในองค์กรทั่วไปจะมีด้วยกัน 4 ระดับ (1 ระดับปฏิบัติ และ 3 ระดับบริหาร) คือ เริ่มจากระดับผู้ปฏิบัติงาน (พนักงาน) เมื่อทำงานได้ระยะหนึ่ง ก็มีโอกาสเลื่อนขึ้นไปเป็น “หัวหน้างาน” (ผู้บริหารระดับต้น) 

แล้วก้าวหน้าขึ้นเป็น “หัวหน้าฝ่าย” หรือ “ผู้อำนวยการ” (ผู้บริหารระดับกลาง)  และสุดท้ายก็เลื่อนสูงขึ้นเป็น “ผู้จัดการสำนักงาน” หรือ “ผู้จัดการโรงงาน” หรือ MD / CEO (ผู้บริหารระดับสูง) ในที่สุด

องค์กรที่ประสบความสำเร็จ (มีกำไรและเติบโตอย่างยั่งยืน) นั้น ผู้บริหารระดับสูงจะต้องมีสายตาที่กว้างไกล และยอมรับว่า “หัวหน้างาน” เป็นส่วนหนึ่งในทีมบริหาร และตระหนักถึงความสำคัญของหน้าที่รับผิดชอบของหัวหน้างานเป็นอย่างดี

เพราะหัวหน้างานเป็นผู้บริหารระดับต้นหรือระดับแรกสุด (เป็นหัวหน้าคนครั้งแรก) ที่อยู่ในฐานะที่มองเห็นปัญหาในกระบวนการผลิตได้ชัดเจนมากกว่าผู้บริหารระดับสูงขึ้นไป

หัวหน้างานจึงสามารถจัดการปัญหาเฉพาะหน้าได้อย่างทันท่วงที ก่อนจะลุกลามเป็นปัญหาใหญ่ ที่อาจสร้างความเสียหายมากมายต่อไปได้

ลองพิจารณากรณีศึกษาจากเรื่องจริงต่อไปนี้

“วันชัย” เป็นหัวหน้างานในฝ่ายออกแบบของหน่วยงานของรัฐแห่งหนึ่ง  พนักงานฝ่ายสถาปนิกของเขามีหน้าที่รับผิดชอบในการออกแบบชุมชนเมือง  โดยกำหนดเขตพื้นที่ต่างๆ (บ้าน โรงเรียน โรงงาน และอื่นๆ) ลงในแผนที่ตามที่คณะทำงานได้กำหนดแนวเขตไว้แล้ว

งานในลักษณะนี้สร้างความเบื่อหน่ายให้แก่คนทำงานมาก เพราะต้องใช้เวลาทำงานบนโต๊ะที่มีโคมไฟส่องหน้านับเป็นชั่วโมงๆ กว่าจะได้งานออกมาแต่ละชิ้น งานต่างๆ จึงล่าช้าไม่เป็นไปตามกำหนดเวลา 

วันชัยจึงได้ผ่อนปรนการทำงานให้กับเพื่อนร่วมงานของเขา  แต่การผ่อนปรนเช่นนี้บางทีก็ออกจะมากเกินไป เมื่อถูกซักถามโดยผู้จัดการฝ่ายชื่อ “พรเทพ”  เกี่ยวกับงานที่ออกมาล่าช้าจากทีมของเขา 

วันชัยตอบว่าความแม่นยำและความถูกต้องมีความสำคัญมากกว่าความรวดเร็ว และเป็นงานที่แต่ละคนต้องทำตามที่ได้รับมอบหมายในแต่ละวัน 

แต่ “พรเทพ” ไม่เห็นด้วยเพราะฝ่ายของวันชัยทำให้งานกระจุกเป็นคอขวด  ทั้งที่แผนผังและแผนที่ควรจะเสร็จได้รวดเร็วกว่าที่เป็นอยู่  เพราะ “พรเทพ” กำลังถูกกดดันจากนายใหญ่ (ผู้อำนวยการ) ในการเร่งผลิตแผนที่ให้ทันกำหนด 

“วันชัย” ในฐานะ “หัวหน้างาน” จึงเผชิญกับศึกหลายด้าน เขาควรจะทำอย่างไรดี

1.เพิกเฉยต่อการติดตามงานของ “พรเทพ” ที่ต้องการเร่งให้ทีมงานของเขาเพิ่มผลผลิตแผนที่ และยืนยันวิธีการเพื่อคงไว้ซึ่งความถูกต้องของงาน

2.เพิ่มผลผลิตโดยการจัดระบบงานของพนักงานในฝ่ายใหม่  เพื่อให้พนักงานแต่ละคนมีเวลาทำงานน้อยลง เพื่อที่จะไม่เกิดความเบื่อหน่ายต่องานที่ทำอยู่

3.ผลักดันทีมงานให้ได้ผลผลิตมากขึ้นโดยการควบคุมดูแลการเขียนแผนที่อย่างใกล้ชิดมากขึ้น

4.ปรับเปลี่ยนวิธีบริหารจัดการใหม่  เพื่อให้งานออกมาตามกำหนดเวลา

ดังนั้น การตัดสินใจดำเนินการใดๆ จาก 4 ข้อข้างต้นของ “วันชัย” หัวหน้างานอย่างมีประสิทธิภาพ ล้วนแต่มีความสำคัญยิ่งต่อ “การบรรลุเป้าหมายขององค์กร”

ในความเป็นจริงแล้ว  เป้าหมายขององค์กร ผู้บริหาร และพนักงานผู้ปฏิบัติงานมักจะมีความขัดแย้งกันเสมอ  ซึ่งปัญหาเหล่านี้สามารถที่จะแก้ไขได้โดย “หัวหน้างาน” เท่านั้น 

เพราะหัวหน้างานอยู่ในตำแหน่งที่สัมผัสและใกล้ชิดพนักงานมากที่สุดที่จะรู้และเข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการผลิตหรือภายในหน่วยงาน 

หัวหน้างานเป็นผู้ที่มองเห็นวิธีการทำงานของพนักงานที่ทำให้เกิดผลผลิตในสำนักงานหรือโรงงานมากที่สุด หัวหน้างานจึงสามารถปรับปรุงงานหรือปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน รวมทั้งเครื่องจักรอุปกรณ์ได้ทันการ

หัวหน้างานที่มีประสิทธิภาพจึงต้องเป็นผู้ที่สนใจและหมั่น (ขยัน) ศึกษาเรียนรู้  โดยเฉพาะการเรียนรู้นิสัยใจคอของเพื่อนร่วมงาน  ต้องเรียนรู้การเป็นหัวหน้างานที่มีความสามารถในการกำกับ  การควบคุมดูแล  การติดตามงาน  และเรียนรู้เกิ่ยวกับการบริหารจัดการและการพัฒนาองค์กรด้วย

ทั้งหมดทั้งปวงนี้ หากเราเห็นว่าเรื่องของ (1) ต้นทุน  (2) คุณภาพ  (3) การบริการ และ (4) ความรวดเร็ว  คือ “ปัจจัยเบื้องต้น” แห่งความสำเร็จขององค์กรแล้ว 

เราก็จะต้องยอมรับว่า ปัจจัยทั้ง 4 ประการนี้เกิดจาก “หัวหน้างาน” ที่มีประสิทธิภาพจริงๆ  ซึ่งจะต้องมีความรู้และทักษะความชำนาญในหลายๆ ด้านด้วย

ทุกวันนี้  การพัฒนาเพื่อเพิ่มทักษะของหัวหน้างานจึงจำเป็นมากขึ้นทุกที (นอกเหนือจากความรู้ความชำนาญในหน้าที่งานที่ทำอยู่)  โดยเฉพาะทักษะความชำนาญด้านการบริหารการจัดการและด้านการสร้างมนุษยสัมพันธ์ที่ดี

จึงจะทำให้หน้าที่รับผิดชอบของ “หัวหน้างาน” ที่มีต่อเป้าหมาย (ผลผลิต) ขององค์กรสัมฤทธิ์ผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากจะถามว่า “หัวหน้างาน” มีความสำคัญมากน้อยอย่างไรต่อหน่วยงานต่างๆ (รวมทั้งองค์กรใดๆ ด้วย) ก็ลองนึกคิดดูว่าหากหน่วยงานหนึ่งๆ ไม่มี “หัวหน้างาน” คอยกำกับหรือควบคุมดูแลการทำงานของพนักงานและเครื่องจักรอุปกรณ์ต่างๆ แล้ว อะไรจะเกิดขึ้นบ้าง

ทั้งหมดทั้งปวงนี้  ผมมั่นใจว่าองค์กรที่ประสบความสำเร็จในวันนี้ ก็เพราะมี “ยอดหัวหน้างาน” มากกว่ากัน  ครับผม !