เราคุยกันเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว เรื่องกติกาการประชุมพื้นฐาน 4 ข้อ ที่มืออาชีพปัจจุบันต้องขอกัน เพื่อทำให้การประชุมเป็นเรื่องน่ากลุ้มใจน้อยลง
4 ข้อที่เราได้หารือ คือ
จำกัดจำนวนคน งดใช้มือถือและคอมพิวเตอร์ อย่ายืดเยื้อ และ ทำการบ้านก่อนการประชุม
ท่านผู้อ่านสอบถามเพิ่มเติมว่า การประชุมจำนวนไม่น้อย บ่อยครั้งที่มีข้อสรุป แต่มิได้มีการดำเนินการตามที่ตกลงกัน
“ผมอยู่ในบอร์ดบางองค์กร ของอนผู้บริหารหน่อยครับ บอร์ดแต่ละคนมีภารกิจมากมาย เมื่อปลีกกายมารวมตัวกันเพื่อประชุม ใช้เวลาหารือประเด็นที่ต้องตัดสินใจในการบริหาร มีการลงมติ มีการสั่งการ
จากนั้นบอร์ดก็ย่อมลัลล้า ต่างแยกย้ายกันไปทำมาหากิน คิดว่าที่สั่งผู้บริหารไป น่าจะได้ไปทำตามที่ตกลงกันไว้
ปรากฏว่า ถ้าผมนึกขึ้นได้ ติดตามถามไถ่
จึงตระหนักซ้ำๆว่า สิ่งที่สั่งการไป..ดูไม่ต่างจากสั่งขี้มูกนัก”
อึย..
ไม่ว่าจะเป็นการประชุมระดับใด อาทิ ประชุมในทีมกันเอง ประชุมระดับหัวหน้างาน หรือ แม้แต่ระดับคณะกรรมการผู้บริหารองค์กร
เรื่องประชุมมีสิทธิ์เป็นเรื่องให้กลุ้มใจได้ ไม่มีละเว้น
สรุปว่า จะยิ่งใหญ่ มีอำนาจขนาดไหน.. ก็แพ้ภัย “การประชุม”
ดังนั้น ลองมาไล่เรียงว่า เราทำอะไรได้บ้าง เพื่อให้ได้ผลการปฏิบัติจากที่ประชุม
1. ประธานเน้นให้มีการสรุปย้ำ ทำความเข้าใจทุกหัวข้อ
ขั้นต้นด้วยวาจาให้กระจ่างระหว่างการประชุม จากนั้น สรุปด้วยบันทึกการประชุม ดังจะกล่าวถึงในรายละเอียดในข้อถัดไป
ทักษะการสื่อสารมีเท่าไหร่ กรุณาใช้แบบไม่อั้น
เพราะบ่อยครั้งที่คุยกันแล้ว แต่ไม่แคล้ว..ไม่เข้าใจกัน
..ทั้งแบบไม่ได้ตั้งใจ
..และแบบแอบจงใจ ใช้ความคลุมเครือให้เป็นประโยชน์ โทษหนูไม่ได้น้า..ก็หัวหน้าพูดไม่ชัดเองในที่ประชุม
ดังนั้นทุกเรื่องที่มีการลงความเห็น หรือสั่งงาน ต้องมีการทบทวนว่า ประเด็นนี้ในที่ประชุมตกลงกันว่าอย่างไร
แล้วใครควรเป็นคนสรุป
โดยปกติทั่วไป ไม่ประธานในที่ประชุม หรือ คนที่ทำหน้าที่เลขา ซึ่งทำหน้าที่จดบันทึกการประชุม จะเป็นผู้ทบทวนและสรุปความเข้าใจให้ตรงกันว่า เราเคาะกันอย่างไร
ไม่ผิด และดี ที่มีการสรุป
แต่หัวหน้าท่านใดอยากใช้วิธีใหม่ ที่เปลืองแรงเราน้อยลง แถมอาจได้งานมากขึ้น ทดลองแนวทางนี้ค่ะ
ทุกครั้งที่มีการตกลง และแจกงาน พี่ประธานกรุณาอย่าใช้ลมหายใจพร่ำเพรื่อ
ทดลองวิธีใหม่ โดยตั้งเป็นกติการ่วมกันว่า หน้าที่การสรุปแต่ละประเด็น เป็นเรื่องของใครที่ต้องรับผิดชอบดำเนินการต่อ ขอให้เขาเป็นคนสรุปในที่ประชุม
อาทิ เห็นชัดเจนว่าเป็นเรื่องของฝ่ายบัญชีที่ต้องไปแก้ตัวเลข ให้แล้วเสร็จภายในวันที่ 30 ของเดือนถัดไป
ให้ผู้แทนฝ่ายบัญชี เป็นผู้สรุป
ข้อดีที่จะได้ คือความไม่สับสน ว่าตนต้องทำอะไรต่อ
แถมเบี้ยวง่ายๆ ได้ยากขึ้น เพราะพี่เองเป็นผู้เปล่งวาจา ว่าจะทำอะไรต่อ
หรือ หากเข้าใจยังไม่ตรงกัน ก็ถือเป็นโอกาสอันดี ที่จะทำให้ความเข้าใจไม่คลาดเคลื่อน
ในกรณีที่ยังไม่แน่ใจว่าเรื่องนี้ใครจะดูแลเป็น “เจ้าภาพ” รับผิดชอบ เพราะมีหลายฝ่ายเกี่ยวข้อง หน้าที่ประธานในที่ประชุม คือ มอบหมาย หรือตกลงกันให้ได้ก่อน ว่าใครจะดูแล
จากนั้น เข้ากระบวนการเดิม คือ คนที่ได้รับมอบหมายจะทำหน้าที่สรุปในที่ประชุม
คนบันทึกก็จดง่าย ประธานไม่เหนื่อย เรื่อยไปถึงผู้รับผิดชอบ ก็ตกปากรับคำว่าจะทำอะไร ภายในเมื่อไหร่ในที่ประชุมนั่นเอง
2. มีการสรุปมติการประชุมเป็นลายลักษณ์อักษร
ในการประชุมระดับคนทำงาน การจดบันทึกการประชุมเป็นประโยชน์เพื่อความเข้าใจตรงกัน และมีเอกสารยืนยันความเข้าใจ เบี้ยวไม่ได้
ซึ่งอาจต่างจากการประชุมแบบเป็นทางการเต็มรูปแบบ ที่บันทึกการประชุมมีวัตถุประสงค์อื่นใดเพิ่มเติม อาทิ มีผลทางกฏกติกา หรือ เป็นเกราะกำบังให้พ้นภัย เพราะยันได้ว่าชี้แจ้งแล้วในที่ประชุม ฯลฯ จึงต้องทำแบบละเอียด จนบางครั้งต้องเจียดเวลามหาศาล เพื่อทำรายงานการประชุมให้เป๊ะ
ถือว่าข้อแนะนำวันนี้ของเรา เอาไว้ใช้ในการประชุมซึ่งเกิดวันละหลายๆหน เพราะคนต้องประชุมเพื่อติดตามงาน เพื่อหารือ และแก้ปัญหา เป็นปกติธรรมดาในองค์กรหนึ่งๆ
ดังนั้น บันทึกการประชุม สามารถทำแบบกระชับ เอาแค่จับใจความ เพื่อตามงานได้ เพื่อใช้เป็นเครื่องเตือนกัน เท่านั้นพอ
เนื้อหาเด่นที่ต้องใช้ มี
· หัวข้อที่หารือ
· สิ่งที่ที่ประชุมตกลงกันว่าจะดำเนินการอย่างไรในแต่ละเรื่อง
· ชื่อผู้รับผิดชอบในการดำเนินการ
· กำหนดเวลา
บันทึกการประชุมจึงน่าจะมีแค่ 1-2 หน้า ไม่หนาเป็นปึก แบบที่แค่นึกถึงก็ท้อ ทั้งคนจดและคนทำ
ข้อแนะนำย้ำเพิ่ม เติมชื่อผู้รับผิดชอบ หากจะให้ตอบโจทย์มากขึ้น
เน้นว่า กรุณาใส่ชื่อผู้รับผิดชอบ อาทิ “คุณสมชาย” มิใช่ใส่แค่ชื่อแผนก เช่น “ฝ่ายขาย” เพราะเมื่อใดที่เห็นชื่อเรา ความเอางานเอาการจะมีขึ้นเป็นเท่าทวีคูณ
บันทึกการประชุมนี้ กรุณาเวียนกลับไปให้คนที่เกี่ยวข้องเห็น หากเป็นไปได้ภายในไม่เกิน 1-2 วัน
3.ประธานต้องติดตามงาน
จะสรุปชัดเจนอย่างไร จะตกปากรับคำอย่างไร หากไม่มีการติดตามถามความคืบหน้า อย่าแปลกใจว่า หลายประเด็น จะกระเซ็นเข้ากลีบเมฆ
ดังนั้น ตกลงเป็นกติการ่วมกันว่า ผู้รับผิดชอบแต่ละเรื่อง มีหน้าที่สื่อสาร รายงานให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรับรู้ว่า งานที่ตกลงกัน คืบหน้าไปถึงไหน ติดขัดอะไร ต้องการความช่วยเหลือใดบ้าง
นอกจากจะติดตามเรื่องสำคัญๆในที่ประชุมแล้ว หัวหน้าสามารถใช้วิธีการปกติในการติดตามงานนอกการประชุม เฉกเช่นงานปกติทั่วไป
เพราะ เวลาการประชุมเป็นสิ่งมีค่า หากต้องไล่ล่าทุกประเด็น เห็นท่างานใหม่จะไม่ก้าวหน้าเท่าที่ควร
หากบางคนไม่ชอบรายงานผล ต้องตามบ่อยๆ ไม่ตามไม่ตอบ ทั้งในและนอกรอบ หัวหน้าก็ต้องทำให้เขาเข้าใจชัดว่า หน้าที่รายงานเป็นของใคร เมื่อใด ตามที่ตกลงกันไว้
ให้เขาตระหนักว่า ต้องตามบ่อยๆ หัวหน้าเคืองน้า
4.ประธานต้องแกร่ง
ยิ่งทีมมีปัญหา หรือ อยู่ระหว่างการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมการประชุม
หัวหน้างานที่เป็นประธานในที่ประชุม ยิ่งต้องใช้ทักษะและตอกย้ำว่า อยากให้การประชุมปรับเปลี่ยนไปเช่นไร
หนึ่งสิ่งที่ทำได้คือ ใช้ทักษะ Feedback ในที่ประชุม
ก่อนอื่น ชมให้เป็น
ใครทำอะไรดีต้องไม่ละเลย อย่างน้อยก่อนเลิกประชุม เอ่ยปากชื่นชม เช่น
“ขอบคุณ คุณสมชายที่เตรียมการนำเสนอมาอย่างดีอย่างที่เราเห็น กระชับ ตรงประเด็น ทำให้พวกเราตัดสินใจง่ายขึ้น”
หากจะติอะไรในที่ประชุม เลี่ยงทำให้ใครได้อาย ขายขี้หน้า
เช่น คุณสมหวังและคุณสมศักดิ์ เข้าประชุมสาย ทำให้ใครๆ ต้องรอข้อมูลของเขา หัวหน้าอาจหยอดตอนท้ายว่า “ครั้งหน้าอยากให้ทุกคนให้ความร่วมมือในการมาตรงเวลา เพราะหากเริ่มไม่ตรงเวลา ทำให้เราต้องเลิกช้ากว่ากำหนด ขอบคุณในความร่วมมือครับ”
หากมีอะไรต้องปรับปรุง อาทิ ใครชอบแอบส่ง line หรือ มาสายซ้ำซ้อน หัวหน้าต้องไม่นิ่งนอนใจ ขอหารือนอกรอบเพื่อ Feedback
เพราะหากปล่อยให้เกิดเนิ่นนาน จะเป็นตัวอย่างที่ไม่ดี วิธีการประชุมจะกลับไปแบบกลุ้มใจในสไตล์เดิมๆ
นอกจากนั้น หากไม่ Feedback เจ้าตัวอาจคิดว่า น่าจะทำแบบเดิมได้ พี่หัวหน้าไม่เห็นใส่ใจ หรือ พี่ก็ไม่เห็นกล้าต่อว่าเรา ดังนั้น เอาง่ายๆแบบเดิมก็ได้ สบายดี
ผลร้ายต่อเนื่อง คือ คนที่เบื่อหน่ายกับการประชุม และพร้อมใช้วิธีใหม่ไปกับเรา เขาก็ล้า มองว่าพี่ประธานดูไม่มีน้ำยา หมดศรัทธาง่ายๆ
จากการวิจัยบทบาทของหัวหน้าในการให้ Feedback ทีม ปรากฏว่าหัวหน้าที่กล้า Feedback อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถพัฒนาทั้งพฤติกรรมทีม และผลงานของทีม ได้ดีกว่าผู้ที่ไม่ Feedback ถึง 25%!
ทั้งหมดนี้ จะเป็นไปได้หรือไม่ ขึ้นกับหัวหน้า ว่าเอาจริงเท่าไร
ยิ่งปวดหัวมาก มีปัญหามาก หัวหน้ายิ่งต้องแกร่ง
ต้องออกแรงในช่วงต้น
และยืนยันอย่างต่อเนื่อง
จนทุกอย่างเริ่มเป็นเรื่องมาตรฐาน
เมื่อนั้น ทั้งงานและการประชุม แม้จะยังคงความท้าทาย แต่ต้องคลายความน่ากลุ้มใจไปได้ระดับหนึ่งเลยค่ะ
