ไปทำงานน้อยลงกันเถอะ

ภายในระยะเวลาที่เท่ากันได้ หรือคนที่อยู่ในที่ทำงานอาจทำอย่างอื่นที่ไม่ใช่งานได้มากกว่าที่ทำได้ที่บ้านเสียอีก สมัยก่อนใครอยู่ทำงานต่อหลังเวลาเลิกงาน จนกระทั่งดึกดื่นเที่ยงคืน ถือเป็นคนที่ทำงานมาก ใครกลับตรงเวลาเลิกงานมักเป็นที่ขวางหูขวางตาของผู้บริหาร จนกลายเป็นธรรมเนียมว่าถึงเวลาเลิกงานแล้วยังกลับไม่ได้ ต้องหานั่นหานี่มาทำต่อสักพัก แล้วถึงจะกลับได้

วันนี้ความสำเร็จของงานไม่อาจวัดได้จากเวลาทำงานอีกแล้ว มอบหมายให้ไปสืบค้นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง คนที่ทำงานดีคือคนที่ค้นได้เร็ว ไม่ใช่คนที่ค้นนาน ความสำเร็จของงานในวันนี้หมายรวมไปถึงความสามารถในการคิดปรับปรุงวิธีทำงานให้ได้ผลงานดีขึ้น หรือได้ผลงานใหม่ๆ ที่มีคุณค่ามากขึ้น ซึ่งต้องการใช้ความคิดสร้างสรรค์มากกว่าใช้เวลาลุยงานนานกว่าคนอื่น การให้ความสำคัญกับเวลาทำงานในแต่ละวันที่ยาวนานกว่าคนอื่น จึงไม่ใช่แค่การยกย่องผิดคน แต่ยังหมายถึงการปรับปรุงงานที่ช้าลงและผลิตภาพที่น้อยลงอีกด้วย

หากงานที่ทำกันอยู่นั้นมีการจัดการเป็นขั้นตอน คนนี้ถูกสั่งการโดยคนนั้น คนนั้นถูกสั่งการโดยคนโน้น หลายขั้นหลายตอน ผู้บริหารจึงต้องติดตามควบคุมในแต่ละขั้นตอนที่ได้สั่งการไปแล้ว ซึ่งจะติดตามควบคุมให้ได้ผลดี ก็ต้องมาทำงานที่เดียวกัน ถ้าอยากไปทำงานน้อยลง โดยที่ผลงานยังคงเดิม ผู้บริหารต้องลดบทบาทในการสั่งการลง แต่ให้เพิ่มบทบาทในการนำมากขึ้น สั่งให้น้อยลง แต่ทำให้ดู แนะให้ทำมากขึ้น สั่งการอาจใช้เวลาน้อยในตอนเริ่มต้น แต่ใช้เวลาในการติดตามการทำงานในสำนักงานมาก เพราะต้องติดตามโดยพบหน้าพบตากันเป็นประจำ ถ้าแนะนำมากขึ้น ทำให้ดูมากขึ้น อาจเสียเวลาพบหน้าพบตากันในตอนเริ่มต้นมากกว่า แต่ลดเวลาในการติดตามได้มาก เราจึงสามารถลดเวลาไปทำงานในสำนักงานลงได้

พยายามปรับรูปแบบการทำงานให้เป็นแบบโครงการให้มากขึ้น แทนที่จะเป็นแบบงานประจำที่มีขั้นตอนปฏิบัติกำหนดไว้อย่างตายตัว ที่จำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องในแต่ละขั้นตอนโดยผู้บริหารระดับสูงขึ้นอยู่เป็นประจำ อยากลดเวลาไปทำงาน ต้องยอมให้ผู้ปฏิบัติเลือกขั้นตอนการทำงานได้ ตราบเท่าที่อยู่ภายใต้กรอบการทำงานที่กำหนด ลดงานประจำ แต่เพิ่มงานโครงการแทน จ้างช่างก่อสร้างแบบจ้างรายวัน ทำกี่วันก็จ่ายเท่านั้น ไม่เหมือนกับจ้างเหมาให้มาทำอะไรสักอย่างหนึ่ง ซึ่งจ้างรายวันจะทำกี่วันจึงจะเสร็จ ขึ้นกับคนคุมงาน จ้างเหมาโครงการจะมีเวลากำหนดไว้ชัดเจนแล้วว่างานต้องเสร็จเมื่อใด

ผู้บริหารบางท่านเพลิดเพลินไปกับการประชุมมากกว่าการทำหน้าที่ที่สำคัญอื่นๆ ยิ่งชอบประชุมมากเท่าใด ยิ่งต้องไปทำงานมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งจริง ๆ แล้วการไปทำงานอาจกลายเป็นไปประชุม แทนที่จะไปลงมือทำงานให้เสร็จในพื้นที่สำนักงาน คำบ่นว่าวันนี้เหนื่อยมากเพราะประชุมทั้งวัน แสดงให้เห็นว่าผู้บริหารไม่มีเวลาเพียงพอที่จะคิดไปในอนาคตว่าจะนำไปทางไหน จะสื่อสารเป้าหมายไปสู่ผู้ปฏิบัติได้อย่างไร

ดังนั้น จึงควรลดการประชุมให้เหลือเท่าที่จำเป็นจริงๆ โดยทดแทนด้วยการกำหนดกรอบการทำงาน และค่านิยมของหน่วยงานให้ชัดเจนและเป็นที่เข้าใจกันมากขึ้น ถ้านึกไม่ออกว่าจะลดประชุมอะไรลงได้บ้าง อาจมาจากการที่ผู้บริหารที่สนุกกับการบอกเล่าความสำเร็จของตนเอง สนุกกับการบอกเราสิ่งที่ตนเองได้พบเห็นให้ผู้ร่วมประชุมได้ฟัง มากกว่าที่จะใส่ใจกับความจำเป็นและผลที่ได้จากการประชุมนั้น หรือมาจากการที่ภายในหน่วยงานนั้น ต่างคนต่างไม่ไว้ใจกัน ยิ่งกลัวถูกเลื้อยขาเก้าอี้มากเท่าใด ยิ่งประชุมมากขึ้นเท่านั้น ขอเน้นว่าไม่ได้บอกให้เลิกประชุมกันไปเลย แต่ขอให้ประชุมเท่าที่จำเป็นจริงๆ และขออย่าให้สนุกกับการบอกเล่าสิ่งที่เห็น สิ่งที่เชื่อในการประชุมเท่านั้น

อีเมล์และไลน์ช่วยลดเวลาที่ต้องทำงานในสำนักงานได้ แต่อย่าสนุกกับการใช้อีเมล์สั่งงานต่างๆ จนเกินความจำเป็น อย่าไลน์สั่งการหากใช้วิธีอื่นที่ดีกว่าได้ เจอหน้ากันไม่กี่นาที ก็บอกกันได้ว่าอยากให้ทำอะไร ถามกันได้ว่างานไปถึงไหนแล้ว ถ้าจะอีเมล์บอกกัน ไลน์สั่งการกัน ต้องเป็นงานที่ต่างคนต่างเข้าใจตรงกันแล้ว ไม่เช่นนั้นการใช้ช่องทางไอทีเหล่านี้จะยืดเวลาทำงาน แทนที่จะลดเวลาทำงาน เพราะต้องใช้เวลาในการสื่อสารเพิ่มขึ้นในการทำความเข้าใจอีเมล์ หรือไลน์นั้น รวมทั้งเพิ่มโอกาสที่จะเบี่ยงเบนจากงานที่กำลังทำอยู่ไปสู่เรื่องอื่นๆ ที่ปรากฏอยู่บนอินเทอร์เน็ต

ยิ่งไปกว่านั้นการสั่งการผ่านช่องทางไอทีที่มากเกินความจำเป็น ยังส่งเสริมให้คนนั่งทำงานอยู่ในสำนักงานมากขึ้น เพราะที่ทำงานมักมีโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีดีกว่าที่บ้าน

ลองท้าทายตนเองว่า ถ้าต้องไปทำงานแค่สี่วัน แทนที่จะเป็นห้าวันในหนึ่งสัปดาห์ เราสามารถปรับเปลี่ยนวิธีทำงานให้งานเสร็จครบถ้วนเท่าเดิมได้หรือไม่ ถามต่อไปว่าหนึ่งวันที่ไม่ต้องไปทำงานนั้น เราจะใช้สร้างสรรค์อะไรใหม่ขึ้นมาได้บ้าง

วันนี้ไม่ใช่ที่จะมาป่าวประกาศว่าฉันทำงานทุกวันจนไม่มีวันหยุดอีกแล้ว เพราะนั่นคือการประกาศว่าตัวท่านหรือหน่วยงานของท่านทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพนั่นเอง