บริหารหัวหน้างานอย่างไรให้เนียน

 อย่างไรก็ดี เราเลือกที่จะยืนยงคงอยู่ในองค์กรหรือไม่ ส่วนใหญ่เป็นเพราะหัวหน้างานโดยตรง

 Gallup ซึ่งเป็นองค์กรมีชื่อเสียงเรื่องการสำรวจความคิดเห็นของพนักงานในองค์กรทั่วโลก ฟันธงจากการวิจัยยาวนานกว่า 30 ปี ว่า People join companies, but leave managers.

 สรุปว่า อนาคตคนทำงานจะอยู่ดีมีสุข จะทุกข์ใจหรือไม่ มีตัวแปรใหญ่ตัวหนึ่ง คือความสัมพันธ์ระหว่างตนกับคนที่เป็นหัวหน้า

 ดังนั้น ศาสตร์และศิลป์ในการบริหารหัวหน้างานจึงเป็นอาวุธสำคัญ ที่จะช่วยให้คนทำงานฝ่าฟันสู่เส้นชัยในการเป็นมืออาชีพ

 การบริหารหัวหน้างานอย่างมืออาชีพทำได้หลากหลายวิธีการ

 วันนี้ขอเสนอกระบวนการที่จะบริหารท่านอย่างคนยุคใหม่ ที่พร้อมรุกแบบไม่ร้อน ผู้ที่ถูกบริหารก็ถูกใจ คนบริหารก็ได้ใจแบบเนียนๆ

 คำเตือน : ก่อนจะเริ่มกระบวนการบริหารหัวหน้า กรุณาตั้งหลักปักใจให้ได้ก่อนว่า

 ก.เขาคือลูกค้าคนสำคัญ  เมื่อบริหารลูกค้า ต้องเริ่มด้วยการเข้าใจความต้องการของเขาโดยไม่เอาเราเป็นตัวตั้งก่อน ฉันใด บริหารหัวหน้างานก็ต้องทำ ฉันนั้น

 ข.เขาก็เป็นปุถุชนคนธรรมดาเหมือนมนุษย์ทั่วไป มีรัก โลภ โกรธ หลง มีผิด มีพลาด และคงมิได้ฉลาดในทุกเรื่อง

 ดังนั้น กรุณาเตรียมใจไว้ว่า ท่านอาจไม่ได้ดั่งใจเรา

 แต่ทั้งนี้ ก็ไม่ควรเห็นเป็นเรื่องใหญ่ เพราะเราเอง ก็ยังมิได้ดั่งใจเราเองในทุกเรื่อง แล้วจะกะเกณฑ์ให้ใครๆ ได้ดั่งใจเราให้ผิดหวังทำไม

 สาเหตุสำคัญประการหนึ่งที่ทำให้หัวหน้าและลูกน้องมีเรื่องไม่เข้าใจ ไล่ไปถึงเคืองใจกัน คือ ขาดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ขาดความเข้าใจ ต่อกันไม่ติด คิดกันคนละทาง คุยกันคนละเรื่องเดียวกัน

 เมื่องานพลาด หัวหน้าต่อว่าลูกน้องว่าไม่เข้าใจทำไมไม่ถาม ลูกน้องบ่นอุบอิบว่า เป็นหัวหน้าทำไมไม่บอก

 หากสถานการณ์เป็นเช่นนี้ คนแรกที่ควรเดือดร้อน ก็คือตัวเรา เพราะอย่างไรเขาก็เป็นหัวหน้า ที่มักถือไพ่เหนือกว่าวันยังค่ำ

 วิธีการต่อไปนี้ น่าจะสามารถช่วยคนทำงาน ให้บริหารทั้งงานทั้งหัวหน้าได้อย่างเนียนๆ

 1.เมื่อได้รับมอบหมายงาน กรุณาสอบถามขอความกระจ่างจากหัวหน้า ว่ามีความคาดหวังอะไรในงานแต่ละชิ้น 
 KPI หรือ ดัชนีชี้วัดความสำเร็จคืออะไร อย่าปล่อยให้ภาพคลุมเครือ ทำเท่าไหร่ก็ผิดเพราะคิดกันคนละอย่าง

 2.หากงานที่ได้รับมอบหมาย เรายังไม่มั่นใจว่าทำอย่างไร ขอเวลาหัวหน้าเพื่อหารือขอข้อชี้แนะ โดยทำการบ้านไปก่อน พร้อมเสนอว่าเรามีแผนจะทำอย่างไร

 หากท่านพยักหน้าหงึกหงัก จะได้ใช้เป็นหลักในการทำงาน  หากยังไม่ใช่ จะได้หารือกันเพื่อฟันธง

 3.ทุกครั้งที่คุยกัน มีการสรุปขั้นตอนต่อไป และใครต้องทำอะไร เมื่อไหร่

 4.สอบถามความต้องการของหัวหน้า ว่าอยากให้เรารายงานความคืบหน้าถี่ห่างอย่างไร

 5.ยามหารือกับหัวหน้า กรุณาฟังอย่างตั้งใจ แล้วจดโน้ตไว้ให้เป็นระบบ นอกจากการมีประเด็นจดไว้ไม่ลืม ผลพลอยได้คือ หัวหน้าน่าจะเห็นความทุ่มเทตั้งใจ ไม่เหลาะแหละของเรา

 6.ระหว่างการหารือ หมั่นใช้ทักษะการสรุป ทบทวน สอบทานความเข้าใจจะได้ตรงกัน

 7.หากเป็นเรื่องสำคัญ สรุปประเด็นที่หารือกันส่งกลับไปให้หัวหน้าเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างไม่โอ้เอ้ การทำเช่นนี้ ทั้งดูดีมีสกุลเฉกเช่นมืออาชีพ ทั้งทำให้มีหลักฐานการหารือ จะรื้อมายันกันเมื่อไรก็ได้ หากจำเป็น

 8.อย่าเป็นคนปากหนัก รู้จักกล่าวคำทักทาย ขอบคุณ ชื่นชมอย่างจริงใจ และกล้าขอโทษเมื่อทำผิด

 9.ขอนัดหัวหน้าเป็นระยะๆ อย่างสม่ำเสมอ เช่นเดือนละครั้ง หรือไตรมาสละหน เพื่อขอ feedback และ คำชี้แนะว่า

 ท่านมีประเด็นใดในภาพรวมที่อยากให้เราพัฒนา อะไรทำน้อยไปอยากให้ทำเพิ่ม อะไรทำเกินไป อยากให้หย่อน
 ประเด็นทั้งหมด บันทึกไว้ให้เป็นระบบ แล้วส่งกลับให้ท่านรับทราบ หากแถมด้วยแผนงานที่เรากะจะทำเพื่อปรับปรุงแต่ละสิ่ง ยิ่งดี

 บางท่านอาจบอกว่าทั้งหมดนี้ รอให้หัวหน้าเขาเรียกไปคุย ทำเมื่อเขาสั่งก็ได้ ง่ายดี ไม่ต้องคิดมาก เปลืองตัว เปลืองสมอง ของยิ่งเหลือน้อย

 คำตอบคือ รอให้เขาบริหารเราก็ได้ ไม่ผิดกติกา

 แต่คนที่บริหารหัวหน้าเป็นแบบเนียนๆ ดังข้างต้น ได้แสดงความกระตือรือร้น แสดงความสนใจในงาน พร้อมสื่อสารทำความเข้าใจ อันเป็นการลดโอกาสความผิดพลาด ฉลาดที่จะเรียนรู้แบบไม่นั่งดูดาย ซึ่งท้ายที่สุด ถือเป็นการเพิ่มโอกาสของความสำเร็จในการทำงานร่วมกับตัวหัวหน้านั่นเอง

 หัวหน้าที่ปกติดีส่วนใหญ่ย่อมอยากให้ลูกน้องมีผลงาน หากเรารุกแบบไม่แหลมไม่ทิ่มแทงท่านเช่นนี้

 เห็นทีท่านจะบอกว่า ลูกน้องจ๋า กรุณาบริหารพี่ต่อไป

 การบริหารงานและลูกพี่เช่นนี้ มีข้อดีหลายประการ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มความกระจ่าง ลดความไม่เข้าใจ  ลดความผิดพลาด เพิ่มโอกาสในการแก้ไขในกรณีพลั้งพลาดไป ทั้งยังได้เข้าใจ ได้เข้าถึงหัวหน้า

 ในกรณีที่งานไม่ออกมาดั่งใจผู้เป็นหัวหน้า เห็นท่าว่าท่านจะโวยยาก เนื่องจากน้องคนเก่งแอบบริหารท่านไว้ ไม่ว่าจะเกิดอะไร ท่านย่อมไม่ประหลาดใจ อย่างไรก็อยู่ข้างเดียวกัน