ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วมักจะไม่ได้คิดว่า การได้มาซึ่งข้อมูลนั้นๆ มักจะมีต้นทุนแฝงที่เกิดขึ้นเสมอ และเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนทางธุรกิจ
ต้นทุนข้อมูลหมายถึง จำนวนเงิน เวลา และทรัพยากรทั้งหมดที่ธุรกิจหรือผู้บริหารธุรกิจต้องใช้ไปในการรวบรวม ประมวลผล และวิเคราะห์ข้อมูล เพื่อนำมาตัดสินใจทางธุรกิจ หรือนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ในกระบวนการดำเนินธุรกิจ
ในทางเศรษฐศาสตร์และการบริหารธุรกิจ ต้นทุนข้อมูลเหล่านั้นมักจะหาได้ยาก ไม่ได้หามาได้ในทันทีทันใด ซึ่งหมายความว่า การได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านั้น ไม่ได้ได้มาฟรีๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจเอสเอ็มอี
ดังนั้น เจ้าของหรือผู้บริหาร จะต้องชั่งน้ำหนักระหว่างต้นทุนของการได้รับข้อมูลที่ต้องการหรือหาข้อมูลเพิ่มเติมให้กับข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว กับความเสี่ยงของความเสียหายจากการตัดสินใจโดยไม่มีข้อมูลที่เพียงพอ
ยกตัวอย่างง่ายๆ หากต้องการที่จะรู้ว่าสินค้าค้างสต๊อกชนิดใดชนิดหนึ่งมีจำนวนที่แท้จริงเท่าไหร่ เพื่อตัดสินใจว่าจะต้องดำเนินการอย่างไรเพื่อจะเตรียมพื้นที่ว่างสำหรับสินค้าชนิดใหม่ที่มีโอกาสในการทำตลาดและสร้างกำไรที่ดีขึ้น ซึ่งต้องมีการจัดหาแรงงานมาแจงนับ ต้องค้นหาข้อมูลราคาต้นทุนสินค้าที่ซื้อมา ต้องประเมินว่าการนำมาขายขาดทุน หรือ กำจัดทิ้งไป และแต่ละวิธีจะต้องเกิดค่าใช้จ่ายขึ้นอีกเท่าใด
การบริหารจัดการเบื้องต้นเพื่อการควบคุมต้นทุนข้อมูล มักจะให้ความสนใจกับข้อมูลหลัก 3 ประเภท ที่มักจะต้องใช้ต้นทุนสูง ได้แก่
ต้นทุนการได้มาซึ่งข้อมูล : เช่น การสมัครสมาชิกฐานข้อมูลการวิจัยตลาด สมาชิกสมาคมหรือชมรมทางธุรกิจ การซื้อรายชื่อลูกค้า การซื้อซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลัง ฯลฯ
ต้นทุนการนำข้อมูลมาวิเคราะห์และประมวลผล : เช่น เวลาที่ใช้ในการจัดระเบียบข้อมูลให้เป็นระเบียบ แยกประเภทและหมวดหมู่ของข้อมูลที่เป็นประโยชน์ทางธุรกิจ การคำนวณหรือการวิเคราะห์ข้อมูล รวมถึงการฝึกอบรมพนักงานให้ตีความตัวชี้วัด และการติดตามประเมินผลที่เกิดขึ้น ฯลฯ
ต้นทุนโอกาส : รายได้ที่สูญเสียไปในระหว่างการรอผลการได้ข้อมูล การตัดสินใจที่ล่าช้าในปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ ความเสียหายจากการตัดสินใจผิดเนื่องจากข้อมูลผิดพลาดหรือข้อมูลไม่เพียงพอ ฯลฯ
แนวทางสำหรับเจ้าของหรือผู้บริหารธุรกิจเอสเอ็มอีในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการบริหารต้นทุนข้อมูลที่ควรนำมาพิจารณา เช่น
กำหนดขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการให้ชัดเจนเพื่อไม่ให้เสียเวลาในการค้นคว้าหรือค้นหาข้อมูลที่อยู่นอกเหนือจากความต้องการ
ในกรณีที่ต้องตัดสินใจความสำคัญของข้อมูลที่ก้ำกึ่งกัน ให้ใช้กฎ 80/20 เลือกข้อมูลที่สำคัญเพียง 20% ที่จะสามารถขับเคลื่อนให้เกิดผลลัพธ์ทางธุรกิจ 80% ไม่ควรใช้เวลาในกระบวนการวิเคราะห์เพื่อตัดสินใจนานเกินไป โดยใช้หลัก มั่นใจ 70% ในวันนี้ ดีกว่ามั่นใจ 100% ในเดือนหน้า
และต้องไม่ลืมใช้ประโยชน์จากแหล่งข้อมูลฟรีหรือใช้ต้นทุนต่ำ เช่น ศูนย์พัฒนาธุรกิจภาครัฐ การเข้าร่วมสังคมกับเพื่อนร่วมธุรกิจผ่านชมรมหรือสมาคมต่างๆ หรือแม้กระทั่งกิจกรรมสันทนาการ หรือกิจกรรมทางการกีฬา
ที่นอกจากจะทำให้ได้ข้อมูลที่ได้รับการกลั่นกรองมาในระดับหนึ่งแล้ว ยังอาจได้ความรื่นเริงบันเทิงใจ ได้อีกทางหนึ่งด้วย!!?
