ลดเวลา 'ประชุม' เหลือครั้งละ 15 นาที เทรนด์มาแรงเติบโตสูง 60% ทั่วโลก

Key Points:

• มีงานวิจัยจำนวนมากแสดงให้เห็นว่า การประชุมที่มากเกินไปส่งผลเสียต่อความคิดเชิงนวัตกรรม และลด Productivity ของพนักงาน
• ผลสำรวจพบว่า กว่า 3 ใน 4 ของพนักงานบริษัทในสหรัฐกว่า 2,000 คน ชี้ว่า “การประชุมที่สั้นลง” ทำให้พวกเขาทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• บริษัทในสหรัฐบางแห่งพบว่า เมื่อเปลี่ยนมา “ลดเวลาประชุมลง” พบว่า ประหยัดเวลาของพนักงานได้ถึง 4,200 ชั่วโมงต่อปี หรือคิดเป็นเงิน 250,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี

พนักงานออฟฟิศทุกบริษัทย่อมรู้ดีว่า การเข้า “ประชุม” ถือเป็นภารกิจอย่างหนึ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ส่วนใหญ่มักจะประชุมตั้งแต่ 30 นาที ไปจนถึง 2 ชั่วโมงต่อครั้ง และบางบริษัทก็ประชุมแบบนั้นหลายครั้งใน 1 วัน จึงทำให้เบียดบังเวลาทำงาน จนบางครั้งส่งผลให้งานไม่เสร็จตามกำหนด ทั้งๆ ที่ทุกวันนี้ มีงานวิจัยจำนวนมากแสดงให้เห็นว่า การประชุมที่มากเกินไปส่งผลเสียต่อความคิดเชิงนวัตกรรมในระดับองค์กร และลด Productivity ของพนักงาน 

ปัจจุบันหลายองค์กรทั่วโลกตระหนักรู้ถึงความสำคัญของเรื่องนี้มากขึ้น นำมาซึ่งการทดลอง “ลดเวลาประชุมลง” และผลปรากฏว่า มันช่วยให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นกว่าเดิม

• ผลสำรวจ ชี้ การลดเวลาประชุมช่วยให้พนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

“เจย์น แซนด์แมน” ผู้บริหารบริษัทด้านการสร้างแบรนด์และการตลาดในวอชิงตัน ดี.ซี. สหรัฐอเมริกา ที่ให้ความเห็นว่า หลายๆ บริษัทมักจะใช้เวลาประชุมอย่างน้อย 30 นาที ซึ่งมันมากเกินไปต่อการประชุม 1 ครั้ง เธอจึงลดเวลาการประชุมลงเหลือเพียง 15 นาทีเท่านั้น พูดเข้าประเด็นอย่างรวดเร็วและจบการประชุมตามเวลากำหนด นั่นทำให้การทำงานของทีมราบรื่นมากขึ้น 

ขณะที่ Civic Science บริษัทด้านการวิจัยตลาดทางธุรกิจ เปิดเผยผลสำรวจที่จัดทำ ณ เดือนกันยายน 2566 พบว่า กว่า 3 ใน 4 ของกลุ่มผู้ตอบแบบสอบถาม (พนักงานบริษัทในสหรัฐกว่า 2,000 คน) ชี้ว่า “การประชุมที่สั้นลงทำให้พวกเขาทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น” และ 1 ใน 3 ของกลุ่มดังกล่าวระบุด้วยว่า เมื่อเข้าประชุมพวกเขามักจะหยุดให้ความสนใจหลังจากผ่านไป 15 นาที

นอกจากนี้ การกำหนดเวลาประชุมให้สั้นลง ยังช่วยให้พนักงานประหยัดได้ทั้งเงินทั้งเวลา โดย “สตีเวน โรเกลเบิร์ก” ศาสตราจารย์ด้านการจัดการที่ University of North Carolina at Charlotte ผู้เขียนหนังสือเกี่ยวกับประสิทธิภาพการประชุม อธิบายว่า บางบริษัทที่กำหนดให้ประชุมออนไลน์ (แน่นอนว่าต้องมีค่าบริการอินเทอร์เนต) หากพนักงานมีรายได้ 100 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง การประชุมนานๆ และหลายๆ ครั้งต่อวัน อาจทำให้รายได้นั้นลดลง แต่ถ้าประชุมสั้นขึ้น ก็จะช่วยประหยัดเงินค่าบริการอินเทอร์เน็ตตรงนั้นได้

• การลดเวลาประชุมช่วยบริษัทประหยัดทั้งเวลาและเงิน

ยกตัวอย่างเคสของบริษัทโลจิสติกส์ขนาดใหญ่แห่งหนึ่งในสหรัฐ ที่ประสบปัญหาการประชุมยาวนานเป็นชั่วโมง ซึ่งมีการประชุมแบบนั้น 3 ครั้งต่อวัน จนทำให้งานล่าช้า ไม่คืบหน้า หลังจากนั้นทางบริษัทได้ขอความช่วยเหลือไปยังบริษัท King ผู้ให้คำปรึกษาเกี่ยวกับประสิทธิภาพการประชุมกับบริษัทใหญ่ๆ เพื่อให้ช่วยปรับลดการประชุมลงเหลือครั้งละ 15 นาที 

หลังจากดำเนินการแก้ไขวิธีบริหารงาน โดยปรับลดจำนวนคนที่จะเข้าประชุม (เลือกเฉพาะระดับหัวหน้า) และลดเวลาประชุมลง พบว่า บริษัทโลจิสติกส์ ดังกล่าว สามารถประหยัดเวลาของพนักงานได้ถึง 4,200 ชั่วโมงต่อปี หรือถ้าคิดเป็นเงินคือ สามารถประหยัดเงินค่าเสียเวลาได้มากถึง 250,000 ดอลลาร์สหรัฐต่อปี 

อย่างไรก็ตาม การปรับลดเวลาประชุมดังกล่าวคงไม่ได้ปรับเปลี่ยนกันง่ายๆ ทุกองค์กร คงต้องดำนินการอย่างค่อยเป็นค่อยไป แต่ถ้าทีมทำงานบริษัทไหนอยากลองปรับเปลี่ยนลดเวลาประชุมลง “ราฮิม ชาราเนีย” ผู้จัดการของบริษัทการลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์แห่งหนึ่งในสหรัฐ ก็มีคำแนะนำมาบอกต่อ คือ ให้เริ่มต้นง่ายๆ ด้วยกฎการตอบคำถาม 3 ข้อก่อนการประชุม คือ “อะไร-ทำไม-อย่างไร” นั่นคือ ประเด็นที่กำลังจะหารือคืออะไร? ทำไมเราต้องมีการประชุม? ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจะเป็นอย่างไร?

ราฮิม บอกว่า ช่วงเวลา 15 นาทีนั้นเป็นเวลามาตรฐานที่กำหนด และการประชุมก็อาจจะไม่สามารถจบลงได้ตามกำหนดดังกล่าว ดังนั้นการใช้กฎนี้มันจึงบังคับให้ทุกคนต้องคิดหาไอเดียมาก่อนการประชุมร่วมกันนั่นเอง

--------------------------------------------

อ้างอิง : The Wall Street Journal