สมองของคนเรา ก็ไม่ต่างอะไรกับออฟฟิศ เพราะเป็นพื้นที่ในการทำงานของแต่ละคน ในยุคที่ข้อมูลท่วมท้น และประเดประดังเข้ามาในแต่ละวัน
ทำให้ความคิดของเรา “รก” และเกิดภาวะ “สมองล้า” (Brain Fog) จนบั่นทอนการทำงานของสมองได้ครับ
การบริหารสมองด้วย 5ส.นี้ ไม่ใช่เรื่องของการจัดระเบียบสิ่งของ แต่คือการ “ดูแลรักษาและพัฒนา” ทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคนทำงาน ทั้งในด้านการทำงานและสุขภาพจิตครับ
ถ้าออฟฟิศรก เราจัดได้ สมองรก ก็จัดได้เช่นกันครับ มาดูกันครับว่าทำอย่างไร
1. สะสาง (Seiri/ Sort) เป็นการแยกสิ่งที่จำเป็นออกจากสิ่งที่ไม่จำเป็น เพื่อคืนพื้นที่ให้สมองครับ แต่ละวันที่เราต้องเจออีเมล์ล้นกล่อง การทำงานหลายจอ หรือ ต้องสลับอ่านไลน์ อ่านข่าวไปมา จะทำให้สมองของเราเกิดภาระในการจัดการทางความคิดอย่างมาก (Cognitive Load) Bluma Zeigarnik พบว่าสมองจะวนเวียนอยู่กับงานที่ยังไม่เสร็จโดยอัตโนมัติ (Zeigarnik Effect) ส่วน Roy Baumeister ย้ำว่าสิ่งนี้กินพลังงานสมองโดยไม่รู้ตัว และ งานวิจัยจาก Princeton University ก็พบว่าความคิดที่รกรุงรังจะดึงความสนใจไปแบบไม่รู้ตัวเสมอ
เราจึงต้อง “Brain Dump” หรือเขียนสิ่งที่ค้างในหัวออกมาให้หมด ไม่ทดไว้ในใจเด็ดขาด จากนั้น ดูสิ่งที่ต้องทำก่อน-หลัง (ใช้เทคนิค เช่น Eisenhower Matrix, ABCDE Method หรือ MoSCoW Method ช่วยได้) แล้วค่อยๆ จัดการสิ่งเหล่านั้นทีละอย่างไปครับ
ข่าวที่เกี่ยวข้อง:
สื่อสารไม่รู้เรื่อง? อย่ารีบแก้ “ทักษะการสื่อสาร”โดย อนิรุทธิ์ ตุลสุข
4 กลยุทธ์เรียนรู้ทักษะใหม่ เพื่อไป 'ไกลกว่าเป็นผู้ร่วมงาน' กับ AI
2. สะดวก (Seiton/ Set in Order) คือ จัดสิ่งต่างๆ ให้หยิบง่ายใช้คล่อง ซึ่งช่วยให้สมองเข้าสู่ภาวะจดจ่อ (Flow State) ได้ง่ายขึ้น โดยจัดหมวดหมู่งานหรือข้อมูลแบบต่างๆ เช่น งานที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน เพื่อลดการสลับสวิตช์สมอง (Task Switching) หรือ จัดสรรตามความยากง่ายให้เหมาะกับการใช้พลังงานสมองแต่ละช่วงเวลา
นอกจากนี้ การทำให้ข้อมูลง่ายขึ้นด้วยภาพ หรือไดอะแกรม (Visual Thinking) ก็ช่วยให้สมองเข้าใจสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้นด้วย
เมื่อ “ทางเดินสะดวก” สมองก็เดินทางได้ง่ายขึ้นเอง
3. สะอาด (Seiso/ Shine) หลายคนทำงานหนักโดยไม่รู้ว่ากำลังสะสม “ขยะในสมอง” อยู่ตลอดเวลา ซึ่งข้อเท็จจริงก็คือ การทำงานต่อเนื่องโดยไม่พัก และความเครียดต่างๆ ทำให้เกิดการสะสมของสารจากการเผาผลาญในสมอง ซึ่งส่งผลต่อการคิดและการควบคุมอารมณ์
การพักผ่อนจึงช่วยให้สมองกลับสู่สมดุลและฟื้นฟู ด้วย “พนักงานทำความสะอาด” (Glymphatic System) จะกวาดล้างขยะโปรตีนที่เป็นพิษออกไปช่วงที่เราหลับลึก หากเวลาไม่พอจริงๆ การพักสายตา (Micro-breaks) หยุดรับข้อมูลทุก 50 นาที ก็ช่วยได้บ้าง ซึ่งองค์กรชั้นนำหลายแห่ง อย่าง NASA Nike หรือ Google ก็ส่งเสริม ไม่ได้มองว่าเป็นความขี้เกียจของพนักงานแต่อย่างใด
การออกกำลังกาย ทำสมาธิ กินอาหารอย่างเหมาะสม และกิจกรรมคลายเครียดต่างๆ ก็ช่วยได้ไม่แพ้กันครับ
4. สุขลักษณะ (Seiketsu/ Standardize) คือ การสร้างสภาพแวดล้อมและแนวปฏิบัติ ที่ช่วยให้เราทำ 3 ส. แรกได้อย่างต่อเนื่องและง่ายขึ้นครับ เช่น ทำ To do list หรือ วางแผนงานแต่ละวันให้ชัดเจนเห็นชัด การปิดการแจ้งเตือนโทรศัพท์ที่ไม่จำเป็น การจัดโต๊ะทำงาน ให้มีเฉพาะอุปกรณ์ที่ต้องใช้งานจริง เพื่อสร้าง “สัญญาณ หรือ สิ่งเร้า” ให้สมองรู้ว่าถึงเวลาเข้าสู่โหมดจดจ่อ หรือ ไม่เล่นโทรศัพท์ตอนนอน (ลดแสงสีฟ้า) เป็นต้น
สภาพแวดล้อมที่ดีช่วยให้สมองไม่ต้องเสียพลังงานกับการตัดสินใจสิ่งเล็กน้อยครับ
5. สร้างนิสัย (Shitsuke/ Sustain) ถ้า 4 ส. แรกคือการ “จัดออฟฟิศในหัว” ข้อนี้คือการทำให้เราไม่กลับไปทำให้มันรกอีกครับ คนส่วนใหญ่ล้มเหลวตรงนี้ทางประสาทวิทยาเรียกว่า “Neuroplasticity” ครับ สมองจะเชื่อมโยงเครือข่ายทางสมองใหม่ และการส่งสัญญาณข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น เมื่อเกิดนิสัยการใส่ใจดูแลสมองถาวร ก็สามารถทำงานได้โดยไม่ต้องรอแรงบันดาลใจ นั่นเองครับ
James Clear ผู้เขียน Atomic Habits แนะนำว่าให้ “เกาะ” นิสัยใหม่ไว้กับสิ่งที่ทำอยู่แล้ว เช่น หลังชงกาแฟเสร็จทุกเช้า ลองเปิดสมุดจด Brain Dump 5 นาที หรือ ก่อนปิดคอมทุกวัน ใช้เวลา 2 นาทีทบทวนว่าพรุ่งนี้จะโฟกัสที่อะไร
เริ่มจากสิ่งเล็กๆ ในแต่ละวัน แล้วค่อยขยับทำให้มากขึ้น สมองที่ดีไม่ได้เกิดจากการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ แต่จากการสะสมสิ่งเล็กน้อยที่ทำสม่ำเสมอครับ
5ส. แบบนี้ ไม่ต้องรอให้ใคร หรือ คณะกรรมการที่ไหนมาตรวจ ทำเองได้กับตัวเองทั้งนั้น มาเริ่มทำกันเลยครับ!