คอลัมนิสต์

เมื่อต้องแปลงสื่อ : จากกระดาษสู่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การปรับเปลี่ยนรูปแบบจากการทำงานเป็น WFH ส่งผลให้มีคำถามที่หลากหลายเกี่ยวกับวงจรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ฉบับนี้จะหยิบยกบางประเด็นเกี่ยวกับการแปลงสื่อ "จากกระดาษสู่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์" มาอธิบายให้ฟัง

ผู้เขียน : ดร. สุมาพร (ศรีสุนทร) มานะสันต์ ผู้อำนวยการส่วนกฎหมายการออม การลงทุน และเศรษฐกิจระหว่างประเทศ สำนักงานเศรษฐกิจการคลัง กระทรวงการคลัง

การแปลงสื่อ : กระดาษ VS อิเล็กทรอนิกส์ 
    การแปลงสื่อ หรือ เปลี่ยนรูปแบบของเอกสาร หมายความว่า เอกสารหรือข้อมูลที่จัดทำในรูปแบบกระดาษ ได้ถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หรือในทางกลับกัน เอกสารหรือข้อมูลนั้นแรกเริ่มเดิมทีอาจอยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และต่อมาได้ถูกจัดทำให้อยู่ในรูปแบบกระดาษ เช่น เอกสารรายงานฉบับหนึ่ง ขององค์กร A ถูกสร้างแบบกระดาษและได้ลงลายมือชื่อแบบปากกา ต่อมา เอกสารฉบับดังกล่าวถูกส่งไปยังองค์กร B ทางอีเมล ต่อมาเมื่อองค์กร B ได้รับจึงปริ้นต์ออกมาเพื่อเซ็นด้วยปากกา หรืออาจเซ็นแบบอิเล็กทรอนิกส์และส่งกลับไป ดังนั้น จะเห็นได้ว่า เอกสาร/ข้อความ อาจถูกแปลงรูปแบบระหว่างกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างทางตลอดการใช้งาน 
    เหตุการณ์เช่นว่านี้ มักเกิดขึ้นในช่วงเปลี่ยนผ่าน (transition period) ที่วงจรเอกสารอาจยังไม่ได้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดตั้งแต่แรกสร้าง ดังนั้น ประเด็นจึงมีอยู่ว่า กฎหมายกำหนดหลักการในเรื่องเหล่านี้ไว้อย่างไร?
    
กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการแปลงสื่อ
    กฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ได้มีบทบัญญัติที่รองรับปัญหาที่อาจเกิดจากการแปลงสื่อตามที่ได้กล่าวมาข้างต้น ซึ่งปรากฎอยู่ใน ม.10 (เอกสารต้นฉบับ และการรับรองสิ่งพิมพ์ออก) และ ม.12/1 (การแปลงเอกสาร) ซึ่งกฎหมายทั้งสองมาตราในทางปฏิบัติจะต้องใช้คู่กับประกาศคณะกรรมการธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องควบคู่ไปด้วย 
 

เอกสารต้นฉบับอิเล็กทรอนิกส์
    กฎหมายหลายฉบับได้กำหนดให้มีการเก็บหรือนำเสนอข้อมูลในรูปแบบ “เอกสารต้นฉบับ” ซึ่งเอกสารต้นฉบับในที่นี้ หมายถึง “เอกสารที่บรรจุข้อมูลที่เป็นต้นฉบับจริง” เช่น บัตรประจำตัวประชาชน ใบขับขี่ และใบกำกับภาษี  โดยในทางปฏิบัติ เอกสารต้นฉบับมีความสำคัญตรงที่กฎหมายหลายฉบับยอมรับและให้น้ำหนักในการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของเอกสารต้นฉบับ เช่น กฎหมายลักษณะพยานกำหนดว่า “การอ้างพยานเอกสารโดยใช้เอกสารต้นฉบับเป็นพยานหลักฐานที่ดีที่สุด” และประมวลรัษฎากรกำหนดว่า “การจัดทำและการจัดเก็บบัญชี รายงาน และเอกสารหลักฐานตามประมวลรัษฎากร ผู้มีหน้าที่เสียภาษีหรือผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้องจัดทำและจัดเก็บหลักฐานที่เป็นต้นฉบับไว้”

    ดังนั้น หากมีการจัดทำหรือเก็บเอกสารต้นฉบับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ กฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ย่อมนำมาปรับใช้เพื่อช่วยให้ “เอกสารต้นฉบับอิเล็กทรอนิกส์” มีผลทางกฎหมายไม่ต่างจากกระดาษ (ม.10) หากมีการทำตามเงื่อนไขที่กำหนด อันได้แก่ 1) ใช้วิธีการที่น่าเชื่อถือที่สามารถรักษาความถูกต้องของข้อมูลไว้ได้ตั้งแต่แรกสร้าง 2) ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นต้องสามารถแสดงข้อความให้ปรากฎได้ในภายหลัง หรือสามารถเรียกข้อมูลให้แสดงผลได้ 
           ทั้งนี้ อาจกล่าวได้ว่า การที่กฎหมายกำหนดไว้เช่นนี้ เพื่อให้ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มีความน่าเชื่อถือไม่ต่างไปจากกระดาษ และตรงตามคุณสมบัติในการเป็น “เอกสารต้นฉบับที่แท้จริง” ซึ่งมีข้อสังเกตว่า คุณสมบัติในข้อ 2) ที่ต้องสามารถแสดงความให้ปรากฎได้ในภายหลังนั้น เปรียบเสมือนโลกของกระดาษ ที่หากเมื่อมีการเรียกเอกสารแล้ว ไม่สามารถนำมาแสดงได้ ก็ไม่ต่างจากการทำเอกสารต้นฉบับที่เป็นกระดาษหาย เพราะไม่สามารถแสดงข้อความสำคัญที่เอกสารได้บันทึกไว้ตามข้อกำหนดของกฎหมายฉบับต่าง ๆ ได้

Print-out : จากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สู่รูปแบบกระดาษ
    กรณีจะเป็นเช่นไร หากมีความจำเป็นต้องปริ้นต์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นต้นฉบับเพื่อวัตถุประสงค์ในการใช้งาน คำถาม คือ “เอกสารกระดาษที่ปริ้นต์ออกมานั้น จะถือเป็นเอกสารต้นฉบับหรือไม่?”
    ในการนี้ ต้องพิจารณาถ้อยคำใน ม.10 ว.4 ที่กำหนดหลักการให้สิ่งพิมพ์ออกสามารถใช้แทนเอกสารต้นฉบับได้หากเข้าเงื่อนไข อันได้แก่ 1) สิ่งพิมพ์ออกดังกล่าวต้องมีข้อความต้องตรงกันกับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้จัดเก็บไว้ และ 2) จะต้องมีการรับรองสิ่งพิมพ์ออกจากหน่วยงานที่กฎหมายกำหนด 
    (ปัจจุบัน ETDA เป็นหน่วยงานรับรองสิ่งพิมพ์ออก ซึ่งไม่ได้มีหน้าที่รับรองสิ่งพิมพ์ออกทุกกรณี จะกำหนดเฉพาะกรณีที่กฎหมายฉบับใดฉบับหนึ่งมีบทบัญญัติให้ต้องนำเสนอหรือเก็บเอกสารแบบต้นฉบับเท่านั้น ดังนั้น หากเป็นกรณีที่กฎหมายมิได้กำหนดให้นำเสนอหรือเก็บรักษาแบบต้นฉบับก็ไม่จำเป็นต้องได้รับการรับรองสิ่งพิมพ์ออกโดยหน่วยงานรับรองสิ่งพิมพ์ออก)
    นอกจากนี้ ผู้ปฏิบัติงานจะต้องศึกษาประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง การรับรองสิ่งพิมพ์ออก พ.ศ. 2555 ควบคู่ไปด้วย ยกตัวอย่างเช่น ข้อ 4 ของประกาศดังกล่าวได้บัญญัติรองรับการ print-out ที่จัดทำโดยเจ้าของข้อมูล หรือหน่วยงานของรัฐ โดยให้ถือว่ามีการรับรองสิ่งพิมพ์ออกและเอกสารฉบับนั้นมีผลเป็น “เอกสารต้นฉบับ” ได้
           เช่น หน่วยงาน A มีนโยบายออก e-license ให้กับประชาชน จึงปรับเปลี่ยนกระบวนการยื่น รับ และอนุญาตทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ต่อมาเมื่อได้รับใบอนุญาต หน่วยงาน A จะเป็นผู้ปริ้นต์เอกสารนั้นเองให้กับประชาชน เช่นนี้ แม้แรกสร้างจะจัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด แต่หน่วยงาน A ซึ่งเป็นหน่วยงานของรัฐและเป็นผู้จัดทำสิ่งพิมพ์ออกนั้นเอง เอกสารใบอนุญาตที่ปริ้นต์ออกมาดังกล่าวถือเป็น “เอกสารต้นฉบับ” ตามกฎหมาย

การแปลงเอกสาร : จากกระดาษสู่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
    ในทางกลับกัน หากเอกสารเดิมทีอยู่ในรูปแบบกระดาษ และต่อมาถูกแปลงให้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ปฏิบัติงานต้องศึกษาประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการจัดทำเอกสารหรือการแปลงเอกสารและข้อความให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2553 ควบคู่กันไปด้วย ซึ่งประกาศฉบับดังกล่าว จะกำหนดหลักเกณฑ์ในการแปลงเอกสารโดยให้ใช้วิธีการที่น่าเชื่อถือ (ซึ่งมีการกำหนดเรื่องเกี่ยวกับ Identification, Authentication, Authorization และ Accountability) รวมถึงกำหนดให้เทคโนโลยีที่เลือกใช้มีระบบป้องกันการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูล 
    ดังนั้น ในลำดับถัดมา เมื่อเอกสารได้ถูกแปลงให้อยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์ตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดแล้ว เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าว จะถือเป็น “เอกสารต้นฉบับ” ได้ เช่น นาย A แปลงข้อมูลใบเสร็จรับเงิน ให้อยู่ในรูปแบบ file PDF และจัดเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยนาย A ได้ทำตามเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดไว้ครบทุกประการ ดังนั้น ใบเสร็จรับเงินในรูปแบบ PDF ฉบับนี้ ย่อมเป็น “เอกสารต้นฉบับ”  
        ท้ายที่สุด ผู้เขียนหวังว่าข้อมูลในเบื้องต้นที่นำเสนอ จะเป็นประโยชน์ในการปฏิบัติงานของผู้อ่านไม่มากก็น้อย ซึ่งกฎหมายแต่ละบทที่ได้หยิบยกขึ้นมานั้น ผู้ปฏิบัติงานพึ่งศึกษาโดยละเอียดอีกครั้งเมื่อต้องใช้งาน และอาจจำเป็นต้องศึกษาบทบัญญัติอื่นๆ ของกฎหมายธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ควบคู่ไปด้วย.