องค์กรยุค 4.0 ปรับตัวอย่างไร

ช่วยลดภาระของฝ่ายธุรกิจการ แค่การซื้อเครื่องทำกาแฟมาตั้ง ก็ช่วยให้บรรยากาศในองค์กรดีขึ้นได้ การเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อย ยังส่งผลขนาดนี้ แล้วถ้าเข้าสู่ยุค 4.0 จะเกิดการเปลี่ยนแปลงขนาดไหน องค์กรต้องปรับตัวอย่างไรจึงจะอยู่รอดได้

โดยภาพรวมแล้ว แนวทางปรับตัวเพื่อให้เข้ากับยุค 4.0 มีอยู่ 5 ด้านด้วยกัน

ด้านแรก คือ การปรับขนาดขององค์กรให้เหมาะสม  แนวคิดในปัจจุบัน เมื่อองค์กรประสบกับปัญหาก็จะลดขนาดขององค์กร เพื่อลดต้นทุน ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดเพราะเป็นหนทางกู้สถานการณ์ทางการเงินให้กลับมาดีขึ้นได้รวดเร็ว อย่างไรก็ตาม การลดขนาดมีข้อควรระวัง ทั้งในเรื่องขวัญกำลังใจ ความสามัคคีในองค์กร และการสูญเสียคนเก่ง

องค์กรยุค 4.0 จะให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงองค์กรให้ไปสู่องค์กรขนาดที่เหมาะสม ซึ่งอาจจะเล็กกว่าเดิม เท่าเดิม หรือใหญ่กว่าเดิมก็ได้ โดยดูจากลักษณะของงานและสถานการณ์แวดล้อมเป็นหลัก

ด้านที่ 2 คือ ความยืดหยุ่นของแผนการทำงานตามวิสัยทัศน์ที่วางไว้  องค์กรในปัจจุบันมักจะมีเส้นทางเดินเพียงทางเดียวเพื่อให้เป็นไปตามวิสัยทัศน์ ซึ่งอาจเหมาะกับยุคที่สภาพแวดล้อมทางเปลี่ยนแปลงไปทีละน้อย

องค์กรยุค 4.0 มีทางเลือกในการทำตามวิสัยทัศน์ที่วางไว้มากกว่า 1 ทางเลือก และสามารถเดินตามเหล่านั้นไปพร้อมกันได้ เพื่อย่นระยะเวลาในการไปให้ถึงเป้าหมายตามที่กำหนดไว้ ควบคู่ไปกับการกระจายความเสี่ยงในการทำงาน นอกจากนี้แล้ว ในแง่ของการใช้คนและทรัพยากร การมีทางเลือกหลายทางทำให้สามารถกำหนดคน ทรัพยากรให้เหมาะสมได้มากกว่าการเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่งเพียงอย่างเดียว

ด้านที่ 3 คือ การรวมศูนย์ทรัพยากรและคนที่มีความสำคัญ  องค์กรในปัจจุบันมีการกำหนดตำแหน่งหน้าที่ไว้ชัดเจน ตามโครงสร้างที่แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ เมื่อเจอกับสถานการณ์ที่ต้องแก้ไขก็จะให้หน่วยงานที่รับผิดชอบรับเรื่องไป หรือไม่ก็ตั้งคณะทำงานที่มีตัวแทนของแต่ละส่วนงานเข้ามาร่วม บางครั้งคนที่เข้ามาร่วมรับมือกับสถานการณ์อาจไม่ใช่คนที่เก่งที่สุด ผลที่ออกมาจึงไม่ได้เป็นไปตามที่คาดไว้

องค์กรยุค 4.0 รู้ดีกว่า คนและทรัพยากรบางอย่างควรจัดไว้ที่ส่วนกลาง เพื่อความสะดวกในการกระจายลงไปทำงานในส่วนต่างๆ ตามความเหมาะสมของสถานการณ์ในช่วงเวลานั้น ทีมที่อยู่ตรงกลางและได้ข้อมูลเพียงพอย่อมมองเห็นภาพรวมได้ดี โดยเฉพาะหากเป็นสถานการณ์ที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน การมีทีมที่มองเห็นภาพรวมได้ชัดเจนตามจริง มีความคิดที่เปิดกว้างในการรับมือกับสถานการณ์จึงน่าจะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า

ด้านที่ 4 คือ วิธีการมองโอกาส  องค์กรปัจจุบันเลือกเฉพาะโอกาสที่สอดคล้องกับสิ่งที่ทำอยู่เป็นประจำ ทำให้มองผ่านโอกาสบางอย่าง ทั้งที่โอกาสเหล่านั้นจะเป็นประตูสู่ความสำเร็จในอนาคต มีตัวอย่างของธุรกิจใหญ่ระดับโลกมากมายที่สุดท้ายก็เหลือแต่ชื่อเพราะมองข้ามสิ่งที่ “ไม่ใช่” ในวันนี้ ซึ่งบางโอกาสอาจกลายเป็นสิ่งที่ “ใช่” ในวันหน้า

องค์กรยุค 4.0 เอาโอกาสเป็นศูนย์กลางแล้วปรับการทำงานขององค์กรให้สอดคล้องกับโอกาสเหล่านั้น แน่นอนว่า การทำแบบนี้หมายถึงการออกแบบโครงสร้างองค์กรที่มีความยืดหยุ่นคล่องตัว และต้องสร้างวัฒนธรรมในการทำงานที่มองการเปลี่ยนแปลงว่าเป็นเหตุการณ์ปกติ

ด้านที่ 5 คือ บทบาทของผู้นำ  ผู้นำในองค์กรปัจจุบันมักจะเน้นความถูกต้องแม่นยำในการทำงาน ทุกอย่างต้องมีการวางแผนอย่างรัดกุม หาทางใช้ประโยชน์จากจุดแข็งที่องค์กรมีอยู่ในปัจจุบันให้มากที่สุด คนเก่งที่มีอยู่ถูกใช้ในการแก้ปัญหาขององค์กร ทำให้ไม่สามารถสร้างนวัตกรรมใหม่ทั้งในด้านการผลิต การบริหาร และด้านการตลาดได้

ผู้นำขององค์กรยุค 4.0 เข้าใจดีว่า จุดเด่นที่มีอยู่ในปัจจุบันไม่คงอยู่ตลอดไป ความแม่นยำและการวางแผนไม่สามารถใช้ได้ในสภาพแวดล้อมที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นรวดเร็วและเกิดขึ้นอยู่เสมอ การนำองค์กรไปข้างหน้าจึงต้องอาศัยการทดลอง สำเร็จบ้างล้มเหลวบ้างก็ไม่เป็นไร ขอให้เรียนรู้จากสิ่งที่เกิดขึ้นแล้วทำให้ดีกว่าเดิม สภาพแวดล้อมที่คนเก่งได้ลองผิดลองถูกแบบนี้ทำให้พวกเขาเก่งขึ้นกว่าเดิม เป็นการสร้างบรรยากาศที่ทำให้คนในองค์กรทั้งหมดพร้อมจะคิดไปข้างหน้า นวัตกรรมจึงเกิดขึ้นภายในองค์กรอย่างเป็น

จะเห็นว่าการปรับตัวไปสู่การเป็นองค์กรยุค 4.0 ไม่เกี่ยวกับการใช้เงินหรือเทคโนโลยีเสมอไป ทุกข้อที่กล่าวมาเป็นเรื่องของการปรับแนวคิดและทัศนคติ ทัศคติที่ถูกต้องจะนำไปสู่การตัดสินใจที่เหมาะสมอเอง จะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือองค์กรขนาดใหญ่ก็ทำได้ทั้งนั้น ที่สำคัญคือ เรื่องแบบนี้ใครทำก่อนย่อมได้เปรียบ ใครทำช้าจะมาโอดครวญทีหลังว่าปรับตัวไม่ทันคงไม่มีใครได้ยิน เพราะคนอื่นเขาวิ่งไปข้างหน้ากันหมดแล้ว