ที่ผ่านมา ดิฉันหารือกับท่านผู้อ่านเรื่องหัวใจ ที่จะทำให้เราสามารถทำงานได้ทั้งดีโดดเด่นและแตกต่าง หนีห่างจากหน่วยงานอื่นใด แบบไม่ธรรมดา
หัวใจนี้ คือการทำงานเป็น “ทีม”
10 หัวข้อ ที่ทีมต้องจำและทำให้จงได้มีอะไรบ้าง
เราได้แจงรายละเอียดกันใน 2 เรื่องแรกคือ
1. เป้าหมาย หรือ “เส้นชัย” ต้องชัด
2. ตัวต่อพอดี
มาไล่เรียงประเด็นถัดไปไม่รอช้าค่ะ
3. สื่อสาร ถือเป็นงานหลักของหัวหน้าทีม
กูรูด้านการสื่อสาร George Bernard Shaw ซึ่งเป็นมนุษย์คนเดียวในโลก ที่ได้ทั้งรางวัลออสการ์ของวงการภาพยนตร์ และรางวัลโนเบิล สาขาวรรณกรรม ฟันธงว่า
"The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.”
“ปัญหาใหญ่ที่สุดประเด็นเดียวเกี่ยวกับการสื่อสาร คือ การหลงคิดว่าได้สื่อสารแล้ว”
ไม่ว่าผู้พูดจะนั่งหรือยืนยันเท่าไร ว่าได้สื่อสารชัดเจนแล้ว
แต่หากผู้ฟังบอกว่าไม่ชัด ถือว่า..ต้องสื่อใหม่
เพราะคนสำคัญที่ตัดสินว่า สื่อสารมีประสิทธิภาพหรือไม่ คือ ผู้ฟัง มิใช่ผู้พูด
นอกจากนั้น หัวหน้างานและผู้บริหารหลายท่านที่ดิฉันได้มีโอกาสทำงานด้วย มักมีมุมมองคล้ายกันในด้านการสื่อสาร โดยเฉพาะเมื่อสื่อสารให้ลูกทีมรู้ว่าเป้าหมายของทีม คืออะไร
"ทีมรู้แล้วครับ ทุกคนต้องรู้ เพราะผมประกาศชัดเจนว่า ‘ยอดขายของเราในตลาด AEC ต้องได้ 10 ล้านบาทภายในปี 2015’ ไม่มีใครไม่รู้”
“สื่อสารชัดเจนแล้วค่ะว่าเป้าหมายเราคืออะไร เรียกประชุมแล้ว แถมกำชับให้ส่งเอกสารเวียน เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งยังกันเหนียว โดยให้ทุกคนเซ็นรับรู้ ว่าได้ดูแล้วอีกต่างหาก”
ถือว่าพี่ได้ “สื่อ”
แต่หน้าที่สื่อสารของหัวหน้างาน มีมากกว่านั้นค่ะ
สื่อให้รู้ กับสื่อให้ “รับ” รู้
สื่อให้รู้ กับสื่อให้ “เข้าใจ” ให้ “เข้า” ไปใน “ใจ”..ไม่เหมือนกัน
สองตัวอย่างของผู้บริหารข้างต้น ถือเป็นเพียงจุดเริ่มต้นของการสื่อสารเพื่อให้ “รู้”
แต่จะให้ทั้งรับ ทั้งรู้ และเข้าใจ จน “ได้” ใจลูกทีม พี่ๆ ต้องใช้พลังและทักษะเพิ่มเติม
นอกจากจำเป็นต้องสื่อสาร เรื่อง WHAT ว่างาน ภารกิจ และเป้าหมายของเรา คืออะไร
ที่สำคัญไม่ยิ่งหย่อนกว่า WHAT คือ...
WHY ทำไม
เพราะ WHAT ได้สมองน้อง
ขณะที่ WHY เล็งไปที่ใจ
คนเราล้วนมี “พลัง” มี “กำลังภายใน” ไม่สิ้นสุด รอนำออกมาใช้ ยามมีแรงบันดาลใจมาไขพลัง
เห็นตัวอย่างได้จากชีวิตประจำวันของเรา เมื่อมีเรื่อง “โดน” ใจ อาทิ ได้ทำอะไรที่ชอบ ได้อ่านหนังสือเล่มโปรด ได้โพสต์รูปลง IG ได้ทำงานใหม่ที่ท้าทายความสามารถ ฯลฯ
เราจะทำได้แบบสนุก ทำแบบไม่รู้เหนื่อย ทำต่อได้เรื่อยๆ จนลืมเวลา
หรือ เมื่ออยู่ภายใต้สภาวะคับขัน โอ่งทั้งใบ เราก็อุ้มได้ยามต้องหนีไฟ เป็นต้น
การกระตุ้นสาร “อุ้มตุ่ม” ของทีมงาน ทำได้ผ่านการสื่อสารบอก WHY แบบจริงใจและโดนใจ อาทิ
สร้างความเข้าใจว่า เป้าหมายจำเป็น สำคัญ และเร่งด่วนอย่างไร
ไม่ไปจะเสียอะไร
ไปแล้วจะได้อะไร
ทั้งในระดับหน่วยงาน ทีม และที่สำคัญ ตัวเขาเอง
โดยพี่พูดฝ่ายเดียวไม่พอ พี่ต้องรอฟัง รอคำถาม เพื่อตอบเรื่องที่คาใจน้องในทีม
หากขจัดสิ่งที่ค้างคาอุดใจได้ กำลังภายในพวยพุ่งเมื่อใด..เท่าไหร่เท่ากันค่ะ
4. สร้างแนวทางและกติกาการทำงานร่วมกันฉันทีม
ทีมจะ “เวิร์ค” หรือไม่ หลายครั้งเป็นเพราะหัวหน้าทีมเข้าใจ และอ่านอนาคตขาด ว่าอาจเกิดปัญหาใดได้บ้างในการทำงานร่วมกัน
..ทำไปๆ เริ่มไม่แน่ใจว่างานเสี้ยวนี้ ใครมีหน้าที่รับผิดชอบ
..ประชุมทีมไร้คุณภาพ ไม่มีข้อสรุป ไม่มีผลลัพธ์ที่จับต้องได้ ทั้งใช้เวลามากมาย หลายคนจึงประชุมไป แอบทำงานอื่นไป หรือเข้าสาย กลับก่อน จนอ่อนใจกันไปมา
วิธีสร้างภูมิคุ้มกันโรคสามัญประจำทีม คือ การให้ยากันปัญหาทีมก่อนเกิด
การสร้างกติกาการทำงานร่วมกันเป็นทีม ถือเป็นตัวยาที่ทั้งเพิ่มประสิทธิภาพ ทำให้ทำงานกันราบรื่น ทั้งสร้างความโปร่งใส และกันความเข้าใจผิด
กติกาของงานสำคัญในทีมๆ มี อาทิ
การประชุมทีม
หัวหน้าทีมต้องย้ำสร้างความเข้าใจเรื่อง WHY - ทำไมต้องมีการประชุมทีมอย่างสม่ำเสมอ
แต่เนื่องจากทีมส่วนใหญ่ประชุมไม่คุ้มค่าคุ้มเวลา การตั้งกติการ่วมกัน จึงเป็นทางออกสำคัญ กันความหงุดหงิดใจ ไล่ไปถึงกันเรื่องระคายเคืองกันและกัน
จะใช้กติกาใด ขึ้นกับบริบทของทีมนั้นๆ กติกาสามัญถือเป็นพื้นฐานมี อาทิ
- เคารพเวลา เริ่ม และเลิกประชุมตรงเวลา
- ทุกคนต้องติดตามงาน ส่งงาน เตรียมการ และทำการบ้านก่อนเข้าประชุม
- ให้เกียรติกัน ฟังกันและกันอย่างตั้งใจ และพูดทีละคน
- ไม่ใช้อุปกรณ์สื่อสาร หรือทำงานอื่นใดในห้องประชุม
ฯลฯ
กระบวนการและกติกาอื่นๆ ที่หัวหน้าทีมสามารถสร้างไว้ได้ก่อนลุยงาน มีอาทิ การแบ่งบทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของคนในทีม, กระบวนและขั้นตอนติดตามงาน, กระบวนการสื่อสารกันในทีม, กระบวนการพัฒนาและโค้ชคนในทีม, กระบวนการและกติกาการประเมินผลงานของบุคลากรในทีม เป็นต้น
สัปดาห์นี้ มีตัวช่วยการทำงานเป็นทีมอย่างมีประสิทธิภาพ เพิ่มอีก 2 ประเด็น คือ การสื่อสาร และ การสร้างกระบวนการและกติกาทีม
สัปดาห์หน้า มาติดตามหาตัวช่วย เพิ่มเติมให้ครบเครื่องเรื่องบริหารทีมกันค่ะ
