อ่อนพีอาร์ : แก้ปัญหาด้วยทางลัดดีมั๊ย ?

หรือ “อ่อนพีอาร์” หนัก-เบาต่างกันไปตามสถานการณ์

อ่อนพีอาร์ มีได้หลายสาเหตุ กรณี เช่น องค์กรอธิบายสร้างความเข้าใจโครงการใดโครงการหนึ่งน้อยไป เวลามีปัญหาวิกฤติองค์กรชี้แจงช้า ผู้นำสื่อสารไม่เก่ง ผู้นำมุ่งทำแต่งานโดยไม่สนใจว่าจะต้องบอกกล่าวให้ใครรู้ว่าตนทำอะไร มีข่าวออกน้อย ผู้นำไม่ค่อยให้สัมภาษณ์สื่อหรือนานๆ ครั้ง ผู้นำมองข้ามละเลยพีอาร์ ผู้นำไม่มีเวลา ฯลฯ

วันนี้ขออนุญาตชวนผู้อ่าน นักประชาสัมพันธ์ ผู้สนใจพูดคุยถึงสาเหตุ กรณี “มีข่าวออกน้อย” หรือไม่ค่อยมีข่าวสารขององค์กรออกทางสื่อ จะแก้ปัญหาตามสาเหตุ หรือหาทางออกอย่างไร เพื่อแลกเปลี่ยนมุมมอง เรียนรู้ประสบการณ์ร่วมกัน อาจเป็นประโยชน์ด้านวิชาชีพประชาสัมพันธ์

ผู้เขียนมองว่า อยู่ที่ 2 ส่วน คือ

1) ผู้นำองค์กร ให้ความสำคัญกับการประชาสัมพันธ์อย่างไร ต้องการผลพีอาร์ขนาดไหน และในฐานะผู้นำนโยบาย มีผลงานให้นำไปประชาสัมพันธ์มากน้อยเพียงใด เป็นต้น

2) ประชาสัมพันธ์องค์กร มีมุมมองประเด็นพีอาร์แค่ไหน เป็นมืออาชีพแอคทีฟเพียงใด เป็นต้น

ทางออกหนึ่ง ก็คือ นักประชาสัมพันธ์จะต้อง (ขยัน) หาข่าวเรื่องราวต่างๆ นโยบาย งานโครงการต่างๆ ของผู้นำองค์กรเผยแพร่ออกไปให้ได้มากที่สุด เท่าที่เห็นว่าเหมาะสม

ต้องยอมรับว่า การที่องค์กรไม่ค่อยมีข่าวสารทางสื่อ ใช่จะดี ทว่าส่งผลเสียชัดเจน เช่น ทำให้ประชาชนเสียโอกาส ไม่สามารถเข้าถึงข่าวสารได้ จึงไม่ได้ไปเข้าร่วมโครงการ หรือใช้ประโยชน์จากบริการของรัฐอย่างเต็มเม็ดเต็มหน่วย ดีไม่ดี ส่งผลกระทบโครงการ (อาจ) ล้มเหลว ก็เป็นไปได้ ประชาชน สังคมไม่เป็นที่รับรู้ รู้จักและกล่าวขานถึงองค์กร มิเพียงนั้น (อาจ) เอาไปพูด ไม่เห็นองค์กรทำอะไร ทั้งที่ทำงานเยอะ โทษประชาชนไม่ได้ ต้องโทษที่เรา เพราะไม่ประชาสัมพันธ์ผลงาน หรือสื่อสารให้เขารู้เท่าที่ควร เป็นต้น

ฉะนั้น ควรต้องหาทางแก้ปัญหามีข่าวออกน้อย ปล่อยไว้ไม่เป็นผลดี อะไรต้องแก้ที่ผู้นำก็ต้องแก้ อะไรต้องแก้ที่ฝ่ายพีอาร์ก็ต้องแก้ เพราะทั้ง 2 ส่วนนี้โยงกัน

คำถาม คือ นักประชาสัมพันธ์จะหาข่าวเรื่องราวต่างๆ ได้จากที่ไหน เพื่อให้ “มีข่าวออกมาก” อาจหาได้หลายทาง หนึ่งในนั้น คือ “หน้าห้อง” ผู้อ่านอาจเห็นด้วย เห็นต่าง หรือเห็นเพิ่มจากผู้เขียน ล้วนเป็นประโยชน์ต่อองค์กร และประชาชน

หากเหลียวดูองค์กร (กระทรวง กรม หรือส่วนราชการอื่นๆ) ไล่เรียงไปตามจุดต่างๆ แล้ว ไม่มีตรงไหนที่จะเวิร์คสุด เหมาะสุดเท่าจุดนี้

เพราะแฟ้มงาน เอกสาร บันทึกข้อความโครงการต่างๆ จะถูกเสนอเข้ามาที่นี่ (หน้าห้องปลัดกระทรวง หน้าห้องอธิบดี หรือหน้าห้องผู้นำส่วนราชการอื่นๆ) เพื่อขอ “อนุมัติ” ก่อนนำไปสู่การปฏิบัติ

ทีมงาน หรือเจ้าหน้าที่ 3-5 คน จะตรวจสอบ สกรีนแฟ้มงานเรื่องต่างๆ ทั้งหมดเพื่อดูเรื่องราวเป็นมาอย่างไร เอกสารครบถ้วนถูกต้องหรือไม่ ก่อนนำเข้าไปในห้องให้ผู้นำพิจารณาอนุมัติ และลงนาม ฯลฯ

หน้าห้อง จึงรู้ทุกเรื่อง เวิร์คสุดตรงนี้ล่ะ เสมือนหนึ่งศูนย์รวมข้อมูลข่าวสารอย่างดี ฉะนั้น จะดีหรือไม่ ประการใด หากฝ่ายประชาสัมพันธ์จะใช้เส้นทางลัดหน้าห้อง สร้างจุดแข็งและโอกาสทางการประชาสัมพันธ์ให้องค์กร ไม่ต้องไปวิ่งอ้อม โค้ง ตามหาข่าวที่ไหนให้เสียเวลา

หน้าห้องสกรีนงานเชิงบริหารให้ผู้นำ

นักประชาสัมพันธ์สกรีนงานเชิงพีอาร์ให้ผู้นำ

ซึ่งถ้าไม่ติดขัด ขัดข้องทางการบริหารอะไร อาจให้พีอาร์ 1 คนมานั่งในทีมหน้าห้อง เพื่อเกาะติด ติดตามผลงานผู้นำ ตรวจสอบแฟ้มงาน ดูงานโครงการใดควรพีอาร์บ้าง พีอาร์ขนาดไหน รุก-รับอย่างไร และเสนอให้ผู้นำเห็นชอบ

เมื่อข้างบนเห็นชอบปุ๊บ ส่งไปข้างล่างออกข่าวปั๊บ หรือจะพีอาร์ด้วยวิธีอื่นใด ว่าไป ไม่ต้องรอส่งเรื่องคืนกอง/ฝ่ายที่เป็นเจ้าของเรื่อง กว่าเอกสารจะเดินทาง กว่าธุรการจะไปถึง กว่าจะนำไปปฏิบัติ กว่ากอง/ฝ่ายจะทำบันทึกขอความอนุเคราะห์ฝ่ายประชาสัมพันธ์ออกข่าว

และที่สำคัญ กว่าฝ่ายประชาสัมพันธ์จะได้ออกข่าว ช้าไปมั๊ย

หากกอง/ฝ่ายมีงานยุ่ง อาจลืมนึกถึงพีอาร์ ดีไม่ดีไม่มีมุมมองพีอาร์ ก็จะปล่อยให้โครงการนั้นหลุดพีอาร์ไป ก็เป็นไปได้

ทั้งนี้ บางมุมมองของการให้พีอาร์มานั่งในทีมหน้าห้อง เป็นโอกาสและความได้เปรียบทางการประชาสัมพันธ์ ดังนี้

1) ประชาสัมพันธ์โครงการได้ทันทีที่ผู้นำลงนามอนุมัติ บางครั้งข่าวสารประชาสัมพันธ์ทางสื่อมวลชนก็ต้องแข่งความรวดเร็ว

2) สามารถประชาสัมพันธ์ได้ตั้งแต่เริ่มโครงการ ระหว่างโครงการและสิ้นสุดโครงการเพราะพีอาร์เมมโมรี่ไว้แล้วตั้งแต่เห็นเรื่องในแฟ้ม อย่างน้อยออกข่าวได้ 3 รอบ

3) งานโครงการต่างๆ ไม่มีหลุดพีอาร์ เพราะเอกสาร บันทึกข้อความผ่านสายตาพีอาร์หน้าห้องทุกแฟ้ม ยกเว้นเรื่องลับ (ถ้ามี)

4) ปัญหามีข่าวออกน้อยหมดไป กลายเป็นมีข่าวออกมาก ซึ่งสามารถกำหนดปริมาณและคุณภาพข่าวสารได้ตามต้องการ

5) สร้างศักยภาพงานประชาสัมพันธ์เชิงรุก เนื่องเพราะโครงการได้ออกข่าวเร็ว สามารถใช้พีอาร์นำปัญหา ถ้าออกข่าวช้า ก็ไล่ตามปัญหา ซึ่งตามปัญหาเท่ากับตั้งรับ นำปัญหาเท่ากับเชิงรุก

6) เป็นการประชาสัมพันธ์องค์กรมิติใหม่ พีอาร์กับหน้าห้อง

อยู่ที่ปลัดกระทรวง อธิบดี หรือผู้นำองค์กร จะพิจารณา