ปัจจุบันเทคโนโลยีพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ทำให้เรามีอุปกรณ์ต่างๆ มากมาย ทั้งโทรศัพท์มือถือที่เป็นได้มากกว่ามือถือ
แทบเล็ตที่ไม่เคยอยู่ห่างมือ และอีกสารพัดเครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆ มากมายเต็มไปหมด หลายคนต่างมีอุปกรณ์เหล่านี้เป็นของตัวเอง และต้องยอมรับว่าหลายๆ อุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ บริษัทและองค์กรอาจยังไม่อัพเดทหรือทันสมัยเพียงพอให้องค์กรใช้กันเท่าไร
เราจึงเริ่มเห็นหลายคนรอบๆ ตัว นำอุปกรณ์เทคโนโลยีของตัวเองมาใช้กับงานตัวเองภายในบริษัทหรือองค์กรกันมากขึ้น (Bring Your Own Device- BYOD) โดยมีองค์กรบางส่วนที่รู้และไม่รู้ว่ามีการนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ แต่หากคุณสามารถบริหารและวางแผนให้ดี มันจะเป็นสิ่งที่ดีต่อองค์กรเลยทีเดียว
แน่นอนครับ อุปกรณ์และเทคโนโลยีต่างๆ จะช่วยทำให้เราทำงานได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ปัจจุบันเราจะเห็นหลายๆ คนที่นำอุปกรณ์เทคโนโลยีต่างๆ ของตัวเองมาใช้ภายในองค์กร เช่น โทรศัพท์มือถือสมาร์ทโฟน โน้ตบุ๊ค แทบเล็ต ซึ่งจะมีการนำมาเชื่อมต่อเข้ากับระบบเน็ตเวิร์คของบริษัท ทำงานของตัวเองไป เช่น เชื่อมต่ออีเมล์ เก็บข้อมูลเอกสารต่างๆ ฯลฯ
สาเหตุส่วนใหญ่ที่หลายคนมักนำอุปกรณ์ตัวเองมาใช้ ได้แก่ เครื่องบริษัทเก่าเกินไป ทำงานไม่สะดวก ไม่ถนัด (บางคนใช้แมคแต่บริษัทมีวินโดว์ส) เพิ่มความสะดวกของตัวเองในการทำงานได้หลากหลายสถานที่มากขึ้นผ่านแทบเล็ต หรือโน้ตบุ๊คส่วนตัว ทั้งหมดนี้ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรต่างๆ ปัจจุบัน
จะดีไหมหากเราสามารถทำให้พนักงานนำอุปกรณ์ต่างๆ ของตัวเองมาใช้ภายในองค์กรได้ มาดูกันครับว่ามีข้อดี ข้อไม่ดี และวิธีการป้องกันอย่างไรบ้าง
ข้อดีนำอุปกรณ์พนักงานมาที่ทำงาน คือ สามารถลดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร (Cost Saving) เพราะพนักงานเป็นคนนำอุปกรณ์ต่างๆ เหล่านั้นมาเอง ทำให้องค์กรไม่จำเป็นลงทุนในอุปกรณ์บางอย่าง โดยบางองค์กรอาจใช้วิธีการเช่าเครื่องของพนักงาน แทนการซื้อเครื่องให้ เพื่อลดต้นทุนในการลงทุนด้านการซื้ออุปกรณ์ต่างๆ รวมถึงซอฟต์แวร์บางประเภทได้เช่นเดียวกัน
ให้ความสะดวกสบาย (Convenience) เพราะเป็นเครื่องของตัวเอง ทำให้การจัดการและดูแลอุปกรณ์ต่างๆ สะดวกมากขึ้น บางครั้งพนักงานสามารถลงโปรแกรมอะไรบางอย่างที่ตัวเองอยากใช้งานได้สะดวกมากขึ้น ขณะเดียวกัน ก็จะมีเทคโนโลยีใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง (New technology) เมื่อเปิดโอกาสให้พนักงานนำอุปกรณ์ต่างๆ มาเอง เปิดโอกาสให้องค์กร มีอุปกรณ์ใหม่ๆ เข้ามาใช้กับงานและธุรกิจมากขึ้น รวมถึงการแบ่งปันข้อมูล ความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ ระหว่างพนักงานได้ดีมากขึ้น
นอกจากนี้ ยังเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Increase Productivity) เพราะเนื่องจากเป็นเครื่องของตัวเอง ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ และสามารถกลับไปทำงานที่บ้านได้ ทั้งยังสร้างความพึงพอใจให้กับพนักงาน (Increase Statisfaction) เพราะพนักงานสามารถเลือกอุปกรณ์ต่างๆ ตามความต้องการและความเหมาะสมของตัวเองได้
ส่วนข้อเสียนำอุปกรณ์พนักงานมาใช้ที่ทำงาน คือ ความปลอดภัยข้อมูลภายในองค์กร (Security) ข้อมูลต่างๆ ของบริษัทจะต้องอยู่ในเครื่องของพนักงานและสามารถติดตัวไปไหนก็ได้ ดังนั้นหากเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ อาจจะเสี่ยงการรั่วไหลของข้อมูลได้ เพราะบางครั้งพนักงานอาจจะทำอุปกรณ์เหล่านี้ หายหรือลืม (วิธีการป้องกัน คือ แบ่งระดับของข้อมูลที่พนักงานสามารถใช้อุปกรณ์พกพาเข้าถึง หรือมีระบบในการจัดการข้อมูลกับอุปกรณ์ต่างๆ ของพนักงาน)
ไวรัสและมัลแวร์ (Virus & Mallware) เนื่องจากเป็นเครื่องส่วนตัว การดูแลการจัดการอาจจะยังไม่ดี ซึ่งจะมีความเสี่ยงต่อการติดไวรัสและมัลแวร์ ซึ่งเมื่อนำมาใช้กับในองค์กร อาจจะทำให้เกิดติดและกระจายไปยังเครื่องอื่นๆ ในองค์กรได้ (วิธีการป้องกัน คือ ติดตั้งซอฟต์แวร์ป้องกันไวรัสและกำหนดสิทธิและวงการใช้งานของเน็ตเวิร์คของอุปกรณ์พกพาของพนักงาน)
ทั้งยังช่วยในเรื่องของการช่วยเหลือ (Support) เนื่องจากเครื่องและอุปกรณ์มีความหลากหลาย อาจจะทำให้การช่วยเหลือ พนักงานหากอุปกรณ์ต่างๆ มีความผิดพลาดเป็นไปได้ยาก เพราะองค์กรอาจจะไม่มีบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในอุปกรณ์นั้นๆ (การป้องกัน คือ อาจจะกำหนดว่าอุปกรณ์ประเภทไหนที่องค์กรรองรับ และสนับสนุนให้นำมาใช้ได้ในองค์กร หรือจัดฝึกอบรมให้กับพนักงานรู้จักการใช้อุปกรณ์ต่างของตน ที่สามารถนำมาใช้ภายในองค์กร อย่างไรให้ถูกวิธี และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด)
การรองรับของเน็ตเวิร์ค (Network Capacity) เนื่องจากองค์กรต่างๆ อาจจะไม่ได้เตรียมตัวหรือรองรับ จำนวนอุปกรณ์ต่างๆ ที่เพิ่มขึ้นมาจำนวนมากจากพนักงาน เช่น แต่ละคนนำสมาร์ทโฟน หรือแทบเล็ตมาเชื่อมต่อกับเน็ตเวิร์คองค์กร อาจทำให้มีการใช้ข้อมูลหรือเน็ตเวิร์คเพิ่มมากขึ้น จนทำให้เน็ตเวิร์คขององค์กรมีปัญหาได้ (วิธีการแก้ปัญหา คือ ให้พนักงานลงทะเบียนแจ้งว่าจะนำอุปกรณ์อะไรเข้ามาใช้ เพื่อองค์กรจะได้วางแผนและกำหนดกฎเกณฑ์ให้ชัดเจนในการนำอุปกรณ์ส่วนตัวเข้ามาใช้)
อ่านถึงตรงนี้ หากคุณเป็นผู้บริหาร ลองคำนวณดูว่า คุณจะเลือกเอาแบบไหน? และเช่นเดียวกัน หากคุณเป็นพนักงานในองค์กร และอยากนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ในองค์กร ลองตัดบทความนี้ ไปให้ผู้บริหารคุณอ่านดู เพราะผมเชื่อว่าจะทำให้การทำงานขององค์กรคุณพัฒนาไปได้ดีเลย และพนักงานก็จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ทั้งนี้ ต้องขึ้นอยู่กับการกำหนด กฎและระเบียบขององค์กรในนำอุปกรณ์ของพนักงานเข้ามาใช้ หากหลายๆ องค์กรเปิดโอกาสมากขึ้น ผมมองว่า เราเองก็จะใช้อุปกรณ์ต่างๆ ที่เราซื้อมาได้คุ้มค่ามากขึ้น ชีวิตเราก็จะมีประสิทธิภาพขึ้น ไม่ใช่ซื้ออุปกรณ์มาแพงๆ เป็นหมื่นๆ แต่ใช้อยู่แค่สองร้อย แบบนี้มันกากมากเลยครับ