สื่อสารกระชับและตรงจุด​

มันไม่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง เนื่องจากผู้สื่อสาร หรือผู้พูดต้องการพูดอย่างที่ตนต้องการโดยไม่คำนึงถึงสิ่งที่ผู้ฟังต้องการฟัง เราจะทำอย่างไรกันดี

Krogerus & Tschäppeler ใน Communication Book (2018) ให้ข้อเสนอแนะอย่างน่ารับฟัง และนำไปต่อยอดเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเพื่อลดความน่าเบื่อหน่ายในการรับฟังซึ่งเป็นเรื่องสำคัญสำหรับคนขี้รำคาญเช่นผู้เขียน

มนุษย์มีความกลัวที่สุดอยู่ 3 เรื่องด้วยกันคือ (1) รักใครสักคนแล้วกลัวเขาไม่รักตอบ (2) มองหาคนเป็นเพื่อนแต่ไม่พบ และ(3) ไม่มีคนเข้าใจสิ่งที่พูดออกไป  2 อย่างแรกไม่มีคำตอบให้ในที่นี้ แต่สำหรับข้อ(3) มีหลักอยู่ข้อหนึ่งของนักปรัชญาชาวอังกฤษชื่อ Paul Grice (1913-88) ผู้อุทิศตนเพื่อแก้ไขปัญหาข้อ(3) ในปี1975เขาเสนอกฎที่มีชื่อว่า Cooperative Principle ซึ่งเป็นกฎพื้นฐานของการสื่อสารที่ใช้ได้ผล

เขาบอกว่าในพื้นฐานนั้น ทั้งผู้ฟังและผู้พูดต้องการที่จะร่วมมือกันในการสื่อสารอยู่แล้ว กล่าวคือ คนหนึ่งต้องการให้สิ่งที่ตนพูดไปมีคนเข้าใจและอีกคนก็ต้องการจะเข้าใจ ดังนั้นเพื่อที่จะทำให้การสื่อสารดังว่าได้ผล Grice เสนอกฎเล็กๆ 4 ข้อ สำหรับการสื่อสารให้เข้าใจกันกล่าวคือ

(1)กฎด้านปริมาณ :พูดอย่างพอดีๆเพื่อให้คู่สื่อสารเข้าใจ อย่าพูดมากเกินไปเพราะจะก่อให้เกิดความสับสน

(2)กฎด้านคุณภาพ :พูดความจริง อย่าคาดเดา หรือหลอกให้อีกฝ่ายเชื่ออย่างผิดไปจากสิ่งที่ควรจะเป็น

(3)กฎด้านความเกี่ยวพัน :อย่าพูดนอกเรื่องหรือเปลี่ยนเรื่องพูด

(4)กฎด้านท่าที :หลีกเลี่ยงความกำกวม ความไม่ชัดเจน การใช้คำศัพท์ที่หรูหรา ฟุ้งเฟ้อจงอยู่กับตรรกะของเรื่องที่กำลังพูด

ถ้าทำตามกฎข้างต้นนี้ โดยทั่วไปแล้วผู้คนจะเข้าใจสิ่งที่เราพูดออกไป สิ่งสำคัญก็คือ พูดเฉพาะเรื่องที่จริงสำคัญ และพูดอย่างง่ายๆ และชัดเจน

จากการสังเกตของผู้เขียน ถึงแม้ทุกคนจะพูดตามกฎ4ข้อนี้แล้วแต่ก็รู้สึกเหนื่อยหน่ายอยู่บ่อยๆเมื่อมีการประชุมโดยเฉพาะที่ยาวนานและขาดการนำและการกำกับที่มีประสิทธิภาพของผู้ดำเนินการประชุม

การประชุมนั้นมี 3 ชนิดด้วยกัน กล่าวคือ (1)ประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมรับทราบข้อมูลข่าวสาร (2)ประชุมเพื่อถกแถลง กล่าวคือ ตั้งใจที่จะให้มีการพูดจาเพื่อหาข้อสรุปเพื่อกำหนดทิศทางหรือรับทราบข้อมูลตอบกลับ (3)ประชุมเพื่อร่วมกันพิจารณาข้อเสนอ

การประชุมส่วนใหญ่มักมี 3 ส่วนนี้ปนกัน การที่เกิดความเยิ่นเย้อยืดยาวและปวดหัวก็เพราะ ผู้เข้าร่วมประชุมบางส่วนไม่รู้ว่าส่วนที่กำลังพูดอยู่นั้นเป็นการประชุมชนิดใด เช่น พูดมากในการประชุมชนิดที่(1) ทั้งที่เป็นการประชุมเพื่อให้รับทราบ บ่อยครั้งผู้พูดฟุ้งเฟ้อกับไอเดียของตน ทั้งที่เป็นการประชุมชนิด(3) ที่ต้องการให้อนุมัติข้อเสนอ(ของคนอื่นซึ่งไม่ใช่ของตน) พูดยืนยาวเยิ่นเย้อ(เป็นนิสัยประจำตัว ผู้พูด) พูดประเด็นซ้ำคนอื่นที่ได้มีการพูดไปแล้ว พูดมากและบ่อยครั้งอย่างไม่มีสาระ

พูดเพื่อสร้างความประทับใจในความสมองใสของตนเอง และนำเสนออย่างยืดยาวทั้งที่เป็นการประชุมชนิด(1)

การพูดอย่างสั้น กระชับ มีสาระตรงประเด็นไม่พูด วกไปวนมา อย่างไม่พิจารณาความรู้สึกและความสนใจของผู้ร่วมประชุม ประกอบกันเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้การประชุมประสบความสำเร็จ ภายใต้การกำกับที่มีประสิทธิภาพของผู้ดำเนินการประชุมเพื่อให้เกิดการใช้เวลาที่เป็นประโยชน์

ความสั้นและกระชับในการพูด การเขียนและการสื่อสารเป็นเรื่องสำคัญในยุคปัจจุบันที่ทุกอย่างดำเนินไปอย่างเร่งด่วนภายใต้สิ่งแวดล้อมที่เลื่อนไหลไปอย่างรวดเร็ว

ครั้งหนึ่งในโลกไซเบอร์มีการประกวดเรื่องสั้นอย่างที่สุด โดยให้ใช้ไม่เกิน 6 คำ มีผู้เข้าร่วมประกวดมากมาย ผู้เขียนขอนำเรื่องสั้นที่สุดที่เห็นว่า เข้าท่ามาสื่อสารต่อดังนี้

(1) “Dinner for two, widower and memories.” (ดินเนอร์ สำหรับ 2 คน คือ คนหม้ายและความทรงจำ)

(2) “They lived happily ever after ,separately.” (และแล้ว...แบบนิทานตอนจบ.....ทั้งคู่ก็อยู่อย่างมีความสุขไปตลอดกาลนาน,อย่างแยกกันอยู่)

(3) “Don’t marry her” warned Future me. (“อย่าแต่งงานกับเธอ” ตัวฉันในอนาคตเตือน)

เจ้าของเรื่องสั้นที่สุด 6 คำ ที่เล่าขานกันมายาวนานว่าสุดยอดก็คือ Ernest Hemingway (นักเขียนรางวัลโนเบิล ค.ศ. 1954)เรื่องก็มีอยู่ว่าครั้งหนึ่งเขานั่งกินเหล้าอยู่ในร้านชื่อ Luchow’s ในนิวยอร์กกับเพื่อนนักเขียน คุยกันถึงเรื่องความยาวที่เหมาะสมของนิยาย เขาบอกเพื่อนว่าเขาสามารถเขียนนิยายโดยใช้เพียง 6 คำ เท่านั้น เพื่อนๆ ไม่เชื่อและท้าพนันคนละ 10 เหรียญ Hemingway จึงเขียนลงบนกระดาษเช็ดปากว่า “For sale, baby shoes, never worn” (ประกาศขายรองเท้าทารกยังไม่เคยใช้เลย)

ความสั้นมิได้เป็นอุปสรรคในการสื่อสาร ทั้งหมดขึ้นอยู่กับว่า จะใช้มันอย่างไรเท่านั้น