'กรีน มีตติ้ง'ได้ด้วยคอมพิวเตอร์

จิติมา จันพรม / รายงาน

ทีมวิจัยศูนย์คอมพิวเตอร์ มข. ได้พัฒนาโปรแกรมระบบจัดการประชุม ที่ลดขั้นตอนการทำงาน ไม่สิ้นเปลืองกระดาษ หมึก ต่อยอดธุรกิจขายเอกชนเป็นผู้ดูแลและติดตั้ง โดยมีม.ราชภัฏสุราษฎร์เป็นลูกค้ารายแรก

ผศ.กานดา สายแก้ว รองผู้อำนวยการฝ่ายบริหาร ศูนย์คอมพิวเตอร์ เปิดเผยว่า ระบบนี้มีมติจากที่ประชุมคณบดีมหาวิทยาลัยขอนแก่นมีความประสงค์ให้ศูนย์คอมพิวเตอร์พัฒนาเพื่อใช้ในมหาวิทยาลัย ดังนั้น ผศ. อนัตต์ เจ่าสกุล ผู้อำนวยการศูนย์คอมพิวเตอร์ จึงมอบหมายให้ทีมศูนย์คอมพิวเตอร์พัฒนาระบบดังกล่าวโดยที่มี ผศ.เด่นพงษ์ สุดภักดี รองอธิการบดีฝ่ายวิชาการและเทคโนโลยีสารสนเทศ นายกิตติ์ เธียรธโนปจัย ผู้ช่วยอธิการบดีฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ ร่วมให้คำแนะนำและทดสอบระบบอย่างใกล้ชิด

ระบบจัดการการประชุมมีฟังก์ชันหลัก สามารถเพิ่ม แก้ไข ลบ ค้นหา วาระการประชุมได้ สามารถแนบเอกสารประกอบการประชุม สร้างรายงานทั้งแบบ *.doc และ *.pdf และเชิญผู้เข้าร่วมประชุมได้สะดวกโดยทางอีเมล ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถใช้ระบบผ่านเบราว์เซอร์บนเครื่องเดสก์ท็อป โน๊ตบุ๊ค และแท็บเล็ตได้ และเนื่องจากมีการพัฒนาโดยใช้เทคโนโลยีโอเพนซอร์ส จึงไม่มีค่าใช้จ่ายในลิขสิทธิ์ที่ใช้ในการพัฒนา หรือใช้ซอฟต์แวร์

เมื่อเร็วๆนี้ มข.ได้อนุญาตสิทธิหรือขายซอฟต์แวร์ระบบนี้ให้กับ บริษัท บอส คอมพิวเทค แอนด์ เซอร์วิส จำกัด ตัวแทนของบริษัทบอส คอมพิวเทค แอนด์ เซอร์วิส จำกัด ได้บอกว่าเลือกระบบจัดการการประชุมที่พัฒนาโดยมหาวิทยาลัยขอนแก่น เนื่องจากสามารถใช้งานได้สะดวก มีความครอบคลุมภารกิจการประชุมสภา และประชุมอื่นๆ ได้ พร้อมทั้งมีคู่มือและตัวอย่างการใช้งาน ทำให้เชื่อมั่น ในการใช้งานที่สะดวก ง่ายดาย และสามารถนำไปใช้งานได้จริง และมหาวิทยาลัยราชภัฏสุราษฎร์ธานี เป็นหน่วยงานแรกที่ขอซื้อระบบผ่านบริษัท ซึ่งได้ติดตั้งให้ไปเมื่อปลายเดือน พ.ย.ที่ผ่านมา

ผศ.สุนทร พูนเอียด รองอธิการบดีฝ่ายบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยราชภัฎสุราษฏร์ธานี กล่าวว่ามหาวิทยาลัยราชภัฎสุราษฎร์ธานีมีแนวคิดในการใช้ระบบจัดการการประชุมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมต่างๆ เช่น การประชุมกรรมการสภาและประชุมอื่นมีความคิดเห็นที่หลากหลาย เอกสารที่เราอ้างมีเป็นจำนวนมากและต้องไปค้นหา อีกทั้งเอกสารที่มีจำนวนมากนั้นทำให้สิ้นเปลืองในการพิมพ์เป็นจำนวนมาก เมื่อใช้ระบบการจัดการประชุมทำให้ใช้เวลาในการประชุมน้อยลงได้

ข้อมูลที่อยู่ในระบบทำให้มีการเชื่อมโยงข้อมูล ทำให้ทั้งผู้เข้าร่วมประชุมและไม่ได้เข้าร่วมประชุมได้รับทราบข้อมูลสำคัญร่วมกัน ทำให้ลดการพิมพ์ ประหยัดงบประมาณในการซื้อกระดาษ รวมทั้งหมึกพิมพ์ สามารถดำเนินการประชุมได้รวดเร็ว และไม่มีการดำเนินงานที่ซ้ำซ้อน