การปรับใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่กับเครื่องมัลติฟังก์ชั่นที่ทันสมัย ช่วยเพิ่มความคล่องตัวลดต้นทุนทางธุรกิจ ช่วยสร้างศักยภาพการแข่งขัน
ฟูจิ ซีร็อกซ์ เผยกลยุทธ์จัดการระบบเอกสารในองค์กรแนะ 3 ขั้นตอนในการนำออฟฟิศสู่ยุคดิจิทัลด้วยการปรับใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่กับเครื่องมัลติฟังก์ชั่นที่ทันสมัย ช่วยเพิ่มความคล่องตัวลดต้นทุนทางธุรกิจ ช่วยสร้างศักยภาพการแข่งขัน ผลักดันให้องค์กรก้าวขึ้นมาเป็นผู้นำตลาดและพร้อมแข่งขันในโลกธุรกิจได้ในอนาคต
นายกิติกรนงค์สวัสดิ์ผู้อำนวยการกลุ่มธุรกิจเอาท์ซอร์สบริษัทฟูจิซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) จำกัดเปิดเผยว่าปัจจุบันนี้มีหลายองค์กรที่กำลังเผชิญความท้าทายจากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยียุคดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของคลาวด์ โมบิลิตี้ ดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น บิ๊กดาต้า ซึ่งสอดคล้องกับนโยบายของรัฐบาลที่เข้ามาผลักดันในเรื่องของดิจิทัลไทยแลนด์ทำให้ไม่ช้าก็เร็วสิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องที่จะเข้ามาใกล้ตัวมากยิ่งขึ้น หรือบางครั้งเข้ามาแล้วแต่ไม่ทันรู้ตัว จนทำให้เสียโอกาสในการได้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสมัยใหม่ ดังนั้นน่าจะเป็นเรื่องที่ดีหากว่าองค์กรต่างๆเตรียมพร้อมรับมือความท้าทายของเทคโนโลยีไว้ล่วงหน้า เพื่อที่จะเป็นการสร้างศักยภาพผลักดันให้องค์กรก้าวขึ้นมาเป็นผู้นำในตลาด พร้อมแข่งขันกันในโลกธุรกิจ
ในยุคที่หลายๆองค์กรต้องการเป็นออฟฟิศดิจิทัลหรือ Digital Workplaces สิ่งแรกที่อยากให้เป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง คือ การทำงานกับกระดาษ หลายองค์กรมีต้นทุนทางธุรกิจที่เกิดจากกระดาษที่ค่อนข้างสูง มีปัญหาในเรื่องการจัดเก็บ การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ซึ่งที่จริงแล้วเอกสารไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาให้อยู่ในรูปแบบของกระดาษ เพราะมันเป็นดิจิทัลตั้งแต่ต้นเราจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วจึงสั่งพิมพ์ออกมาทั้งนี้การพิมพ์เอกสารไม่ใช่เรื่องผิดแต่ทำอย่างไรจึงจะเชื่อมโยงการพิมพ์เอกสารที่เป็นกระดาษกับเอกสารในรูปแบบดิจิทัลเข้าด้วยกันได้
“จากตัวเลขสำรวจข้อมูลในอเมริการะบุว่าในแต่ละปีมีจำนวนเอกสารที่ถูกผลิตออกมาจากการพิมพ์ประมาณ72,000หน้าต่อเดือนในองค์กรขนาดใหญ่ซึ่ง80%ของตัวเลขนี้ถูกผลิตออกมาเพื่อใช้ในการฝึกอบรมการประชุมเมื่อเสร็จแล้วก็โยนทิ้งซึ่งค่าเฉลี่ยของพนักงานในองค์กร1คน จะผลิตเอกสารประมาณ10,000แผ่น หรือประมาณ20รีมต่อปีและ 45%ของกระดาษทั่วโลกที่ถูกพิมพ์ออกมาสุดท้ายแล้วจะอยู่ในถังขยะ ฟูจิ ซีร็อกซ์จึงคิดวิธีว่าจะทำอย่างไรให้ผลิตเอกสารออกมาแล้วไม่เป็น Bad Paper โดยนำเทคโนโลยีมาช่วยคือพิมพ์ให้น้อยแต่เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและการทำงานยังลื่นไหลไปได้ด้วยดีหรือดีกว่าเดิมด้วย 3 ขั้นตอน ดังต่อไปนี้”
1.Optimize Print Assets คือการเลือกใช้เทคโนโลยีของเครื่องดิจิทัลมัลติฟังก์ชั่นซึ่งแปรสภาพมาจากเครื่องถ่ายเอกสารที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบเน็ตเวิร์คและรับข้อมูลผ่านกระบวนการต่างๆแล้วพิมพ์ออกมาสามารถส่งแฟกซ์ได้ถ่ายเอกสารได้จากในอดีตที่หนึ่งองค์กรจะต้องมีทั้งเครื่องพิมพ์เครื่องถ่ายเอกสารเครื่องแสกนเครื่องแฟกซ์หรืออื่นๆซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองทั้งในเรื่องของค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา พื้นที่ใช้สอย พลังงาน ฉะนั้นการที่เราต้องการลดค่าใช้จ่ายจากการพิมพ์อันดับแรกจึงต้องOptimize หรือเพิ่มประสิทธิภาพอุปกรณ์เหล่านี้เสียก่อน นั่นคือทำให้เหลืออุปกรณ์น้อยชิ้นที่สุด
2. Optimize Print Usageเมื่อมีเครื่องมัลติฟังก์ชั่นและเทคโนโลยีที่พร้อมแล้ว ต่อมาคือการทำความเข้าใจกับพฤติกรรมของผู้ใช้ในองค์กรด้วยว่าบุคลากรในองค์กรสามารถใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่เพื่อให้ทำงานได้เร็วขึ้น ประหยัดกระดาษประหยัดค่าใช้จ่ายมากขึ้นเช่นการสั่งพิมพ์กระดาษ2 หน้าหรือพิมพ์แบ่ง4 หน้าในกระดาษ1 แผ่น หรือ การใช้เครื่องมัลติฟังก์ชั่นส่งแฟกซ์ แทนการส่งแฟกซ์แบบเดิมที่เสียค่าใช้จ่ายครั้งละ3 บาทซึ่งหากยังไม่ได้ใช้โซลูชั่นเหล่านี้แปลว่ายังใช้เครื่องได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ
3. Optimize Workflow Processesหลายครั้งที่การสั่งพิมพ์เอกสารเป็นเรื่องหลีกเลี่ยงไม่ได้ อาทิ เอกสารทางกฎหมาย เอกสารทางบัญชี ที่จำเป็นต้องเพิ่มเติมข้อความลงลายมือชื่อ และประทับตราบริษัทเพื่อการดำเนินงานตามขั้นตอนต่อไป แต่ปัจจุบันมีเครื่องมืออย่างE - Signature หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สแกนขึ้นไปเก็บไว้บนระบบเมื่อต้องการใช้งานสามารถเรียกข้อมูลนั้นมาวางบนเอกสารได้ทันทีซึ่ง E – Signature โดยทั่วไปสามารถใช้งานได้เฉพาะภายในองค์กร แต่หากต้องการใช้งานกับองค์กรภายนอกจะใช้เครื่องมือที่เรียกว่าDigital Signatureที่จะต้องนำลายเซ็นให้บุคคลที่3 หรือองค์กรกลาง(Certification Authority - CA)เป็นผู้รับรองความถูกต้องของลายเซ็นและหลังจากที่ลายเซ็นได้รับการรับรองจากบุคคลที่ 3 แล้วลายเซ็นนั้นจะสามารถตรวจสอบกลับไปยังตัวตนของเจ้าของลายเซ็นได้ลายเซ็นดังกล่าวจึงสามารถนำไปใช้บนเอกสารดิจิทัลและได้รับการยอมรับเช่นเดียวกับลายเซ็นบนเอกสารที่เป็นกระดาษดังนั้นจึงไม่มีความจำเป็นต้องสั่งพิมพ์เอกสาร ก็สามารถส่งต่อเอกสารเพื่อการพิจารณาอนุมัติ หรือดำเนินงานตามขั้นตอนการทำงานต่อไปได้อย่างราบรื่นทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละองค์กรว่าจะนำมาประยุกต์ใช้ให้เกิดประสิทธิภาพได้อย่างไร
การทำให้องค์กรเป็นออฟฟิศดิจิทัลในระยะแรกอาจเป็นเรื่องยาก และต้องใช้เวลาเพื่อให้เกิดการยอมรับ เนื่องจากความไม่เคยชินของบุคลากร หรือความไม่มั่นใจในความปลอดภัยของเอกสารดิจิทัล ทางฟูจิ ซีร็อกซ์ จึงมีเครื่องมืออย่างWorkflow Assessment Services เพื่อมาช่วยสำรวจความต้องการในการใช้อุปกรณ์ต่างๆเพื่อนำไปสู่การลดปริมาณการใช้เครื่องพิมพ์ลงได้หรือแม้แต่การช่วยออกแบบเพื่อนำเครื่องพรินเตอร์ออกแล้วแทนที่ด้วยเครื่องมัลติฟังก์ชั่นเพื่อเพิ่มพื้นที่การใช้งานในองค์กรตลอดจนนำเทคโนโลยีมาใช้กับบัตรพนักงานเพื่อเข้าสู่ระบบและสั่งงานพิมพ์งานไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ใดในสำนักงานก็สามารถสั่งพิมพ์งานได้ตลอดเวลา ยกตัวอย่างเช่น พนักงานสั่งพิมพ์งานจากออฟฟิศของตนเองที่ชั้น5 แล้วขึ้นไปรับงานพิมพ์จากเครื่องมัลติฟังก์ชั่นบนชั้น13 เพื่อใช้ในการประชุม ก็สามารถนำบัตรพนักงานไปแตะที่เครื่องเพื่อเข้าสู่ระบบและรับงานพิมพ์ได้ทันทีจากนั้นระบบจะเก็บบันทึกข้อมูลการใช้งานหรือ Printing Profile ไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางทำให้ทราบได้ว่าพนักงานแต่ละคนพิมพ์งานในปริมาณมากน้อยแค่ไหน มีประสิทธิภาพหรือไม่ ซึ่งวิธีเข้าระบบด้วยบัตรพนักงานนับเป็นอีกวิธีที่ช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ในระดับหนึ่งเช่นกัน
“เมื่อองค์กรธุรกิจต่างๆ ทำได้ครบ 3 ชั้นตอนข้างต้นแล้ว ฟูจิ ซีร็อกซ์เชื่อว่าขั้นตอนในการทำงานจะลดลง และถึงแม้ไม่ได้พิมพ์เอกสาร งานในองค์กรก็ยังดำเนินไปได้อย่างราบรื่นด้วยการนำเทคโนโลยีมาช่วยเพื่อความรวดเร็ว และการเพิ่มผลผลิต หรือประสิทธิภาพในการทำงานได้ไม่น้อยกว่า 20 % ตลอดจนช่วยให้ต้นทุนทางเอกสารขององค์กรลดได้มากกว่า 10 % แน่นอน” นายกิติกร กล่าวทิ้งท้าย
# # # # # # # # #
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม กรุณาติดต่อ:
คุณจิราภรณ์ พิศมัย และ คุณธนศักย์ อุทิศชลานนท์
ที่ปรึกษาประชาสัมพันธ์บริษัท คอร์ แอนด์ พีค จำกัด
โทร.02 439 4600 ต่อ 8302 หรือ 8201 / 094-560-1718
อีเมล [email protected] หรือ [email protected]
