10 บทบาทที่เปลี่ยนไปของ 'หน่วยงานตรวจสอบภายใน' จากสถานการณ์โควิด-19

จากการที่องค์กรได้ปรับตัวต่อสถานการณ์การแพร่ระบาดและผลกระทบจากไวรัสโคโรนา หน่วยงานตรวจสอบภายในจึงมีบทบาทสำคัญเพื่อให้ความเชื่อมั่น (Assurance) ให้คำแนะนำ (Advise) แก่ผู้บริหารและคณะกรรมการบริษัทในความเสี่ยงและการควบคุมภายในที่เปลี่ยนแปลงไป รวมถึงคาดการณ์ (Anticipate) ถึงความเสี่ยงใหม่ที่อาจเกิดขึ้น

หน่วยงานตรวจสอบภายในจึงควรเตรียมความพร้อม โดยคำนึงถึงแผนการดำเนินงานที่องค์กรนำมาใช้ เพื่อให้สามารถนำมาปฏิบัติงานได้จริงในสถานการณ์การแพร่ระบาด โดยพิจารณาถึง 10 บทบาทหน้าที่เปลี่ยนแปลง ดังนี้

1.ทบทวนวิธีการวางแผนการตรวจสอบเพื่อให้ครอบคลุมความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

อาจพิจารณานำการบริหารจัดการแบบ Agile มาใช้ เช่น การวางแผนงานตรวจสอบแบบ Agile โดยปฏิบัติงานในกรอบเวลาที่สั้นลงและปรับเปลี่ยนการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง เพื่อนำไปสู่เป้าหมายที่ชัดเจนจากทรัพยากรที่มีอยู่

2.ปรับเปลี่ยนแผนการตรวจสอบให้นำไปปฏิบัติได้จริงและเหมาะสมกับความเสี่ยงปัจจุบัน

ควรประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องเพื่อทำความเข้าใจในความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่หรือยกระดับจากสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป และประเมินวิธีการในการให้ความเชื่อมั่น

3.ดำเนินการตรวจสอบที่ไม่ส่งผลกระทบต่อส่วนงานปฏิบัติงานในสถานการณ์แพร่ระบาด เช่น

ก.ใช้ตรวจสอบจากระยะไกล โดยพิจารณาจากผลกระทบของการตรวจสอบจากระยะไกลต่อสภาพแวดล้อมของการควบคุมและวิธีการปฏิบัติงาน ร่วมกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมด

ข.ปรับเปลี่ยนและ/ หรือเพิ่มเติมการใช้เทคโนโลยีในการปฏิบัติงานตรวจสอบ เช่น ใช้โปรแกรมไมโครซอฟท์ Teams Skype หรือ Zoom ในการประชุมทางไกลหรือปฏิบัติงาน

ค. นำการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกมาใช้ในการปฏิบัติงานตรวจสอบเพื่อเพิ่มความครอบคลุม เน้นจุดที่อาจจะผิดปกติและลดผลกระทบต่อธุรกิจ โดยยังให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์และความเชื่อมั่น

4. ปฏิบัติงานตรวจสอบอย่างใกล้ชิดมากขึ้นกับหน่วยงานที่ให้ความเชื่อมั่นอื่นๆ เพื่อลดผลกระทบต่อธุรกิจ

ควรหาโอกาสในการลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนกับหน่วยงานที่ให้ความเชื่อมั่นอื่นๆ เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีภายนอก หน่วยงานปฏิบัติตามกฎระเบียบ หน่วยงานบริหารความเสี่ยงองค์กร

5.หลีกเลี่ยงการปฏิบัติงานตรวจสอบในช่วงปลายปีในขณะที่องค์กรอยู่ทำงานใต้ความกดดัน โดยปฏิบัติงานในช่วงที่หน่วยงานรับตรวจยังพอมีเวลา เช่น

ก. นำเทคโนโลยีที่องค์กรมีอยู่มาใช้ในการทำงานระยะไกล โดยแก้ไขข้อตกลงหรือลดขอบเขตงานที่จำเป็น และเลื่อนการเข้าร่วมประชุมด้วยตัวเองไปภายหลังเมื่อสามารถลดระยะห่างทางสังคมได้

ข. จัดลำดับความสำคัญของการให้ความเชื่อมั่นกับความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น

ค. ขอคำปรึกษาจากคณะกรรมการบริษัทและเสนอคณะกรรมการตรวจสอบในการปรับลดและ/ หรือเลื่อนการตรวจสอบ เพื่อให้ทีมงานตรวจสอบสามารถปฏิบัติงานในโครงการอื่นที่มีความสำคัญเพื่อตอบสนองกับโควิด-19

6.ให้คำแนะนำที่เป็นกลางและความมั่นใจทันทีกับทีมงานที่ต้องตัดสินใจอย่างเร่งด่วนเพื่อให้องค์กรเดินไปข้างหน้า เช่น

ก. เข้าร่วมเป็นคณะที่ปรึกษาโครงการเพื่อให้คำแนะนำที่เป็นอิสระและเป็นกลางต่อผู้บริหารโดยคำนึงถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

ข. วิเคราะห์การออกแบบหรือแก้ไขการควบคุมภายในก่อนนำไปใช้เปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมการทำงาน

ค. นำเสนอแนวทางเพื่อลดเวลาจัดทำรายงาน โดยใช้วิธีการรายงานแบบ Agile โดยเสนอมุมมองและข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้เร็วที่สุด เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร

7.ทำความเข้าใจกับผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดรวมถึงหน่วยงานกำกับดูแลและคณะกรรมการตรวจสอบในการเปลี่ยนแผนการตรวจสอบเพื่อให้หน่วยงานตรวจสอบภายในสามารถปฏิบัติงานที่เพิ่มมูลค่าให้องค์กร

ทำความเข้าใจล่วงหน้าให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบถึงงานสำคัญ ความเสี่ยงใหม่และ/ หรือการยกระดับความเสี่ยงที่มีอยู่เดิมเพื่อปรับแผนการตรวจสอบประจำปีและขอบเขตการตรวจสอบตามที่ตกลง

8.จัดการประชุมที่เกี่ยวข้องกับกฎหมายและข้อกำหนดต่างๆ เพื่อให้หัวหน้าหน่วยงานตรวจสอบภายในสามารถให้ความคิดเห็นถึงผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมของการควบคุมภายในจากการปรับเปลี่ยนแผนกการตรวจสอบ

รายงานขอบเขตงานเพิ่มเติมหรือที่ถูกปรับเปลี่ยนระหว่างปี โดยระบุให้ชัดเจนถึงขอบเขต ข้อจำกัดและบริบทที่เกี่ยวข้อง แนวทางและบทเรียนสำคัญและสาเหตุที่แท้จริงของการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

9.จัดทำข้อแตกต่างโดยครอบคลุมถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นกับการควบคุมภายในสำหรับรายงานประจำปีเพื่อคณะกรรมการตรวจสอบพิจารณา

ควรระบุถึงข้อจำกัดในขอบเขตของงานจากการปรับลดแผนการตรวจสอบเพื่ออนุมัติ สำหรับธุรกิจที่กำหนดให้มีแสดงความเห็นประจำปีที่เกี่ยวกับการควบคุมภายใน

10.จัดตั้งและสนับสนุนการทำงานของทีมงานรองรับสถานการณ์ที่สำคัญ

หน่วยงานตรวจสอบภายในควรทำหน้าที่หลักในการช่วยให้ทีมงานคาดการณ์ถึงสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้น

สรุปได้ว่า หน่วยงานตรวจสอบภายในควรมีการเตรียมความพร้อมเพื่อปรับเปลี่ยนสู่วิถีใหม่อย่างยั่งยืน ตามแผนที่องค์กรนำมาใช้ในการจัดการและตอบสนองต่อสถานการณ์การแพร่ระบาดในขณะนั้น นอกจากนี้หน่วยงานตรวจสอบภายในยังควรมีความกระตือรือร้นและเตรียมความพร้อมมีเพื่อสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้จริงในระหว่างสถานการณ์การแพร่ระบาดดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

ทั้งนี้บทความนี้ไม่อาจครอบคลุมถึงบทบาทหน้าที่ทั้งหมดจากการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์การแพร่ระบาดทั่วโลกที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง