เลือกหัวหน้าได้! บริษัทในญี่ปุ่นแก้ปัญหาคนลาออกได้ผลเกินคาด

บริษัทออกแบบโครงสร้างในฮอกไกโด ประเทศญี่ปุ่น ประสบความสำเร็จในการแก้ปัญหาพนักงานคนรุ่นใหม่ลาออกจำนวนมาก ด้วยวิธีการบริหารแบบใหม่ที่ให้พนักงานมีสิทธิ์ "เลือกหัวหน้างานของตนเอง" ส่งผลให้อัตราการลาออกลดลงอย่างมีนัยสำคัญ พร้อมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ส่งเสริมการใช้จุดแข็งของทั้งผู้นำและผู้ตาม

บริษัท Sakura Kozo เป็นบริษัทสถาปัตยกรรมที่เชี่ยวชาญด้านการออกแบบอาคารต้านทานแผ่นดินไหว ซึ่งตั้งอยู่ในเมืองซัปโปโร มีพนักงานประมาณ 120 คน เมื่อ 5 ปีที่ผ่านมา บริษัทประสบปัญหาอัตราการลาออกของพนักงานสูงถึง 11% โดยเฉพาะในกลุ่มคนรุ่นใหม่ แต่หลังจากริเริ่มใช้ "ระบบการเลือกผู้บังคับบัญชา" ในปี 2019 อัตราการลาออกได้ลดลงเหลือเพียง 0.9% ซึ่งถือว่าวิธีการดังกล่าวใช้ได้ผล!

เมื่อองค์กรรับฟังและกล้าเปลี่ยนแปลง พนักงานก็อยากอยู่ด้วยมากขึ้น 

ภายใต้ระบบใหม่นี้ พนักงานที่ทำงานครบหนึ่งปีสามารถเลือกหัวหน้างานที่ต้องการทำงานด้วยได้จากผู้บังคับบัญชา 7 คน โดยจะมีการทบทวนและเปลี่ยนแปลงได้ทุกปี ทั้งนี้ เพื่อให้การเลือกมีประสิทธิภาพ บริษัทได้กำหนดเกณฑ์การประเมินผู้บังคับบัญชา 14 ข้อ ครอบคลุมทั้งด้านการดูแลความกังวลของผู้ใต้บังคับบัญชาและการพัฒนาทักษะของทีมงาน

กระบวนการประเมินเริ่มจากผู้บังคับบัญชาประเมินตนเอง วิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อน จากนั้นจึงให้พนักงานแสดงความคิดเห็น ก่อนที่ประธานบริษัทจะพิจารณาและลงนามรับรองการประเมินขั้นสุดท้าย

แม้ว่าความตรงไปตรงมาของรายงานการประเมินอาจสร้างความอึดอัดใจให้กับบางคน แต่พนักงานส่วนใหญ่เห็นว่า ระบบ "เลือกหัวหน้าได้เอง" นี้เป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กรโดยรวม

ทานากะ ชินอิจิ ประธานบริษัท Sakura Kozo เล่าว่า แรงบันดาลใจในการริเริ่มระบบนี้มาจากกรณีที่พนักงานรุ่นใหม่ที่มีความสามารถคนหนึ่งตัดสินใจลาออก เพราะไม่สามารถทำงานร่วมกับหัวหน้าได้

"มันเป็นความสูญเสียที่เจ็บปวดมากสำหรับบริษัท เราตระหนักว่าในอุตสาหกรรมที่มีผู้สมัครงานจำกัดเช่นนี้ เราต้องหาวิธีรักษาบุคลากรที่มีคุณภาพไว้ให้ได้" ประธานบริษัทอธิบาย

ด้วยลักษณะงานออกแบบโครงสร้างต้านทานแผ่นดินไหว ที่ต้องการความแม่นยำสูง ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาด ทำให้วัฒนธรรมการทำงานมักเคร่งครัดและสร้างความกดดัน ทานากะจึงต้องการเปลี่ยนแปลงทัศนคติการทำงานในองค์กรให้ยืดหยุ่นมากขึ้น

เปิดความในใจพนักงานที่ได้ "เลือกหัวหน้าเอง" ความสำเร็จขององค์กรที่จับต้องได้

ยกตัวอย่างกรณีของ คาโดตะ ทาบิโตะ วัย 32 ปี พนักงานที่ทำงานกับบริษัทมา 7 ปี เขาคือหนึ่งในความสำเร็จจากระบบนี้ เขาเลือกทำงานกับ ยามาโมโตะ เคนสุเกะ วัย 45 ปี ซึ่งมีจุดเด่นด้านการสนับสนุนและสร้างความมั่นใจให้ทีมงาน คาโดตะเล่าว่า "ผมเลือกยามาโมโตะซังเป็นหัวหน้าของผม เพราะรู้สึกสบายใจที่จะปรึกษาเรื่องความกังวลและหาทางแก้ไขร่วมกัน"

แม้ว่ายามาโมโตะจะมีจุดอ่อนด้านการจัดการกระบวนการทำงาน แต่นั่นกลับกลายเป็นโอกาสให้คาโดตะได้พัฒนาตนเอง โดยเขาได้ริเริ่มจัดการตารางเวลาของทีมและติดตามงานต่างๆ "ผมมองหาความรับผิดชอบเพิ่มขึ้นและรู้สึกว่าได้เติบโตจากการทำงานในลักษณะนี้" คาโดตะแชร์ประสบการณ์ของเขาให้ฟัง

ในส่วนของยามาโมโตะเอง การยอมรับจุดอ่อนของตัวเอง และเปิดโอกาสให้ลูกทีมเติมเต็มช่องว่างดังกล่าว ทำให้เขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เขาบอกว่า เคยพยายามแก้ไขจุดอ่อนของตัวเองมาตลอด แต่พอปรับมุมมองใหม่ ทุกอย่างก็ง่ายขึ้นมาก เขาตระหนักว่าลูกทีมเลือกเขาโดยรู้ทั้งจุดแข็งและจุดอ่อน ทำให้เขาเองกล้าที่จะมอบหมายงานให้คนอื่นช่วยในส่วนที่ไม่ถนัด

แนวคิดโลกใหม่ที่ได้ผลจริง บริษัทอื่นขอทำบ้าง ปรับใช้ในการสรรหาบุคลากรใหม่

ความสำเร็จของบริษัท Sakura Kozo ได้จุดประกายให้บริษัทอื่นๆ ในญี่ปุ่นคิดค้นวิธีการใหม่ๆ ในการบริหารทรัพยากรบุคคล หนึ่งในนั้นคือบริษัท Nyle ในโตเกียว ซึ่งให้บริการด้านการตลาดดิจิทัล ได้นำแนวคิดนี้ไปประยุกต์ใช้กับกระบวนการสรรหาพนักงาน โดยให้ผู้สมัครงานเลือกผู้สัมภาษณ์จากพนักงาน 20 คนสำหรับการสัมภาษณ์รอบแรก

ผู้สมัครสามารถศึกษาข้อมูลของผู้สัมภาษณ์ล่วงหน้า ทั้งประสบการณ์การทำงานที่น่าประทับใจและงานอดิเรก อาโอชิมะ เรียวโตะ นักศึกษาปี 4 วัย 22 ปี ที่ได้รับการตอบรับเข้าทำงานกับ Nyle บอกว่า การได้เลือกผู้สัมภาษณ์ช่วยให้เขาถ่ายทอดตัวตนได้ดีขึ้น และทำให้เข้าใจวัฒนธรรมองค์กรได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

ฟุรุยะ โชโตะ นักวิจัยอาวุโสจาก Recruit Works Institute มองว่า การให้อิสระในการเลือกหัวหน้าหรือผู้สัมภาษณ์แก่คนรุ่นใหม่ ถือเป็นกลยุทธ์ที่ชาญฉลาด "มันไม่ใช่แค่เรื่องการเลือก แต่เป็นการกระตุ้นให้พวกเขาคิดอย่างอิสระเกี่ยวกับรูปแบบการทำงานที่ต้องการและอาชีพที่อยากสร้าง ซึ่งจะนำไปสู่การพัฒนาทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพในระยะยาว

ในภาวะที่ญี่ปุ่นกำลังเผชิญปัญหาการขาดแคลนแรงงานเรื้อรัง การปรับเปลี่ยนกฎเกณฑ์หรือนโยบายบริหารงานเช่นนี้ อาจเป็นทางออกสำหรับองค์กรที่ต้องการดึงดูดและรักษาบุคลากรรุ่นใหม่ที่มีความสามารถ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่คนทำงานให้ความสำคัญกับความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน รวมถึงโอกาสในการเติบโตตามเส้นทางที่พวกเขาอยากเลือกได้ด้วยตัวเอง