'ประชุม' ยืดเยื้อ ส่งผลให้ Productivity และสุขภาพจิตพนักงานแย่ลง

รู้หรือไม่? ในการประชุมทุกครั้งหากผู้นำไม่กำหนดกรอบเวลาการประชุมให้ชัดเจน รวมถึงไม่มีการยุติวงประชุมที่เหมาะสม อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง และทำให้สุขภาพจิตของพนักงานแย่ลงด้วย

ดร.สตีเฟ่น โรเจลเบิร์ก ศาสตราจารย์ด้านวิทยาศาสตร์องค์กรการจัดการและจิตวิทยา แห่งมหาวิทยาลัยนอร์ธแคโรไลนา สหรัฐอเมริกา อธิบายเรื่องนี้ไว้ว่า หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดของผู้นำก็คือ การละเลยจุดยุติการประชุมที่เหมาะสม เพราะเมื่อผู้นำไม่ปิดการประชุมอย่างเหมาะสม ผู้เข้าร่วมประชุมอาจเบลอในข้อมูลและข้อถกเถียงต่างๆ จนไม่ได้ข้อสรุปว่าในที่ประชุมกำลังตัดสินใจเรื่องอะไร และทำให้รู้สึกหงุดหงิดได้

มากไปกว่านั้น ผู้เข้าร่วมประชุมจะยังคงพูดคุยถกเถียงกันต่อไปไม่จบสิ้น แม้จะต้องออกจากห้องประชุมในชั่วโมงเร่งด่วน เพื่อไปเข้าร่วมประชุมวงถัดไปอีก ซึ่งจะยิ่งส่งผลเสียต่อการทำงานในแต่ละวันมากขึ้น

• รู้จัก “Closing Process” วิธีการปิดการประชุมที่ดี เพื่อประสิทธิภาพในการทำงานที่ดี

ดร.สตีเฟ่น มีข้อแนะนำว่า ในการประชุมทุกครั้งควรมีกระบวนการที่เรียกว่า “Closing Process” หรือ “วิธีการปิดการประชุมที่ดี” หมายถึงว่า ผู้นำควรปิดการประชุมเร็วขึ้น 3-5 นาที ก่อนจะสิ้นสุดตามกรอบเวลาที่ระบุไว้ โดยเมื่อกล่าวปิดการประชุม ผู้นำควรใช้เวลาที่เหลือเล็กน้อยนั้น มาใช้ในการสรุปสิ่งที่ได้ร่วมกันประชุมไว้ทั้งหมด เช่น 

- เป้าหมายและหัวข้อการประชุมวันนี้คืออะไร
- ผลสรุปที่ได้จากการประชุมครั้งนี้คืออะไร
- หัวข้อที่อยากชวนพูดคุยต่อไปคืออะไร 
- ใครเป็นผู้รับผิดชอบโดยตรงในการทำงานที่กำลังจะมาถึงให้เสร็จสิ้น

นอกจากนี้ ผู้นำควรกำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจงและสรุปสิ่งที่คาดหวังในการติดตามผล หากหมดเวลาการประชุมที่จัดสรรไว้ แต่ยังคงมีวาระการประชุมที่ยังไม่ได้หารือ ผู้เรียกประชุมควรระบุว่ามีประเด็นใดที่ค้างอยู่ใดบ้าง และเรื่องเหล่านั้นจะหารือกันต่อไปเมื่อใด เป็นต้น

• การประชุมเลทซ้ำซาก จะเกิดความรู้สึกเชิงลบจนส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน 

สุดท้าย ดร.สตีเฟ่น กล่าวว่า ผู้นำต้องทำให้การประชุมจบตรงเวลามากขึ้น และได้ผลลัพธ์การประชุมที่ดีขึ้น เนื่องจากหากปล่อยให้เกิดการประชุมที่มากเกินไป ย่อมมีความเสี่ยงที่จะสร้างความไม่พอใจให้กับผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งหลายคนมักจะต้องรีบไปประชุมวงอื่นๆ ถัดไปอีก ซึ่งไม่สามารถไปสายได้ 

หากเกิดความรู้สึกแย่หรือหงุดหงิดกับการประชุมที่ล่าช้าซ้ำๆ เรื่อยๆ ความรู้สึกเชิงลบเหล่านั้นจะติดอยู่ในใจ จนส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานในภายหลังได้ 

ดังนั้น ครั้งต่อไปที่ผู้นำเรียกประชุมทีม อย่าลืมแบ่งเวลาสั้นๆ ในช่วงท้ายก่อนจบการประชุม เพื่อขมวดปมข้อสรุปต่างๆ ในที่ประชุม อีกทั้งควรปฏิเสธการประชุมที่เกินเวลา หากยังไม่สามารถสรุปผลได้ทันเวลา แนะนำว่าให้ผู้ร่วมเข้าประชุมทุกคนติดตามผลการประชุมผ่านทางอีเมลแทน