การสื่อสารไม่เคยง่าย ถ้ายังไม่เข้าใจมันดีพอ โดย อนิรุทธิ์ ตุลสุข
“ถ้าคุณไม่สามารถอธิบายสิ่งใดให้ผู้อื่นเข้าใจได้โดยง่าย นั่นหมายความว่า...ตัวคุณเองยังไม่เข้าใจมันดีพอ”
เดือนที่ผ่านมา ผู้บริหารหลายท่านได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์กับผมว่า โลกการทำงานที่ซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงอย่างฉับไวนี้ ทำให้ต้องคิดเยอะ บางทีไอเดียที่อยู่ในหัวมีมากมาย
แต่พอถึงเวลาอยากจะสื่อสารให้คนรอบข้างรู้แบบเดียวกัน กลายเป็นว่า พูดๆไป ผู้ฟังกลับสับสน ไม่เข้าใจ หรือ เหมือนจะเข้าใจ แต่ไปคนละทาง “ไม่เห็นทั้งภาพ และไม่ได้อยู่บนหน้ากระดาษเดียวกัน” เลย
หากอธิบายด้วยคำคมของ อัลเบิร์ต ไอน์สไตน์ ข้างต้น ปัญหาที่ว่า อาจถูกจำกัดความแค่ในมุมความเข้าใจเนื้อหาที่จะสื่อสาร
ข่าวที่เกี่ยวข้อง:
โลกการทำงานยุคนี้ เป็นตัวเองมากไปในที่ทำงาน ระวังไม่ก้าวหน้า!
'จะทำมันไปทำไม?' เป็นคำถามแล้ว จะได้อะไรขึ้นมา โดย อนิรุทธิ์ ตุลสุข
รู้จัก 3 มุม ก่อนที่จะสื่อสาร
แต่การทำงาน ผมขอแนะนำเพิ่มเติมว่า ก่อนที่จะสื่อสาร “สิ่งที่ต้องเข้าใจให้ดีพอ” ไม่ได้มีเพียงมุมเดียว แต่มีทั้งหมด 3 มุม และควรมองให้ครบ นั่นคือ มุมเป้าหมายการสื่อสาร มุมผู้รับสาร และ มุมเนื้อหาที่จะเล่า เสียก่อน แล้วการอธิบายให้คนอื่นเข้าใจนั้น จะง่ายยิ่งขึ้นครับ
- มุมเป้าหมาย คือ ต้องเข้าใจว่า ผลลัพธ์ที่ต้องการ ในการสื่อสารคืออะไร เช่น ต้องการให้ผู้ฟังเข้าใจ (Understanding) รู้สึก (Feeling) ชวนให้คิด (Thinking) หรือ ลงมือทำ (Action) สิ่งใด ซึ่งนี่จะเป็นกระดุมเม็ดแรก ที่ช่วยให้ออกแบบการสื่อสารเหมาะสม มีประสิทธิภาพ และนำไปสู่เป้าหมายที่ต้องการอย่างแม่นยำขึ้น
- มุมผู้รับสาร คือ ความเข้าใจผู้ฟังให้มากที่สุดว่า เขามีความรู้ ประสบการณ์ หรือทัศนคติอย่างไรต่อเรื่องนี้ เพื่อกำหนด "ความลึก” และ "ภาษา” ให้เนื้อหาและข้อมูล รวมถึงการเรียงเรียง การปรับโทน และรูปแบบการสื่อสารให้เหมาะสม
ความเข้าใจผู้รับสารเริ่มต้นได้ แค่เอาใจเขามาใส่ใจเรา (Empathy) และพิจารณาว่าผู้รับสารจะได้รับประโยชน์อะไรจากการสื่อสารนี้ หากทำได้ดี จะช่วยให้เนื้อหามีพลัง น่าสนใจ และดึงดูดผู้ฟังมากขึ้น
- มุมเนื้อหา คือสิ่งไอน์สไตน์บอกครับ ว่าต้องเข้าใจสาระของสิ่งที่จะพูดให้ถ่องแท้ ข้อสังเกตอย่างหนึ่ง คือ มีหลายคนที่รู้เยอะ มีข้อมูลเยอะ แต่สื่อสารไม่เฉียบคม อาจเกิดจากทักษะ “การเรียบเรียงความคิด” ให้เป็นระบบด้วย
ที่คนเรามักคิดและเข้าใจอยู่คนเดียว เพราะปะติดปะต่อความคิดที่มีในหัวตัวเองได้ แต่ตอนสื่อสาร หากเรียบเรียงไม่ถูก ผู้รับสารจะตามไม่ทัน ไม่สามารถจับประเด็น หรือ เชื่อมโยงข้อมูลที่รับมาได้ จึงเกิดความสับสน ต้องตีความเพิ่ม หรือ ไม่อยากรับฟัง สุดท้าย การสื่อสารนั้น ก็ไม่บรรลุเป้าหมาย
แนวทางที่ช่วยฝึกความคิดของตัวเองอย่างเป็นระบบขึ้น คือ การดึงความคิดออกมาเรียบเรียงนอกหัว เช่น เขียนบทความ ทำแผนที่ความคิด (Mindmap) การคิดด้วยภาพ (Visual Thinking) หรือจะฝึกลำดับความคิดจากการสั่งงาน (Prompting) กับ AI ก็ได้ จะช่วยให้เห็นโครงสร้างเนื้อหาที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
จากนั้น “ความเข้าใจ” ทั้งสามมุมนี้ จะช่วยเรา “ปรับจูนเนื้อหาที่ต้องการจะสื่อสาร” จนเกิด “ความเข้าใจง่าย” และ “ได้เป้าหมาย” โดย
- จัดความสำคัญ จะช่วยย่อยว่าประเด็นใดสำคัญที่สุด อะไรสำคัญรองลงไป เพื่อที่จะได้เน้นย้ำ หรือ ตัดทอน บางเนื้อหาข้อมูล ให้การสื่อสารกระชับ เหมาะสมกับผู้ฟังและสอดคล้องเป้าหมายด้วย
- เรียงลำดับเนื้อหา ช่วยให้การสื่อสารไหลลื่นขึ้น เช่น เป็นเหตุเป็นผล เหมาะสมต่อการเรียนรู้ หรือ ทำความเข้าใจ และการสร้างลำดับของเรื่องเล่า ยังช่วยเร้าความรู้สึก สร้างแรงบันดาลใจให้อยากมีส่วนร่วมมากขึ้นด้วย
- เลือกวิธีนำเสนอ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและพลังของการสื่อสาร จากภาพ แผนภาพและกราฟต่างๆ ได้ หรือ การเปิดโอกาสให้มีรูปแบบการสื่อสารที่เป็นแบบสองทาง เพื่อทั้งผู้พูดและผู้ฟังได้ทบทวนความเข้าใจด้วยกัน
- ปรับโทน เช่น น้ำเสียง ความเป็นทางการ หรือ เป็นกันเอง ช่วยให้การสื่อสารนั้น กลมกล่อม สร้างประสบการณ์ที่ดีให้กลุ่มเป้าหมายอยากรับฟังยิ่งขึ้น
“ความเข้าใจที่ดีพอ” จึงเป็นมากกว่า ความรู้ในเรื่องที่จะสื่อสาร แต่ต้องเข้าใจอีกสองมุมที่เหลือ ซึ่งก็คือ เป้าหมายการสื่อสาร และ ตัวผู้ฟังด้วย เพื่อสร้างสมดุล ระหว่าง “การเห็นภาพ” ของผู้ฟังที่แตกต่างกัน แต่ยังคงได้เป้าหมายที่ต้องการด้วย
ลองเช็คกันดูนะครับ ว่ายังมีมุมใดที่ ยังปรับได้อีกบ้าง แล้วคนจะฟังเราเข้าใจมากยิ่งขึ้นครับ