ศูนย์ข้อมูลกลาง‘เควายซี’ทางเลือก..ลดภาระลูกค้า

 ทั้งตัวลูกค้า สถาบันการเงินและภาพรวมเศรษฐกิจ  แต่ด้วยกระบวนการที่มีขั้นตอนมาก อาจเป็นภาระให้กับลูกค้าและเป็นต้นทุนของสถาบันการเงิน

สมาคมบริษัทหลักทรัพย์ไทย จัดทำบทความเรื่อง “ศูนย์ข้อมูล KYC กลาง(Central KYC Registry) อินเดีย.. ตัวอย่างแนวทางช่วยลดภาระการทำ KYC” โดยระบุว่า ผลสำรวจในหัวข้อ The real impact of global changes in Know Your Customer (KYC) regulation on Financial Institutions(2016) โดย Thomson Reuters ได้รวบรวมความเห็นของผู้บริหารสถาบันการเงิน 722 รายใน 7 ประเทศ(อังกฤษ สหรัฐ เยอรมันนี แอฟริกาใต้ ฮ่องกง สิงคโปร์ และออสเตรเลีย) พบว่า ค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ยที่ใช้ในกระบวนการ KYC ของกลุ่มสถาบันการเงินเหล่านี้สูงถึง 60 ล้านดอลลาร์ต่อปี และมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นทุกปี

ขณะที่สถาบันการเงินมีการจ้างบุคลากรเพื่อดูแลด้าน KYC โดยเฉลี่ยแห่งละ 68 ราย และในการรับลูกค้าใหม่แต่ละครั้ง มีระยะเวลาเฉลี่ยถึง 24 วัน และมีแนวโน้มเพิ่มขึ้นอีกในอนาคต โดยสถาบันการเงินติดต่อกลับลูกค้า 4 ครั้งเป็นอย่างน้อย

ในต่างประเทศได้กล่าวถึงแนวคิดการจัดทำฐานข้อมูล KYC กลางขึ้น เพื่อช่วยลดภาระความยุ่งยากทางด้านเอกสาร และการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทุกๆ ครั้งที่ลูกค้าเริ่มทำธุรกรรมกับสถาบันการเงินเป็นครั้งแรก

โดยที่ “อินเดีย” ได้ผลักดันเรื่องนี้อย่างเป็นรูปธรรม รัฐบาลอินเดียวทำการปรับปรุงกฎหมายฟอกเงินเมื่อเดือนก.ค.2558 เพื่อเปิดให้มีการจัดตั้ง Central KYC Records Registry(CKYCR) ภายใต้การดูแลของหน่วยงาน Central Registry of Securitisation Asset Reconstruction and Security Interest of India (CERSAI) เพื่อทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางเก็บบันทึกข้อมูล KYC ของลูกค้าสถาบันการเงินผู้มีหน้าที่รายงานตามกฎหมายฟอกเงินทุกประเภทใน digital form และอนุญาตให้มีการแชร์ข้อมูล KYC ของลูกค้าได้ภายใต้ขอบเขตที่กำหนด

ทั้งนี้ กฎหมายฟอกเงินที่ปรับปรุงดังกล่าว กำหนดให้สถาบันการเงินต้องส่งข้อมูล KYC ของลูกค้าในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้ CKYCR ภายใน 3 วันหลังจากที่ได้เริ่มต้น account-based relationship ล่าสุดCKYCR เปิดให้ส่งข้อมูลลูกค้าแล้ว ซึ่งในระยะเริ่มต้นจะบังคับใช้กับบัญชีของลูกค้ารายย่อยที่เปิดใหม่ตั้งแต่ 1 ส.ค.2559 เป็นต้นไปก่อน กระบวนการโดยสรุปของ CKYCR มีดังนี้

1. สถาบันการเงินผู้มีหน้าที่รายงานตามกฎหมายฟอกเงินจะต้องขึ้นทะเบียนกับ CKYCR ผ่านทาง web portal เพื่อให้ได้รับ username และ link สำหรับตั้ง password ในการเข้าใช้บริการ

2.สถาบันการเงินรวบรวมข้อมูลลูกค้าตามที่ระบุในแบบรายงานมาตรฐานที่เรียกว่า common KYC template ซึ่ง CERSAI จัดทำ และ upload ข้อมูลผ่านทาง web portal ซึ่งรวมถึง รูปถ่าย ลายมือชื่อ และ scan เอกสารหลักฐานเพิ่มเติม เช่น หลักฐานในการะบุตัวตนและที่อยู่ และ upload เข้าระบบด้วย

3.หลังจากตรวจสอบในเรื่อง De-duplication และความถูกต้องกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้องแล้ว CKYCR จะออกเลขหมายระบุตัวตน 14 หลักของลูกค้า(KYC Identifier)โดยลูกค้าสามารถนำ KYC Identifier ไปแจ้งกับสถาบันการเงินรายอื่นๆที่ประสงค์จะทำธุรกรรมด้วยในอนาคต โดยที่สถาบันการเงินรายหลังจะใช้ข้อมูล KYC Identifier ที่ได้รับจากลูกค้า ในการ download ข้อมูลจาก CKYCR

4.หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลลูกค้า สถาบันการเงินซึ่งทราบถึงการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวจะต้อง update ข้อมูลรวมถึงเอกสารหลักฐานใหม่กับ CKYCR โดยเร็ว

ข้อมูลใน CKYCR Operating Guideline 2016 ได้ระบุ Functions and Obligations ของ CKYCR และสถาบันการเงินผู้มีหน้าที่รายงานธุรกรรมไว้ดังนี้

Functions and Obligations ของ CKYCR

- ต้องจัดให้มีการเชื่อมต่อข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความปลอดภัยสูงกับผู้มีหน้าที่รายงานธุรกรรม

- ต้องมีช่องทางการส่งข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูงกับ ID issuing authorities และใช้ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวตามที่ได้รับอนุญาตและเก็บรักษาไว้ที่ CKYCR

- ต้องรับผิดชอบเก็บรักษา คุ้มครอง และเรียกคืน ข้อมูล KYC และจัดให้ข้อมูลเหล่านั้นอยู่ในสภาพที่ใช้ได้บนช่องทางออนไลน์สำหรับสถาบันการเงิน

- ต้องเผยแพร่ข้อมูลลูกค้าที่มีการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบัน

- ต้องทำให้แน่ใจว่าระบบเก็บรักษาข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์อยู่ในสภาพที่สมบูรณ์และสามารถเข้าถึงได้ตลอดช่วงเวลา

- ต้องมีมาตรการที่เหมาะสมเพื่อป้องกันการเข้าใช้ฐานข้อมูล KYC โดยไม่ได้รับอนุญาต

Functions and Obligations ของสถาบันการเงินผู้มีหน้าที่รายงานตามกฎหมายฯ

- ต้องขึ้นทะเบียนกับ CKYCR ตามกระบวนการที่กำหนด

- ต้องสอบยันความถูกต้องของตัวตนลูกค้าและตรวจสอบข้อเท็จจริงเบื้องต้นเกี่ยวกับลูกค้าในการเริ่มต้น account- based relationship กับลูกค้า

- ต้องไม่ใช้ข้อมูล KYC ของลูกค้าที่ได้รับจาก CKYCR เพื่อวัตถุประสงค์อื่นนอกจากการสอบยันตัวตนและที่อยู่ของลูกค้า และต้องไม่เผยแพร่ข้อมูลให้กับบุคคลอื่น

- สถาบันการเงินฯซึ่งเป็นผู้สอบยันข้อมูล KYC หรือปรับปรุงข้อมูล KYC ของลูกค้าเป็นรายสุดท้ายจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบต่อความถูกต้องของข้อมูลตัวตนและที่อยู่ของลูกค้า

กรณีของไทย การจัดทำศูนย์ข้อมูล KYC กลางเป็นอีกแนวคิดที่น่าสนใจและเป็นประโยชน์ต่อการช่วยจัดสรรทรัพยากรในตลาดทุนอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการลดความซ้ำซ้อนในกระบวนการ KYC ที่สถาบันการเงินทุกแห่งต้องทำเหมือนกันในลูกค้ารายเดียวกันลง

อย่างไรก็ตาม การประยุกต์ในไทยมีประเด็นท้าทายหลายด้าน ต้องอาศัยการผลักดันอย่างเป็นรูปธรรมจากทางการ โดยเฉพาะการปรับปรุงข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง การจัดสรรงบประมาณ การกำหนดรูปแบบของหน่วยงานกลางที่จะทำหน้าที่ดังกล่าวตลอดจน ความร่วมมือระหว่างหน่วยงานกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องและสถาบันการเงิน เช่นการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจนในประเด็นสำคัญไม่ว่าจะเป็นหน้าที่การสอบยันความถูกต้องของข้อมูล การปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และการกำหนดขั้นตอนในการทำงานที่สามารถนำไปปฏิบัติได้อย่างเป็นรูปธรรม เป็นต้น