เทคโนโลยีข้อมูล กับความจำเป็นต้องมีคณะกรรมการ

 นับร้อยคณะทั้งทำหน้าที่ประสานการประชุม ให้เกิดขึ้นทั้งในประเทศและต่างประเทศ ช่วงที่ทำหน้าที่ในคณะกรรมการมากสุดนั้น เคยประชุมถึงปีละเกือบหนึ่งร้อยครั้ง ถือได้ว่ามีอาชีพประชุมเลยทีเดียว

เมื่อสมัยเรียนหนังสือ จำได้ว่าครั้งหนึ่งครูเคยบอกว่า เวลาที่องค์กรมีปัญหาตัดสินใจไม่ได้เรื่องใด ให้ตั้งคณะกรรมการ (If you can’t find the solution, then set up the committee) ตอนแรกที่ฟังครู ก็สงสัยว่าทำไมต้องตั้งคณะกรรมการเวลาผู้บริหารแก้ปัญหาไม่ตก ไม่รู้ว่าการตัดสินใจของตนจะถูกหรือผิด เพื่อความปลอดภัย ก็สั่งตั้งคณะกรรมการขึ้นมาพิจารณาตัดสินใจ การตั้งคณะกรรมการจึงเป็นเรื่องที่ผู้บริหารจำนวนมากทำเป็นปกติ จนกระทั่งในบางครั้ง การตั้งคณะกรรมการเป็นเรื่องที่ไม่จำเป็นเลย แต่ก็ตั้งขึ้นมามากมาย เป็นการช่วยผู้บริหารองค์กร ไม่ต้องรับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียว

ผู้บริหารระดับสูงในตลาดหลักทรัพย์ผู้หนึ่งเล่าให้ฟังว่า คณะกรรมการที่ตั้งขึ้นมาจำนวนมากไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จากหลายปัจจัยตั้งแต่ผู้ทำหน้าที่เป็นประธานและกรรมการด้วยกัน การทำหน้าที่กรรมการในบางครั้ง ไม่ใช่เรื่องพิจารณาหาข้อยุติ แต่เป็นเรื่องของการเจรจาต่อรองของแต่ละฝ่าย เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุด การมีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นมักกระจุกตัว คนที่พูดเก่งก็มักจะแสดงความเห็นมาก ในขณะที่คนพูดไม่เก่งก็จะไม่พูดอะไร แต่ก็ขึ้นอยู่กับความยากง่ายของเรื่องที่ประชุมด้วย ท่านเคยเล่าให้ฟังเชิงเสียดสีว่า เวลาประชุมเรื่องจักรยาน ผู้เข้าประชุมจะแสดงความคิดเห็นหลากหลายมากเพราะทุกคนรู้เรื่องจักรยาน กว่าจะเลิกประชุมใช้เวลานานมาก แต่พอประชุมโครงการลงทุนระดับหมื่นล้านแสนล้านเกือบจะไม่มีใครแสดงความคิดเห็นอะไร ทั้งนี้เพราะกรรมการที่ประชุมไม่มีความรู้เกี่ยวกับการลงทุนขนาดใหญ่ การประชุมจบเร็ว

ประเทศไทย รัฐบาลยุค คสช. ในปัจจุบันกำลังมีการแต่งตั้งคณะกรรมการจังหวัดทุกจังหวัด นอกจากคณะกรรมการจังหวัดแล้ว แต่ละกระทรวงก็ยังมีการแต่งตั้งคณะกรรมการย่อยๆอีกเป็นจำนวนมาก รัฐบาลคาดหวังว่าคณะกรรมการจังหวัดจะช่วยพิจารณาตัดสินเรื่องภายในจังหวัดก่อนที่จะส่งมาให้ส่วนกลางตัดสินใจเป็นครั้งสุดท้าย แต่องค์ประกอบของคณะกรรมการระดับจังหวัดนั้นประกอบด้วยเจ้าหน้าที่รัฐในส่วนภูมิภาคจำนวนมาก การพิจารณาตัดสินใจจึงเชื่อว่าจะเน้นที่นโยบายของส่วนกลางมากกว่าความคิดของคนในพื้นที่ และเมื่อเป็นเช่นนั้น การทำงานของคณะกรรมการก็คงไม่มีผลต่างกับการสั่งการจากส่วนกลาง ซึ่งแม้ไม่มีคณะกรรมการก็ทำอยู่แล้ว

การตั้งคณะกรรมการมากเกินความจำเป็น ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์อะไร เสียเวลา เสียค่าใช้จ่าย ทำให้เกิดระบบราชการ เกิดภาวะ เร็ดเทป (Red Tape) และทำให้เกิดการเผชิญหน้าโดยไม่จำเป็น ในหลายๆเรื่องจึงไม่ควรต้องมีการตั้งคณะกรรมการเลย การมีคณะกรรมการกลายเป็นการฟอกตัวของผู้บริหารที่ไม่ต้องการรับผิดชอบโดยตรง และผลักให้เป็นเรื่องของคณะกรรมการทั้งๆที่ตัวเองเป็นผู้มีบทบาทสำคัญในการตัดสินใจ นี่ถือเป็นการผลักภาระรับผิดชอบกันตรงๆ ซึ่งไม่น่าจะถูกต้องนัก ยิ่งในระบบราชการไทยที่การแต่งตั้งคณะกรรมการจำนวนมาก ประกอบด้วยผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานจำนวนมาก แต่ในทางปฏิบัติกรรมการเหล่านั้นเกือบจะไม่มาประชุมเลย มีแต่ส่งผู้แทนเข้าร่วมประชุม ซึ่งผู้แทนที่เข้าประชุมแทนก็ไม่สามารถตัดสินใจอะไรได้นอกจากรับข้อมูลเพื่อนำกลับไปเท่านั้น การประชุมแบบนี้เกือบจะไม่มีประโยชน์อะไรเลย

การตั้งคณะกรรมการเพื่อแก้ปัญหา โดยคณะกรรมการไม่สามารถตัดสินใจได้นั้น เป็นเรื่องสูญเปล่าโดยสิ้นเชิง ถึงแม้จะแค่ระดับกลั่นกรองก็อาจไม่ได้ประโยชน์ ในบางครั้งการทำงานของคณะกรรมการ มีลักษณะจัดสรรจำนวนกรรมการให้เท่ากันในแต่ละฝ่าย พิจารณาในแง่หนึ่งแสดงให้เห็นว่ามีความเสมอภาคกัน แต่ในทางปฏิบัติจะทำให้เกิดปัญหาในการตัดสินใจเพราะถ้ามีการออกเสียง คะแนนเสียงก็จะเท่ากัน ทำให้เกิดสภาวะไม่มีทางออกอย่างที่เรียกว่าถึงทางตัน (Stalemate) อยู่บ่อยๆเพราะไม่รู้จะไปทางไหน นี่ก็เป็นอีกปัญหาของการประชุมแบบเอาใจทุกฝ่าย ในที่สุดแล้วก็ไม่สามารถหาข้อยุติใดๆได้

ในปัจจุบัน การประชุมแบบใหม่สามารถทำได้โดยผู้ที่ทำหน้าที่กรรมการไม่ต้องเข้าประชุมแบบต่อหน้า (Face- to- face) อย่างที่เคยทำในอดีต แต่ประชุมแบบออนไลน์ หรือทำเป็น online conference การประชุมแบบนี้ประหยัดเวลา ไม่ต้องเดินทาง ไม่เสียค่าใช้จ่าย แต่ก็มีปัญหาเรื่องประสิทธิภาพของการประชุม เพราะเมื่อไม่ได้เห็นหน้ากัน การควบคุมการประชุมให้เดินไปในแนวทางที่ประธานการประชุมต้องการก็ทำได้ยากขึ้น แม้ว่าจะเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความเห็นได้มากขึ้น แต่ก็ทำให้บางอย่างเกินกว่าที่จะควบคุมได้เพราะไม่ได้อยู่ในที่ประชุมแบบต่อหน้า การประชุมแบบนี้จึงมีทั้งจุดอ่อนและจุดแข็งในตัวเอง

ผลจากการที่มีเทคโนโลยีสื่อสารสมัยใหม่ ประกอบกับการจัดการด้านฐานข้อมูลที่ทันสมัย ทำให้น่าคิดว่า จำเป็นหรือไม่ที่จะต้องมีการจัดตั้งคณะกรรมการจำนวนมาก องค์กรสมัยใหม่พยายามจัดโครงสร้างการทำงานให้เป็นรูปแบบที่เรียกว่า องค์กรแนวนอน (Horizontal Organization) หรือองค์กรแนวราบ (Flat Organization) มากขึ้น โดยใช้เทคโนโลยีการสื่อสารและฐานข้อมูลเดียวกันเข้ามาสนับสนุน ไม่จำเป็นต้องจัดตั้งการทำงานหลายระดับ เช่นส่วนกลาง ระดับเขต ระดับจังหวัด ระดับท้องถิ่น เพราะข้อมูลระดับท้องถิ่นสามารถส่งตรงมาที่ส่วนกลางได้เลย และการสนับสนุนจากส่วนกลางก็สามารถส่งตรงไปยังท้องถิ่นได้เลย การตั้งสำนักงานเขต สำนักงานภาค สำนักงานจังหวัดเป็นเรื่องไม่จำเป็น ทำให้เกิดความล่าช้าเพราะเกิดขั้นตอน และใช้เวลาไปกับการทำงานที่ไม่ได้สร้างผลผลิตอะไร สิ่งเหล่านี้ เทคโนโลยีทำแทนได้อยู่แล้ว

ตัวอย่างหนึ่งที่อยากจะให้พิจารณาคือระบบสุขภาพของประเทศไทย ที่มีปัญหาทั้งเรื่องการบริหารจัดการและเรื่องงบประมาณตลอดมา น่าที่จะมีการใช้เทคโนโลยีข้อมูลเพื่อสุขภาพที่เรียกว่า Health Information Technology (HIT) ซึ่งในปัจจุบันใช้กันแพร่หลายในประเทศที่พัฒนาแล้ว ระบบฐานข้อมูลนี้ทำให้สามารถลดค่าใช้จ่าย และเกิดการใช้ข้อมูลฐานเดียวกัน มีประโยชน์อย่างยิ่งเพราะทำให้คุณภาพของการดูแลสุขภาพมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ป้องกันความคลาดเคลื่อนทางการรักษาพยาบาลได้ เพราะข้อมูลถูกต้องและระบบกระบวนการถูกต้อง ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานและกระบวนการทำงาน ลดการสิ้นเปลืองการใช้กระดาษ ขยายขอบเขตการสื่อสารเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อสุขภาพให้กว้างขวางมากยิ่งขึ้น สามารถใช้ติดตามตรวจสอบการแพร่ขยายของโรค ติดตามตรวจสอบการบริหารจัดการโรคที่ติดต่อหรือเรื้อรังได้ดีขึ้น สามารถประเมินความคุ้มค่าหรือคุณค่าได้ นอกจากนี้ยังช่วยในการวิเคราะห์ตรวจติดตามปัญหาสุขภาพ ติดตามการรักษาพยาบาลดูแลผู้ป่วยที่ไม่ได้นอนโรงพยาบาล ช่วยในงานวิจัยและพัฒนางานเภสัชกรรม ทำให้คลินิกปฏิบัติงานได้ผลดีขึ้น และสุดท้ายเทคโนโลยีนี้ยังสามารถช่วยสืบค้นแหล่งกำเนิดของความผิดพลาดคลาดเคลื่อนได้อีกด้วย

ถ้าหากระบบสุขภาพของประเทศใช้เทคโนโลยีข้อมูลสุขภาพ (HIT) เช่นว่านี้ ทุกหน่วยงานจะมีข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน การสื่อสารจะเข้าใจตรงกัน และเมื่อส่วนกลางจะมีการพิจารณาเรื่องงบประมาณรายจ่ายเพื่อหน่วยงานที่ปฏิบัติงานในพื้นที่ ก็สามารถทำได้โดยตรง ไม่ต้องผ่านขั้นตอนสำนักงานเขต/ภาค สำนักงานจังหวัด สำนักงานส่วนท้องถิ่น การเสนอขอและรับงบประมาณจากหน่วยงานระดับล่างส่งถึงระดับบนทำได้โดยตรง ถ้าเป็นเช่นนี้ เราจะประหยัดเงินจากการสูญเสียเพราะค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นในการตั้งสำนักงานภาค/เขต สำนักงานจังหวัด สำนักงานท้องถิ่น ที่ต้องเพิ่มบุคลากรที่ไม่ได้ช่วยให้ผลผลิตเพิ่มขึ้น การทุจริตคอรัปชั่นน่าจะลดลงเพราะไม่ต้องผ่านขั้นตอน ไม่มีการใช้ดุลยพินิจ องค์กรแนวราบหรือแนวนอนจะช่วยประหยัดงบประมาณ ทำให้ปัญหางบประมาณไม่เพียงพอลดลง และแน่นอนว่าประโยชน์ก็จะเกิดกับทั้งองค์กร ประชาชน สังคม ชุมชนโดยทั่วกัน