วิธีเอาชนะงานท่วมหัว

วิธีเอาชนะงานท่วมหัว

หลายคนชอบบ่นว่างานเยอะจนท่วมหัว แต่ไม่เสร็จสักงาน ถ้าเป็นคนใหญ่คนโต การงานจะค้างคาจนกระทั่งท่วมท้น

เหมือนที่ท่านบ่นไว้ก็คงไม่เป็นอะไร ยิ่งใหญ่โต ยิ่งต้องมีงานท่วมหัว แต่ถ้าไม่ใช่คนใหญ่คนโตแล้วเกิดอาการงานท่วมหัว ต้องหาทางแก้ไขให้การงานที่ท่วมอยู่นั้นเสร็จสิ้นลงไปบ้าง อย่าปล่อยให้กลายเป็นงานค้างคาไม่มีอะไรเสร็จสักอย่าง พึงระลึกไว้เสมอว่า ความสำเร็จของคนทำมาหากินไม่ใช่อยู่ที่จำนวนงานที่เยอะ แต่อยู่ที่จำนวนงานที่ทำสำเร็จ ไม่มีประโยชน์อันใดที่จะโอ้อวดด้วยจำนวนการงานที่คั่งค้าง แต่ควรโอ้อวดด้วยจำนวนงานที่กระทำสำเร็จต่างหาก คนสำคัญคือคนที่ทำงานสำเร็จ ไม่ใช่คนที่โกยงานมาไว้ที่หน้าตักตนเอง แล้วทำท่าขยันขันแข็ง แต่ไม่เสร็จสักงาน

หนทางหนึ่งในการแก้ไขงานค้างคาจนเหมือนงานท่วมหัว เริ่มต้นด้วยการจำแนกงานที่กองอยู่ข้างหน้าออกเป็นสี่แบบ ได้แก่ แบบแรกเป็นงานที่ได้รับมอบหมายให้ทำ แต่ยังไม่ได้เริ่มต้นทำอะไรสักอย่าง งานแบบนี้ให้ลองนึกดูว่าเราเป็นคนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานนี้หรือไม่ ถ้าใช่ก็ปล่อยงานเข้าคิวรอไว้ให้เรามีเวลาทำงานนั้นก่อน ถ้าไม่ใช่แต่เราอยากทำ เพราะทำแล้วเจ้านายพอใจ ก็ต้องนึกดูว่าจะลงมือทำงานนั้น ทรัพยากรที่เรามีอยู่พอทำได้หรือไม่ ถ้ายังไม่พอก็ให้จัดทำรายการทรัพยากรที่ต้องใช้ และช่องทางแสวงหาทรัพยากรเหล่านั้น

เพื่อไม่ให้ขลุกขลักตอนลงมือทำงาน ถ้าเป็นคนโปรดของเจ้านายจริงๆ ทรัพยากรน่าจะหาได้ไม่ยาก แต่ถ้าเป็นตัวร้ายของเพื่อนฝูง อาจหาทรัพยากรได้บางส่วน ก็ต้องคิดต่อไปว่าที่ขาดอยู่นั้นจะหามาได้อย่างไร ถ้านึกเท่าใดก็นึกไม่ออกว่าตัวเราเหมาะกับงานนั้น คราวนี้เป็นเรื่องใหญ่เพราะโอกาสที่งานนั้นจะไม่เสร็จมีอยู่มาก อาจต้องคิดเรื่องงานอื่นที่ต้องสร้างความสำเร็จมาชดเชยความล้มเหลวจากการทำงานที่เราไม่ถนัด หรือหาทางปล่อยงานไปให้คนอื่นที่พร้อมกว่าเรา

งานแบบที่สองคือ งานที่กำลังลงมือทำอยู่ ต้องดูว่าจำนวนงานที่กำลังทำพร้อมๆ กันอยู่นั้น เกินกำลัง เกินขีดความสามารถของเราหรือไม่ ถ้าคิดว่าเกินกำลังแน่ๆ มีงานที่เดินหน้าไปพร้อมๆ กันนับเป็นสิบ ให้จัดลำดับความสำคัญว่างานใดมีโอกาสเสร็จได้มากกว่ากัน แล้วทำงานที่มีโอกาสเสร็จสูงๆ ให้สำเร็จโดยเร็ว ปัดงานที่โอกาสสำเร็จต่ำมากๆ เอาไปรวมไว้ในงานแบบแรก คือเอางานที่โอกาสสำเร็จต่ำๆ ย้อนไปไว้ในกลุ่มงานรอจะทำ ถ้าลดงานที่กองอยู่ข้างหน้าลงไปได้บ้าง ย่อมสามารถทุ่มเทให้งานที่เหลืออยู่สำเร็จเสร็จสิ้นได้ง่ายขึ้น รับมือกับลูกบอลสี่ห้าลูกย่อมรับได้ยากกว่ารับลูกบอลสองสามลูก งานจะท่วมหัวหรือไม่ขึ้นกับจำนวนงานแบบนี้มาก ต้องพยายามดันงานที่กำลังทำไปสู่งานแบบที่สาม คืองานที่รอการตรวจสอบให้เร็วที่สุด แต่เร็วสุดๆ ได้แค่ไหน สุดแล้วแต่จำนวนงานที่ต้องทำในขณะนั้น ถ้าไม่รู้จักจัดอันดับความสำคัญ งานก็ล้นมือจนทำไม่เสร็จสักอย่าง คนทุกคนมีเพดานจำกัดในจำนวนงานที่ทำได้พร้อมๆ กัน

การงานหลายอย่างไม่ได้จบลงที่การตรวจสอบ ซึ่งคนทำกับคนตรวจมักเป็นคนละคนกัน ดังนั้นงานแบบที่สามคืองานที่ต้องรอการตรวจสอบ งานแบบนี้ความสำเร็จขึ้นอยู่กับคนอื่น การประสานงานที่ดีจึงเป็นหัวใจของความสำเร็จของงานแบบนี้ การตรวจสอบจะผ่านไปด้วยดี ถ้าคนทำงานเข้าใจขั้นตอนการตรวจสอบดีพอ คนทำต้องรู้ว่าคนตรวจต้องการทราบอะไร ต้องตรวจอะไรละเอียดมากน้อยแค่ไหน งานแบบนี้จึงเป็นงานเตรียมการสำหรับให้คนตรวจทำงานได้โดยราบรื่น ดังนั้นอย่าเสียเวลาไปกับการโต้แย้งว่างานฉันดี แต่แกตรวจไม่ดี แต่ควรทุ่มเวลาไปกับการตระเตรียมข้อมูลที่ใช้ยืนยันว่าเราทำงานถูกต้องตรงตามที่ต้องมีการตรวจยืนยัน ขยันเสนอข้อมูลยืนยันความสอดคล้องกับเกณฑ์ที่ใช้ในการตรวจสอบ ดีกว่าขยันแก้ตัวเรื่องนั้นเรื่องนี้ ถ้างานดีจริง อย่ากลัวกระจก แต่ให้พยายามให้กระจกสะท้อนภาพงานของเราได้ชัดเจนที่สุดจะดีกว่า

งานแบบที่สี่คืองานที่ทำแล้วตรวจแล้ว ซึ่งงานแบบนี้ดูน่าจะพ้นมือของเราไปแล้ว แต่ถ้าไม่มีการบอกกล่าวให้คนอื่นที่เกี่ยวข้องได้ทราบ งานเสร็จแล้วในมือเรา จะยังคงเป็นงานค้างอยู่ที่เราในสายตาคนอื่น จึงต้องหาหนทางบอกกล่าวความสำเร็จของงานที่ทำให้คนอื่นที่เกี่ยวข้องได้ทราบ ซึ่งจะประหลาดใจที่พบว่าหลายหน่วยงานมีประกาศแค่ว่างานใดอยู่กับใคร ไม่เคยมีการประกาศว่างานไหนเสร็จแล้วบ้าง ยกเว้นงานที่ต่อโยงกันเป็นห่วงโซ่ งานของคนหนึ่งเสร็จเมื่อใด อีกคนหนึ่งก็มารับต่อไปทันที ถ้าห่วงโซ่การทำงานไม่ชัดเจน งานเราเสร็จแล้ว แต่ไม่บอกคนอื่นในห่วงโซ่การทำงานเดียวกัน งานนั้นก็ยังกองอยู่กับเรา นานวันไปแม้ตนเองก็จะจำไม่ได้ว่าทำอะไรเสร็จไปแล้วบ้าง อย่าแค่ทำงานให้เสร็จ ต้องทำให้คนอื่นรู้ด้วยว่างานเราเสร็จแล้ว ความสำเร็จที่แท้จริงไม่ได้วัดกันด้วยจำนวนงานที่ทำเสร็จ แต่วัดกันที่จำนวนงานที่คนอื่นเห็นว่าเราทำสำเร็จต่างหาก

วันไหนคิดว่างานท่วมหัว ขอให้แยกแยะงานให้ชัดว่าอะไรจะทำ อะไรกำลังทำ อะไรสำคัญกว่าอะไร งานไหนรอใครมาตรวจสอบ และงานไหนเสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้บอกคนอื่น ทำได้ตามนี้งานท่วมหัวไม่เกิดแน่นอน