จะมีวันทำให้งานที่มีอยู่ทั้งหมดเสร็จได้ไหม?

วันนี้เราลองมาดูปัญหาที่ผู้บริหารมักจะเผชิญ และแนวคิดทางด้านการจัดการในปัจจุบันจะช่วยทุกท่านแก้ไขหรือตอบปัญหาเหล่านั้นได้อย่างไร (คำถามและแนวคำตอบทั้งหลายนั้นผมรวบรวมมาจากนิตยสารstrategy + business ที่ได้รวบรวมคำถามสำคัญสำหรับผู้บริหาร เนื่องในโอกาสครบรอบ20 ปี)

เริ่มต้นที่คำถามโลกแตก ที่เชื่อว่าท่านผู้อ่านจำนวนมากกำลังประสบอยู่นั้นคือ“จะทำงานที่มีอยู่ทั้งหมดให้เสร็จได้อย่างไร?”เนื่องจากพอเราก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งสูงขึ้นเรื่อยๆงานต่างๆทั้งงานราษฎร์งานหลวงงานสังคมงานครอบครัวงานส่วนตัวฯลฯก็จะถาโถมเข้ามาตลอดเวลาหลายๆครั้งเราจะมีความรู้สึกว่า งานทั้งหมดที่เราจะต้องคิดจะต้องทำนั้นมากกว่าเวลาที่เรามีอยู่ทั้งหมด

เมื่อท่านก้าวขึ้นสู่ตำแหน่งบริหารท่านจะมีทั้งงานประจำที่ต้องทำงานเชิงรุกเชิงพัฒนาที่ต้องคิดและขับเคลื่อนงานสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและหน่วยงานอื่นๆที่ต้องทำงานแก้ไขปัญหาต่างๆทั้งปัญหาระยะสั้นและปัญหาระยะยาวการตอบอีเมลอ่านไลน์ตอบข้อความส่วนบุคคลต่างๆฯลฯยังไม่นับรวมปัญหาหรือเหตุการณ์เฉพาะหน้าที่เข้ามาได้ทุกระยะๆทำให้สุดท้ายแล้วผู้บริหารมักจะตั้งคำถามกับตัวเองเสมอครับว่า“แล้วจะมีเวลาทำงานทั้งหมดให้สำเร็จได้หรือ?”

คำตอบที่บรรดานักคิดและผู้บริหารองค์กรต่างๆร่วมกันให้ต่อคำถามในลักษณะนี้ก็คือ“ไม่มีทาง”ดังนั้นจึงจะต้อง“ทำใจและยอมรับ” ครับว่า ไม่มีทางที่จะทำงานต่างๆที่คิดขึ้นอยากจะทำหรือมีได้เสร็จ และสำเร็จลุล่วงลงไปได้โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าท่านก้าวเป็นผู้บริหารระดับสูงขึ้นไปเรื่อยๆ

อย่างไรก็ดี ปัจจุบันได้มีการศึกษาแนวคิดและเครื่องมือทางด้านการจัดการ ที่เข้ามาช่วยเราจัดระบบของงานต่างๆที่ต้องทำอยู่หลายแนวทางด้วยกันครับเริ่มตั้งแต่การใช้หลักของGetting Things Done (GTD)ที่David Allen พัฒนาขึ้นมา (และผมเพิ่งเขียนบทความเกี่ยวกับเรื่องนี้ไปไม่นาน) เข้ามาช่วยโดยเริ่มจากสิ่งต่างๆที่อยู่ในหัวหรือความคิดของเรานั้นจงจดบันทึกไว้จากนั้นงานไหนทำได้เลยภายใน2 นาทีก็จงทำงานไหนมอบให้ผู้อื่นทำได้ก็จงมอบงานไหนต้องทำเองก็จัดระเบียบจัดกลุ่มให้เรียบร้อยจากนั้นก็หมั่นทบทวนสิ่งที่จดบันทึกอยู่บ่อยๆเพื่อที่จะได้ทำให้งานที่สำคัญหรือต้องทำได้รับการทำให้สำเร็จ

นอกจากนี้ ก็ยังมีแนวคิดเพิ่มเติมจากTasha Eurich อีกครับว่าวิธีการหนึ่งในการทำให้งานสำเร็จนั้นคือการมีสิ่งที่จะทำให้น้อยลงโดยในทุกๆวันให้นำรายการของกิจกรรมหรือสิ่งที่ยังไม่ได้ทำ(undone) ออกจากลิสต์ที่เขียนขึ้นมาและจงตัดสินใจเสียว่า กิจกรรมดังกล่าวจะไม่ทำอีกต่อไปซึ่งก็เป็นแนวคิดที่น่าสนใจนะครับว่าเจ้าundone ที่เราเอาออกนั้นคือสิ่งที่เราตัดสินใจว่าจะไม่ทำตลอดไปและสุดท้ายก็จะทำให้เรามีสิ่งที่ยังไม่ได้ทำน้อยลง

ส่วนStephen Covey เจ้าของหนังสือThe 7 Habit of Highly Effective People อันลือลั่น ก็ได้ให้คำแนะนำที่น่าสนใจต่อการจัดการกับงานต่างๆที่มีอยู่อย่างมากมาย นั้นคือBegin with the end in mind ซึ่งเป็นHabit ที่2 ในทั้งหมด7 พฤติกรรมโดยให้เริ่มต้นคิดจากเป้าหมายว่า สุดท้ายแล้วเราต้องการที่จะเป็นคนอย่างไรทำอะไรและสิ่งที่สำคัญคือ ให้จัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่มีความสำคัญมากกว่าสิ่งที่ด่วนเนื่องจากหลายครั้งเราทำสิ่งต่างๆโดยความเร่งด่วนแต่กลับไม่ใช่สิ่งที่มีความสำคัญทำให้หลายๆครั้งงานที่เราทำไปนั้นถึงแม้จะเสร็จและสำเร็จแต่กลับไม่ได้ให้ความรู้สึกที่ดีหรือสำเร็จตามไปด้วยเพราะเราทำแต่งานที่ด่วนแต่ไม่มีความสำคัญ

สุดท้ายก็เป็นอีกแนวคิดที่น่าสนใจเขียนโดยAdam Gopnik ตั้งแต่ปี2002 แล้วครับว่าถ้าไม่อยากจะยุ่งและวุ่นวายในชีวิตก็พยายามที่จะรู้จักคนให้น้อยลงจากที่เป็นอยู่อ่านดูแล้วเหมือนจะเป็นคนที่ขาดสังคมแต่Adam นั้นยกตัวอย่างว่า ในอดีตคนไม่เคยบ่นว่ายุ่งหรือวุ่นวายจนกระทั่งมีรถไฟและโทรเลขที่ทำให้คนมาเจอมีสังคมและรู้จักกันมากขึ้นความวุ่นวายถึงได้เริ่มที่จะตามมาซึ่งก็จริงนะครับยิ่งยุคปัจจุบันที่เราเน้นการสร้างเครือข่าย(Networking) และสังคมออนไลน์ก้าวเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตทุกๆคนท่านผู้อ่านรู้สึกไหมครับว่า ชีวิตวุ่นวายขึ้นมีกิจกรรมมากขึ้นมีงานมากขึ้นเวลาสงบมีน้อยลงจึงไม่แปลกใจว่า ทำไมเดี๋ยวนี้ถึงนิยมเรื่องของSlow Life กันมากขึ้น

สรุปนะครับว่า เราคงต้องทำใจที่ว่างานที่มีอยู่ทั้งหมดนั้นจริงๆคงไม่มีวันเสร็จหรือสำเร็จไปได้ส่วนในอนาคต ถ้าไม่อยากจะวุ่นวายยุ่งยากงานเยอะเหมือนในปัจจุบัน ก็คงจะต้องสังคมให้น้อยลงรู้จักคนให้น้อยลงครับ (แต่จะเป็นไปได้จริงหรือ?)