ทุกครั้งที่มีการประชุม หมายถึงมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ยิ่งประชุมกันนาน ค่าใช้จ่ายก็ยิ่งเพิ่มขึ้น วันนี้การประชุมมีหลากหลายรูปแบบ
จากการประชุมดั่งเดิม ไปสู่การสัมมนา การระดมสมอง การหารือกลุ่ม การบรรยายสรุป การกล่าวนำเปิดงาน และอีกสารพัดชื่อที่เรียกขานกันให้ดูดี แต่ไม่ว่าจะเรียกว่าอะไรก็มีค่าใช้จ่ายทั้งนั้น
การประชุมแต่ละครั้งต้องได้ประโยชน์กลับคืนมา ให้คุ้มค่ากับที่ต้องจ่ายไป ผู้บริหารต้องรู้ว่า ประชุมครั้งหนึ่งมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นมากน้อยเพียงใด ค่าใช้จ่ายนี้ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ค่าอาหารว่างที่มาเลี้ยงดูกันในระหว่างการประชุม ไม่ได้มีแค่ค่าใช้จ่ายจิปาถะเกี่ยวกับห้องประชุม ไม่ได้มีแค่ค่าเบี้ยประชุม แต่ยังรวมถึงค่าเวลาของคนที่มาประชุม ตลอดจนกระทั่งค่าเสียโอกาสที่คนที่มาประชุมจะไปทำอย่างอื่น ที่สามารถสร้างให้เกิดคุณค่า ได้มากกว่าการมานั่งพูดนั่งฟังกันอยู่ในห้องประชุม
การประชุมไม่ใช่งานประจำที่ต้องกระทำกันเป็นประจำ แต่เป็นงานที่ต้องทำเพื่อให้สามารถตัดสินใจเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ได้ผลดีกว่าการตัดสินใจโดยอาศัยวิธีอื่น ดังนั้น จึงควรมีการประชุมเท่าที่จะได้ประโยชน์จริงๆ เท่านั้น ผู้บริหารที่บ่นว่าเหนื่อยเหลือเกินที่ต้องประชุมทั้งวันมาตลอดทั้งสัปดาห์ แปลว่าผู้บริหารคนนั้นประกอบอาชีพประชุม คือมีหน้าที่ประชุมอย่างเดียวจริงๆ ไม่ได้ทำหน้าที่บริหาร วันนี้มีหนทางอื่นมากมายที่ทดแทนการประชุมได้ โดยค่าใช้จ่ายต่ำกว่ามาก เปลืองเวลาน้อยกว่ามาก แต่ได้ผลไม่ต่างกัน
วาระการประชุมที่คุ้นเคยกันแทบทุกการประชุม คือ เรื่องแจ้งเพื่อทราบ แต่ก่อนนี้การประชุมเป็นหนทางเดียวที่จะบอกกล่าวเรื่องราวต่างๆ ให้ทราบกันทั่วหน้า การประชุมจึงเริ่มต้นด้วยการบอกกล่าวเรื่องนั้นเรื่องนี้ให้ทราบทั่วกัน ซึ่งจะทราบหรือไม่ทราบเรื่องที่บอกกล่าว ก็แทบไม่มีผลใดกับการประชุมในวาระต่อๆ ไป บางการประชุมจึงขึ้นต้นด้วยเรื่องแจ้งเพื่อทราบนับสิบเรื่อง หลายคนที่เข้าประชุมเป็นอาชีพ มักใช้จังหวะนี้แสดงความสามารถนานาประการ ที่ฟุ้งกระจายไปจากเรื่องที่เป็นสาระสำคัญของการประชุมนั้น วาระแจ้งเพื่อทราบจึงยืดยาว และเต็มไปด้วยการอภิปรายที่ไม่เป็นประโยชน์กับการตัดสินใจ ในสาระสำคัญของการประชุมนั้น
ดังนั้น ถ้าอยากลดเวลา ลดค่าใช้จ่ายในการประชุม ลองหันมาแจ้งเพื่อทราบโดยผ่านหนทางอื่น ตั้งแต่เว็บของหน่วยงาน อีเมล ไปจนกระทั่งไลน์ หรือแอปอื่นๆ ที่ทำหน้าที่คล้ายคลึงกัน ถ้าห่วงความลับจะรั่วไหล ก็หาคนรู้ไอทีมาช่วยจัดการให้ได้ไม่ยากเย็น การล้วงข้อมูลคนอื่นในระบบไอทีวันนี้ผิดกฎหมาย และมีบทลงโทษรุนแรงไม่แพ้การก่ออาญากรรมอื่นๆ ใครจะทำคงคิดหนักอยู่ จึงไม่น่าจะกังวลกับคำเล่าลือเกี่ยวกับการลักลอบล้วงข้อมูลมากเกินไป บางแห่งที่ทำท่าทางจริงจังเกี่ยวกับการรั่วไหลของข้อมูลการประชุม ก็ยังเห็นกระดาษบันทึกเรื่องที่ประชุมกันไปมาชั่งกิโลขายกันอยู่บ่อยๆ
การประชุมที่คุ้มค่านั้น ต้องกำหนดล่วงหน้าอย่างกระจ่างชัดว่า การประชุมครั้งนี้ต้องมีผลการตัดสินใจเรื่องอะไรบ้าง ต้องตกลงเรื่องอะไรกันบ้าง และทุกคนที่จะมาประชุมต้องรู้ตัวแล้วว่า เรื่องนี้ตัวฉันมีความคิดความเห็นประกอบการตัดสินใจของฉันอย่างไรบ้าง ต้องรู้ตัวก่อนเริ่มประชุม ไม่ใช่มารู้ในห้องประชุม หากผู้เข้าประชุมทุกคน เป็นคนที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเรื่องนั้นจริงๆ แล้ว จะหาข้อสรุปได้ไม่ยาก เพราะมักจะมีข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนั้นอยู่แล้ว
แต่ที่ทำให้การประชุมยืดยาวนั้น มาจากการที่มีคนที่ไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรงกับการตัดสินใจเรื่องนั้นมาร่วมประชุมอยู่ด้วย ซึ่งมักเป็นผู้ที่มาจากนอกวงการ ไม่คุ้นเคยกับเรื่องนั้นมากเท่าที่ควร หรือไม่ก็เรื้อเวทีเรื่องนั้นจนติดตามพัฒนาการที่เกิดขึ้นไม่ได้ การประมวลผลข้อมูลนั้นหากมีข้อมูลที่แตกกลุ่มออกไปมากๆ การประมวลผลให้ได้สาระขึ้นมาทำได้ยากมาก ความคิดเห็นที่กระจายไปจากสาระหลักที่ประชุมกันมากๆ ทำให้หาข้อสรุปได้ยากมากขึ้น และเสียเวลามาก จะประชุมให้คุ้มค่าต้องรู้ว่า ใครบ้างที่จำเป็นกับการประชุมนั้นจริงๆ คนที่ไม่ได้เกี่ยวข้องโดยตรง ก็บอกกล่าวหรือรับฟังความคิดความเห็นกันทางสารพัดช่องทางไอที ที่มีอยู่อย่างหลากหลาย อย่ามีคนที่เป็นส่วนเกินในการประชุม เพียงเพื่อตอบแทนหรือเอาใจท่านใดท่านหนึ่ง
ถ้ามีการกระจายอำนาจการตัดสินใจอย่างเหมาะสมสำหรับการงานนั้น จะช่วยลดการประชุมที่ไม่จำเป็นลงไปได้มาก ผู้บริหารที่ห่วงอำนาจตัดสินใจแทบทุกเรื่องไว้ที่ตนเอง จะมีการประชุมมากกว่าผู้บริหารที่ปล่อยอำนาจการตัดสินใจหลายๆ เรื่องให้กับลูกน้อง เล่ากันว่ามีผู้บริหารของหน่วยงานหนึ่ง รับประทานอาหารเช้า กลางวัน และเย็นในห้องประชุมแทบทุกวัน คือประชุมตั้งแต่เช้ายันเย็น วันหนึ่งมีสามสี่การประชุม ผู้บริหารหน่วยงานนี้ภูมิอกภูมิใจกับการทำงาน โดยมีการประชุมเช้ายันเย็นในสารพัดรูปแบบในทุกระดับ ซึ่งแตกต่างไปจากผู้บริหารชุดเดิม ที่ไม่ค่อยจะมีการประชุมมากเท่าใดนัก ทำงานกันมาโดยไม่เคยเห็นการกินข้าวสองสามมื้อในการประชุม
ผลลัพธ์จากการบริหารด้วยการประชุมเจ็ดวันเช้ายันเย็นสามสี่ปี ปรากฏว่าหน่วยงานนั้นติดอันดับหกเจ็ดร้อยของโลก จากเดิมที่บริหารแบบไม่ค่อยมีการประชุมที่ติดอันดับสามร้อยกว่าๆ ผู้บริหารที่ทุ่มเทประชุมมาอย่างต่อเนื่อง ไม่เพียงแต่จะไม่สามารถรักษาความสามารถของหน่วยงานไว้ได้ แต่การประชุมมากมายเกินสมควร ยังทำให้ความสามารถของหน่วยงานนั้นลดลงอย่างน่าใจหายอีกด้วย
ความสำเร็จของการบริหาร ไม่สามารถวัดได้จากปริมาณการประชุม ความสำเร็จอยู่ที่การสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงาน ให้คนทำงานได้เต็มความสามารถ จนปรากฏผลที่ดีให้เห็น ที่ไหนมีการประชุมมากเกินไป ที่นั่นมีสภาพแวดล้อมที่บั่นทอนความสามารถในการทำงานของที่นั้น
