ยังควรมีหัวข้อ Competency ในใบประเมินผลงาน อยู่อีกหรือไม่?

โดยทั่วไปหัวข้อประเมินก็จะมีทั้งส่วนที่เป็น KPI และ Competency แต่แนวโน้มหลายๆ องค์กร ก็จะพยายามให้เกิดความชัดเจนในการประเมินผลให้มากขึ้น บางองค์กรก็อยากจะให้เป็นหัวข้อ KPI ทั้งหมดด้วยซ้ำไป

หลายคนในองค์กรที่ต้องรับผิดชอบเรื่องนี้ อาจเกิดมีคำถามขึ้นมาว่า หัวข้อที่เป็นการประเมินพฤติกรรม ยังควรมีอยู่ในใบประเมินหรือไม่ ?

ในฐานะที่ผมเองเป็นวิยากรและที่ปรึกษาในด้านนี้ คงไม่ฟันธงลงไปว่า ควรมีหรือไม่มี และสัดส่วนเท่าไหร่เพราะจะมีหรือไม่ มีเท่าไหร่นั้น ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมขององค์กร วัตถุประสงค์ และสภาวะขององค์กร แต่อยากจะแลกเปลี่ยนแนวคิดเพื่อเป็นแนวทางถึงเรื่องดังกล่าวดังนี้

ถาม : วัตถุประสงค์หลักในการทำระบบประเมินผลงานเพื่ออะไร

- เพื่อให้เกิดความชัดเจน เป็นธรรมกับพนักงาน ใครทำงานสูงหรือต่ำ หรือเท่ากับมาตรฐาน

- เพื่อให้ผลงานขององค์กรและหน่วยงานบรรลุเป้าหมายอย่างแท้จริง ใช่หรือไม่?

- เพื่อเป็นฐานข้อมูลในการพัฒนางานพัฒนาบุคลากร ใคร หน่วยงานไหน ต้องพัฒนาอะไร?

- เพื่อใช้เป็นเกณฑ์ในการจ่ายผลตอบแทน ปรับเงินเดือน จ่ายโบนัส

และต่อเนื่องจากคำถามเหล่านี้คือ แล้วคำว่าทำงานดีแปลว่าอะไร เหมือนกับผลงานดีหรือไม่? เพราะเรากำลังจะ “ประเมินผลงาน” ดังนั้น เราอยากรู้ว่าใครหน่วยงานไหน ผลงานดีมากกว่าทำงานดี

ทำงานดีโดยทั่วไปคือ ตั้งใจ ขยัน รับผิดชอบ ทำงานเรียบร้อย ซึ่งเป็นมุมมอง ดุลพินิจ ของผู้ที่มอง ดังนั้น มันอาจเป็น Action จริงๆ หรือ Acting ต่อหน้าผู้บังคับบัญชาก็ได้

ส่วนผลงานดี ผลงานเป็นเรื่องมีมิติที่วัดค่าได้ชัดเจน เช่น ในแง่ของ Productivity คุณภาพ ต้นทุน การส่งมอบทันเวลา ความปลอดภัย   

ตอบ : ดังนั้น ถ้าองค์กรต้องการประเมินสิ่งที่เป็นผลงานอย่างแท้จริง หัวข้อพฤติกรรมไม่ตอบโจทย์แน่นอน

ถาม : ประเมินผลควรต้องมีความชัดเจนหรือไม่

ต้องถามกลับไปยังผู้บริหารว่า แล้วการจ่ายผลตอบแทนผลงาน เราต้องชัดเจนหรือไม่ หมายความว่า เราจะปรับผลตอบแทนใครเท่าใด หรือให้โบนัสใครมากว่าใคร มันควรมีเหตุผลที่ชัดเจนหรือไม่ ถ้าคิดว่าการจ่ายควรมีเหตุผลชัดเจน การประเมินก็ต้องชัดเจน

หลายองค์กรพยายามกำหนดรายละเอียดของลักษณะพฤติกรรมให้ชัดเจน เช่น แบ่งระดับหัวข้อ Competency ในระดับต่างๆ เช่น ภาวะผู้นำ ก็จะแบ่งเป็น

ระดับ 1 มีลักษณะ ... ระดับ 2 มีลักษณะ ... ไล่ไปจนครบ 5 ระดับ

ไม่ผิดครับ และเป็นหลักการที่ดี แต่มีคำถามว่า ตอนผู้บังคับบัญชาประเมินพนักงาน มีโอกาสบิดเบือนได้หรือไม่ การเอนเอียงได้อยู่หรือไม่ ยิ่งถ้าบางองค์กรที่ยังใช้การจัดกลุ่มผลงานด้วย Bell Curve ด้วยแล้ว ต้องถามตัวเองว่า จะต้องทำให้มันละเอียดขนาดนั้นเพื่ออะไร? เพราะมันก็สามารถบิดเบือนผลการประเมินได้อีกหลายขั้นตอน

อีกประการที่สำคัญ ถ้าหัวข้อประเมินเป็นแบบพฤติกรรม หรือแม้แต่ทักษะความสามารถก็ตาม เวลาหัวหน้าจะประเมินลูกน้องปลายปี เขามีไว้ในใจหรือไม่ ว่าจะให้ใครเกรด A เกรด B เกรด C ส่วนมากหัวหน้าคิดไว้แล้ว ตั้งแต่ก่อนเปิดแบบฟอร์มประเมินผลมาด้วยซ้ำ

ดังนั้น ไม่ว่าหัวข้อจะเป็นอะไร พฤติกรรม หรือความสามารถอะไร คนจะได้ A มันก็ A ตั้งแต่ก่อนประเมิน ซึ่งก็แปลว่าหัวข้ออะไรก็ไม่มีผล ถ้าเป็นดุลพินิจของหัวหน้า แต่ถ้าหัวข้อประเมินเป็นแบบ KPI ซึ่งมีที่มาของตัวเลขชัดเจน มีข้อมูลยืนยันได้จากหลายๆ หน่วยงาน เช่น ต้นทุนการผลิตของฝ่ายผลิต ตัวเลขจะไปโผล่ที่บัญชี จำนวนชิ้นงานที่ไม่ผ่านมาตรฐาน ตัวเลขอยู่กับ QC แบบนี้ชัดเจน บิดเบือนไม่ได้

ถาม : ความพร้อม ความสามารถในการเก็บข้อมูลในการประเมินผล

อย่างที่เรียนไว้ แม้เราต้องการความชัดเจน แต่ต้องดูความพร้อมขององค์กรด้วยว่า การจะได้มาซึ่งความชัดเจนในทุกระดับนั้น เราพร้อมแค่ไหน หลายองค์กรตั้งใจจะใช้ KPI ทั้งหมด แต่ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้จริงในการติดตามผล

ตอบ : ต้องถามกลับไปว่า ปัจจุบันองค์กรยอมรับได้แค่ไหน ควรแบ่ง KPI เป็นแบบนี้ครับ

- หัวข้อผลงานสำคัญ ยังไงก็ต้องเก็บตัวเลข วัดค่าให้ได้

- หัวข้อที่พออนุโลมได้ ถึงเก็บตัวเลขไม่ได้ ผลงานรวมก็ยังผ่าน ก็ดูตามความเหมาะสม

- หัวข้อที่เก็บข้อมูลไป ก็ไม่ได้เกิดประโยชน์มากมาย ไม่คุ้มค่ากับเงิน และเวลาที่เสียไป แบบนี้ก็ไม่ต้องวัด หรือ อาจจะใช้หัวข้อพฤติกรรม หรือความสามารถมาทดแทนได้ 

สรุปคือ ถ้าเรายังมีหัวข้อ Competency อยู่ เพื่อลดการเก็บข้อมูล KPI ที่ยุ่งยากในรายละเอียด องค์กรยอมรับในผลงานได้หรือไม่ ถ้าบอกว่า OK รับได้ การมีหัวข้อพฤติกรรมอยู่ก็ไม่ได้เสียหายอะไร

ถาม : บรรยากาศของการทำงานในองค์กร

องค์กรเราเคร่งเครียดหรือไม่ บรรยากาศในการทำงานร่วมกันเป็นอย่างไร หลายคนมักบอกว่า KPI เป็นสาเหตุให้คนแตกความสามัคคี พอมีการใช้ KPI ทำให้ต่างคนต่างก้มหน้าก้มตาทำ KPI ของตัวเอง ขาดการทำงานเป็นทีม เลยต้องมีหัวข้อพฤติกรรม เรื่องการทำงานเป็นทีมมาประกอบ

ตอบ : ถ้าบอกว่าใช้ KPI แล้วทะเลาะกัน จะเกิดจากการกำหนด KPI ที่ต่างคนต่างกำหนดมากกว่า

ผิดตั้งแต่ตอนเริ่มที่แจกให้แต่ละหน่วยงานกำหนดหัวข้อ KPI กันขึ้นมาเอง ไม่ได้มีการกระจาย KPI จากองค์กรลงมา และไม่มีหัวข้อ KPI ที่รับผิดชอบร่วมกันในข้อสำคัญๆ เลยกลายเป็นต่างคนต่างทำอย่างที่เห็น

ปัจจุบันมีหลายองค์กรในการพิจารณาโบนัส จะมีการแบ่งเป็นโบนัสจากผลงานส่วนตัว และโบนัสจากผลงานของทีมด้วยครับ ทีมคุณสำเร็จ โบนัสก็ได้มากขึ้นด้วย นี่เป็นตัวอย่างของการกำหนดหัวข้อ KPI จากผลงานของทีมหรือหน่วยงาน และนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในทางปฏิบัติ

ในปัจจุบันหลายๆ องค์กร ใช้การประเมิน ความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะ เพื่อเป็นเครื่องมือในการพัฒนาบุคลากรเท่านั้น ไม่นำมาใช้ในการประเมินผลงาน

สรุปว่า ควรจะมีหัวข้อที่เป็น Competency อยู่หรือไม่

ก็สรุปได้ตรงนี้ครับว่า ตามความเหมาะสม เหตุผลดีๆ ข้อสำคัญที่ยังควรจะมีหัวข้อพฤติกรรมคือ ความเหมาะสมในการทำการเก็บข้อมูล คือในรายละเอียดที่ไม่สำคัญมากนัก แทนที่เราจะต้องไปเสียงบประมาณ เสียเวลา เสียงานหลัก เพื่อไปวัดให้ออกมาเป็น KPI ทั้งหมด วัดแล้วไม่คุ้มค่า ก็อย่าไปวัดครับ ใช้หัวข้อ Competency เข้าไปชดเชย อาจจะไม่สมบูรณ์ 100 เปอร์เซ็นต์ แต่ทำให้ระบบมันเดินต่อไปได้ และเป็นสัดส่วนที่ไม่มากนัก และถ้ายอมรับกันได้ ก็ถือว่ายังใช้ได้ในองค์กรครับ

------------------

อ.ราเชนทร์ พันธุ์เวช

วิทยากร ที่ปรึกษา นักเขียน