ชีวิตในห้องประชุม

แล้วท่านสังเกตต่อไหมครับหลายๆ ท่านใช้เวลาในห้องประชุมนานกว่าเวลาที่ท่านใช้กับครอบครัวเสียอีก ผมเจอบางท่านตื่นเช้ามาก็หวังพึ่งกาแฟและอาหารเช้าจากห้องประชุม พอถึงเวลาอาหารเที่ยงก็รับประทานในห้องประชุม (แต่คนละประชุมกับตอนเช้า) แถมบางครั้งอาหารเย็นก็ฝากท้องไว้ในห้องประชุม (คนละประชุมกับตอนเช้าและเที่ยง)


ดูเหมือนว่าการประชุมกับชีวิตการทำงาน (ไม่ว่าในระดับใด) เป็นสิ่งที่ขาดจากกันไม่ได้ แต่เราควรจะต้องถามตัวนะครับว่าเราประชุมกันมากเกินไปหรือเปล่า? และการประชุมนั้นมีประโยชน์จริงหรือไม่?


Bryan Stockton ซึ่งเพิ่งถูกให้ออกจาก CEO ของ Mattel (ผู้ผลิตของเล่นรายใหญ่ของโลกอย่างเช่น Barbie) ที่ยอดขายเริ่มตกต่ำลง เคยกล่าวไว้เมื่อปีที่แล้วว่าปัญหาสำคัญของ Mattel ขาดวัฒนธรรมที่มุ่งเน้นนวัตกรรมเนื่องจากการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ท่านผู้อ่านอยากจะทราบว่าการประชุมที่ท่านเข้าร่วมนั้นดีหรือไม่ ก็ลองสังเกตจากปฏิกิริยาของผู้เข้าร่วมประชุมก็ได้ครับ ถ้าผู้เข้าประชุมเริ่มสนใจทำอย่างอื่น ไม่ว่าจะเป็นตอบอีเมล พิมพ์งานอื่นบนคอมพิวเตอร์ตัวเอง หรือ ให้ความสนใจต่อเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ของตนเองอย่างต่อเนื่องเป็นเวลานาน มากกว่าสิ่งที่กำลังสนทนาในห้องประชุมแล้ว ก็ถือว่าเป็น Feedback อย่างดีครับว่ามีอย่างอื่นที่น่าสนใจมากกว่าสิ่งที่คุยกันอยู่ในห้องประชุม


มีการวิจัยในอเมริกาที่พบว่าคนทำงานทั่วๆ ไปมักจะใช้เวลามากกว่า 9 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม ซึ่งสูงกว่าการสำรวจเดียวกันถึง 14% เมื่อสี่ปีที่แล้ว แต่จากข้อสังเกตของผม ผู้บริหารชาวไทยในหลายๆ องค์กรนั้นน่าจะทำลายสถิติของอเมริกาครับ เพราะ 9 ชั่วโมงนั้นเป็นจำนวนชั่วโมงที่ใช้ในห้องประชุมในแต่ละวันมากกว่าในหนึ่งสัปดาห์


คำถามแรกก่อนการประชุมทุกครั้งหรือก่อนที่ท่านคิดจะเรียกประชุมทุกครั้งคือ ประชุมไปเพื่ออะไร? ทำไมต้องมีการประชุม เท่าที่เห็นเราประชุมโดยมีสาเหตุหลายประการด้วยกันครับ ประชุมเพื่อสื่อสารข้อมูล ข่าวสารบางอย่าง หรือ ประชุมเพื่อต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็นในลักษณะของการระดมสมองร่วมกัน หรือ ประชุมเพื่อตัดสินใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือ ประชุมเพื่อให้เกิดความชอบธรรมว่าทุกคนได้รับรู้ รับฟัง และมีโอกาสแสดงความคิดเห็น หรือ ประชุมเพื่อมอบหมายงาน กระจายความรับผิดชอบ หรือ ประชุมเพื่อไล่ตามงานต่างๆ หรือ ประชุมเพราะต้องประชุม (เนื่องจากกฎ ระเบียบ ประกาศ ข้อบังคับ ฯลฯ ระบุไว้) ฯลฯ


เมื่อเราหาสาเหตุที่ต้องประชุมได้แล้ว ขั้นต่อไปก็ควรจะต้องถามต่อนะครับว่า เพื่อตอบโจทย์วัตถุประสงค์ดังกล่าว จำเป็นต้องมีการประชุมไหม? จริงอยู่ที่บางครั้งเราไม่สามารถที่จะหลีกเลี่ยงการประชุมได้ แต่ถ้าหลีกเลี่ยงได้ และได้ผลลัพธ์เหมือนกัน ก็จะทำให้เกิดประเด็นสงสัยว่า แล้วทำไมต้องประชุม? เช่น ถ้าต้องการประชุมเพื่อสื่อสารข้อมูล และไม่ได้เป็นข้อมูลที่สำคัญ แต่เป็นข้อมูลประจำวันทั่วๆ ไป ก็สามารถใช้ช่องทางอื่นในการสื่อสารข้อมูลดังกล่าวได้


ถ้าเราต้องประชุมจริงๆ แล้ว ก็นำไปสู่ประเด็นต่อมาว่าทำอย่างไรถึงจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพและได้ผลตามที่ต้องการ? การประชุมที่ไม่ดีจะส่งผลต่อความทุ่มเทและความผูกพันของพนักงาน และทำให้กระบวนการตัดสินใจขององค์กรเป็นไปอย่างเชื่องช้าและเต็มไปด้วยขั้นตอน บางบริษัทพยายามที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ โดยการกำหนดทั้งเวลา ขนาด และความถี่ของการประชุมให้ชัดเจนและลดในสิ่งที่ไม่จำเป็นลง


ปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งที่มักพบคือเวลาที่ใช้ในการประชุม ท่านผู้อ่านสังเกตดูครับ ถ้าเรากำหนดเวลาไว้ 3 ชั่วโมง เราก็สามารถประชุมได้ครบ 3 ชั่วโมง แต่ในเรื่องเดียวกันถ้ากำหนดเวลาไว้เพียงแค่ 1 ชั่วโมง เราก็สามารถประชุมได้ผลเหมือนกันในเวลา 1 ชั่วโมง (อันนี้มีหลักวิชาการสนับสนุนครับเรียกว่า Parkinson’s Law) เคยพบเจอในบางองค์กรที่ผู้บริหารพยายามยืดเรื่องในการประชุมออกไปให้ครบตามเวลาที่ได้นัดหมายไว้ ทั้งๆ ที่สาระสำคัญนั้นได้ประชุมไปเสร็จสิ้นแล้ว


ความมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการประชุมนั้นขึ้นอยู่กับคนนำประชุมเป็นสำคัญครับ และผู้นำประชุมนั่นแหละครับที่มีปัญหา เพราะจากงานวิจัยพบว่าตัวผู้นำประชุมนั้นไม่ค่อยรู้ตัวหรอกครับว่านำประชุมดีหรือไม่ดี และจากงานวิจัยผู้นำประชุมส่วนใหญ่มักจะคิดเข้าข้างตัวเองว่านำประชุมได้อย่างดี แต่เมื่อถามไปยังผู้เข้าร่วมประชุมแล้วกลับไม่เห็นด้วย แสดงว่าผู้นำประชุมมักจะคิดในทางบวกเกี่ยวกับตัวเองมากกว่าผู้เข้าร่วมประชุม


ท่านผู้อ่านอย่าลืมกลับไปเก็บข้อมูลดูนะครับว่าโดยเฉลี่ยในหนึ่งสัปดาห์ท่านใช้เวลาในการประชุมเท่าไร? สามารถทำลายสถิติเฉลี่ยของคนอเมริกาที่เขาประชุมสัปดาห์ละ 9 ชั่วโมงได้ไหม?