การบริหารจัดการอาคารชุดท่ามกลางการเปลี่ยนแปลง

เนื่องจากจะต้องจัดให้มีการประชุมใหญ่เจ้าของร่วม ที่เรียกกันว่า การประชุมสามัญประจำปี ตามที่กำหนดไว้ในพระราชบัญญัติอาคารชุด ทั้งนี้เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับของแต่ละนิติบุคคลอาคารชุด โดย ผู้จัดการนิติฯจะเป็นผู้ทำหน้าที่เหมือนผู้จัดการของบริษัทในการดำเนินการบริหารจัดการ และมีคณะกรรมการเป็นผู้ควบคุมการจัดการโดยเป็นผู้กำหนดนโยบายและกำกับดูแลการปฏิบัติงานของผู้จัดการนิติฯ ตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 38 ของพระราชบัญญัติอาคารชุด (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2551 ที่กำหนดไว้ว่าอำนาจหน้าที่ของคณะกรรมการมีสี่ประการคือควบคุมการจัดการนิติบุคคลอาคารชุด แต่งตั้งกรรมการคนใดคนหนึ่งขึ้นทำหน้าที่ผู้จัดการในกรณีที่ไม่มีผู้จัดการหรือผู้จัดการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ตามปกติเกินเจ็ดวัน จัดประชุมคณะกรรมการหนึ่งครั้งในทุกหกเดือนเป็นอย่างน้อย และหน้าที่อื่นตามที่กำหนดในกฎกระทรวง

แต่เป็นที่น่าสังเกตว่า ในทางปฏิบัติ คณะกรรมการของนิติบุคคลอาคารชุดจำนวนมากยังคงสับสนกับการทำหน้าที่ควบคุมการบริหารจัดการอาคารชุด โดยปฏิบัติตนเสมือนดั่งว่าคณะกรรมการเป็นคณะผู้บริหาร (Executive) ที่จะต้องลงไปบริหารจัดการในทุกขั้นตอน ทั้งๆ ที่กฎหมายก็ได้กำหนดชัดเจนในเรื่องบทบาทหน้าที่ของผู้จัดการนิติฯตามมาตรา 36 ของพระราชบัญญัติอาคารชุด ไว้แล้ว การเข้าไปก้าวก่ายงานประจำทำให้เกิดความขัดแย้งระหว่างคณะกรรมการกับผู้จัดการนิติฯอยู่บ่อยครั้ง และบางครั้งก็รุนแรงถึงขนาดต้องมีการเปลี่ยนแปลงตัวผู้จัดการนิติฯ ทำให้เกิดความแตกแยก สูญเสีย เสียหาย ทั้งเสียเวลาและค่าใช้จ่าย ในบางครั้งถึงกับมีการฟ้องร้องดำเนินคดี ทั้งๆ ที่โดยเจตนารมณ์ของกฎหมาย ต้องการให้การบริหารจัดการนิติบุคคลอาคารชุดเพียงเพื่อให้เจ้าของร่วมอยู่ร่วมกันอย่างสงบสุขภายใต้กฎกติกาเดียวกันเท่านั้น

อีกเรื่องหนึ่งที่มีปัญหามากเช่นกันคือเรื่ององค์ประชุมของที่ประชุมเจ้าของร่วม ที่มีความพยายามทำให้ครบองค์ประชุมโดยวิธีการต่างๆ ที่ไม่ถูกต้องและไม่มีกฎหมายรองรับ จึงนับว่ามีความเสี่ยงอย่างมากถ้ามีหลักฐานปรากฏชัดว่าเป็นการประชุมโดยผู้เข้าร่วมประชุมไม่มีคุณสมบัติหรือไม่ครบจำนวนตามที่กฎหมายและข้อบังคับกำหนด ถึงแม้พระราชบัญญัติอาคารชุดฉบับที่ 4 ซึ่งเป็นฉบับแก้ไขเพิ่มเติมได้ลดจำนวนผู้เข้าประชุมลงเหลือเพียงไม่น้อยกว่าหนึ่งในสี่ของเจ้าของร่วมทั้งหมด แต่ส่วนใหญ่ เจ้าของร่วมที่มาร่วมประชุมด้วยตนเองจะมีน้อยกว่านี้มาก และการรับมอบฉันทะก็ทำได้ยากเพราะกฎหมายกำหนดให้เจ้าของร่วมแต่ละห้องชุดรับมอบฉันทะได้ไม่เกินสามห้องชุด (ซึ่งในทางปฏิบัติก็ไม่มีค่อยทำกัน) และกฎหมายยังจำกัดไม่อนุญาตให้กรรมการ คู่สมรสกรรมการ ผู้จัดการนิติฯ คู่สมรสผู้จัดการนิติฯ และพนักงานเจ้าหน้าที่ของนิติฯรับเป็นผู้รับมอบฉันทะ ตามมาตรา 47 อีกด้วย จึงเชื่อว่าปัญหาเรื่ององค์ประชุมจะยังคงมีต่อไป แม้ว่ากฎหมายจะให้ประชุมใหม่ได้ และในการประชุมครั้งหลังไม่กำหนดว่าจะต้องครบองค์ประชุม แต่ถ้าเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอาทิเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงข้อบังคับ ทรัพย์สินส่วนกลาง หรือแม้แต่การแต่งตั้งผู้จัดการ การประชุมครั้งหลังก็ต้องมีจำนวนเสียงครบเป็นองค์ประชุมตามที่กฎหมายกำหนดอยู่ดี

จากปัญหาการก้าวล่วงอำนาจของคณะกรรมการ และปัญหาเรื่องการประชุมเจ้าของร่วม มีความเห็นว่าการใช้อำนาจของคณะกรรมการควรจะจำกัดอยู่เพียงการควบคุมกำกับดูแลผู้จัดการนิติบุคคล มากกว่าที่จะลงไปถึงระดับปฏิบัติการของนิติฯ กรรมการของนิติฯโดยทั่วไปมาจากเจ้าของร่วมหรือคู่สมรสเจ้าของร่วม ซึ่งโดยทั่วไปไม่ใช่มืออาชีพ ในการบริหารจัดการอาคารและดูแลให้เจ้าของร่วมอยู่อย่างปกติสุข เมื่อมาทำหน้าที่บริหารจัดการในลักษณะที่ลงลึกในรายละเอียดขั้นปฏิบัติการย่อมมีข้อจำกัดอย่างมาก นอกจากนั้นกรรมการมีวาระที่จะต้องหมุนเวียนเปลี่ยนแปลง เมื่อกรรมการใหม่เข้ามารับหน้าที่ก็ต้องมาเรียนรู้งานซึ่งทำให้ขาดการต่อเนื่อง การแยกหน้าที่ระหว่างคณะกรรมการและคณะผู้บริหารจัดการจึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

สำหรับประเด็นเรื่ององค์ประชุมของที่ประชุมเจ้าของร่วม น่าจะมีทางออกที่ถูกต้องตามกฎหมาย มากกว่าจะปล่อยให้แก้ไขกันเองเข้าลักษณะทำนองศรีธนญชัย ดังเช่นปัจจุบัน กรณีเปรียบเทียบกับบริษัทมหาชนที่เคยมีปัญหาเรื่ององค์ประชุม แต่ได้รับการแก้ไขโดยให้กรรมการอิสระสามารถเป็นผู้รับมอบฉันทะผู้ถือหุ้นได้โดยตรง และอย่างไม่มีข้อจำกัด ทำให้หมดปัญหาเรื่ององค์ประชุม ถ้ากรณีของนิติบุคคลอาคารชุดสามารถแต่งตั้งกรรมการอิสระได้ และให้กรรมการอิสระเป็นผู้รับมอบฉันทะได้ด้วย ก็จะช่วยแก้ปัญหาเรื่ององค์ประชุมได้ (ส่วนเรื่องคุณสมบัติของกรรมการอิสระจะเป็นอย่างไรนั้น คงต้องมากำหนดไว้ในกฎหมายเพื่อไม่ให้บุคคลกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งใช้อิทธิพลเสนอผู้ที่ไม่มีความเป็นอิสระเข้ามาทำหน้าที่กรรมการอิสระเพื่อประโยชน์กับบุคคลกลุ่มนั้น) โดยอาจมีการกำหนดสัดส่วนของจำนวนกรรมการอิสระในคณะกรรมการ กรรมการอิสระจะเป็นเสมือนกรรมการอิสระของบริษัทมหาชนที่มีหน้าที่ดูแลผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้นรายย่อย แต่ก็ต้องมีวาระและมีการเลือกตั้งใหม่แทนผู้ที่ครบวาระ เช่นนี้ ก็จะทำให้ได้องค์ประชุมครบอย่างมีคุณภาพและไม่ต้องหาวิธีพิเศษนอกเหนือจากที่กฎหมายกำหนด

การบริหารจัดการอาคารชุดไม่ใช่เพื่อแสวงหาประโยชน์ดังเช่นองค์กรทางธุรกิจ แต่เป็นเรื่องของการจัดการเพื่อให้เจ้าของร่วมใช้ชีวิตร่วมกันอย่างมีความสุข ห้องชุดเป็นบ้านที่ควรจะเป็นวิมานของผู้อยู่อาศัยมากกว่าที่จะต้องทนอยู่ ผู้ที่เข้ามารับหน้าที่เป็นคณะกรรมการควรจำกัดหน้าที่ตามที่กฎหมายกำหนดและไม่ดำเนินการก้าวล่วงจนกระทั่งเกิดความขัดแย้งกับการทำงานของฝ่ายปฏิบัติการ คณะกรรมการควรมุ่งเน้นการกำกับดูแลการทำงานของฝ่ายจัดการว่าดำเนินการตามกรอบนโยบายของคณะกรรมการและเป็นไปตามความต้องการของที่ประชุมเจ้าของร่วมหรือไม่เป็นหลัก ซึ่งถ้าทุกฝ่ายมีความชัดเจนในบทบาทหน้าที่ ก็จะทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่ว่าคณะกรรมการที่หมดวาระหรือที่ลาออก ต้องจากไปอย่างไม่สบายใจหรือแม้กระทั่งจากไปอย่างเจ็บช้ำน้ำใจอย่างที่ไม่ควรจะเป็น ดังเช่นที่เกิดขึ้นกับนิติบุคคลอาคารชุดจำนวนมากในขณะนี้