สร้างระบบนิเวศสำหรับองค์กรอะไจล์

ไม่ใช่อะไจล์แต่นโยบายกับป้ายประกาศที่ปะติดตามฝาผนังตามสไตล์คนบางกลุ่มที่เน้นเรื่องพิธีกรรมและการประชาสัมพันธ์มากกว่าเนื้อหา และยังต้องเข้าใจอย่างลึกซึ้งด้วยว่าไม่ใช่ทุกเรื่องทุกแผนกงานและกิจกรรมขององค์กรจะต้องเป็นอะไจล์ที่เปลี่ยนแปลงได้รวดเร็วกันไปหมด มีหลายเรื่องที่ต้องมีความเสถียรมั่นคง (stability) ด้วยเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ ประสิทธิภาพและป้องกันความสับสน ซึ่งเรื่องที่ต้องมีความเสถียรมีเรื่องอะไรบ้างก็ได้นำเสนอไปแล้ว วันนี้มาคุยกันต่อค่ะว่าระบบนิเวศที่จำเป็นสำหรับองค์กรอะไจล์ประกอบด้วยอะไรบ้าง

ผู้นำทุกระดับต้องเป็นผู้นำผู้ให้การสนับสนุนและบริการ (Servant Leadership) ความจริงถ้าจะแปลให้ตรงคำก็คือ ผู้นำที่เป็นผู้รับใช้ แต่เมื่อพิจารณาความหมายในทางปฏิบัติแล้ว ผู้นำไม่ได้ทำตัวเป็นผู้รับใช้แบบสาวใช้หรือแม่บ้านที่มีหน้าที่เก็บกวาดทำความสะอาด แต่ทำตัวเป็นผู้อำนวยความสะดวก ให้ทรัพยากร ให้การสนับสนุน ตลอดจนช่วยกำจัดหรือลดอุปสรรคที่ขัดขวางการทำงานของทีมอะไจล์ บทบาทของผู้นำจึงมีหลายส่วนคล้ายคลึงกับการเป็นผู้อำนวยความสะดวก (Facilitator) ทั้งนี้การเป็นผู้อำนวยความสะดวกยังไม่เพียงพอ ผู้นำทีมอะไจล์ยังมีบทบาทอื่นที่สำคัญยิ่งคือต้องเป็นผู้ที่มีจิตวิทยาและมีภูมิปัญญาสูงในการสรรค์สร้างบรรยากาศการทำงานของทีมให้มีการสื่อสารแบบเปิด มีความไว้เนื้อเชื่อใจกัน เป็นกันเองโดยที่มีความเคารพในความเห็นของแต่ละคนที่แตกต่างกัน ผู้นำต้องเป็นผู้ที่มีวุฒิภาวะทางอารมณ์สูง มีความถ่อมตัวที่จะไม่แสดงความฉลาดหรือความสามารถของตนเหนือสมาชิกทีมด้วยการออกคำสั่งให้คนอื่นทำ แต่พยายามอำนวยความสะดวก ตั้งคำถามดีๆที่กระตุ้นให้สมาชิกทีมสามารถหาคำตอบได้ด้วยตนเอง คุณสมบัติของผู้นำแบบอะไจล์จึงตั้งอยู่บนพื้นฐานของการมีจิตใจกว้างขวางสนใจรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง ไม่ยึดติดกับความเชื่อใดความเชื่อหนึ่ง แต่พร้อมและยินดีที่จะนำความคิดใหม่มาทดลองใช้ คุณสมบัติของผู้นำแบบ Servant Leadership จึงถือเป็นเรื่องท้าทายประเด็นหนึ่งสำหรับผู้นำชาวไทยและชาวเอเซียที่เรื่องของการเคารพผู้อาวุโสกว่าทั้งวัยและตำแหน่งหน้าที่การงานเป็นเรื่องสำคัญมากกว่าสังคมตะวันตก หากองค์กรไทยต้องการสร้างองค์กรอะไจล์ให้เกิดขึ้นได้จริงจัง ผู้นำทุกระดับพึงสังวรณ์ถึงเรื่องระบบอาวุโสว่ามีผลต่อการมีอัตตาของท่านมากน้อยเพียงใด ท่านพร้อมที่จะเปิดโอกาสให้ลูกทีมตั้งคำถามหรือเปลี่ยนความคิดและการตัดสินใจของท่านมากเพียงใด ดังนั้นการอบรมผู้นำทุกระดับให้มีทัศนะคติที่เหมาะสมเพื่อเตรียมใจกับการทำงานแบบอะไจล์จึงเป็นเรื่องจำเป็นลำดับต้นๆ

การเลือกสมาชิกทีมที่มีสติปัญญาความสามารถและความสนใจที่ใกล้เคียงกัน เนื่องจากการทำงานแบบอะไจล์ถือกำเนิดจากธุรกิจไอที การออกแบบและพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งถือเป็นธุรกิจไฮเทค ดังนั้นบรรดาวิศวกรนักออกแบบซอฟต์แวร์ทั้งหลายมักจะมีการศึกษา ความสนใจและความสามารถในการทำงานที่ไม่แตกต่างกันมากนัก การทำงานแบบอะไจล์ที่ต้องระดมความคิดและปรับเปลี่ยนความคิดอย่างรวดเร็วของคนที่มีพื้นฐานใกล้เคียงกันจึงไม่ยากเย็นท้าทายเท่ากับการพยายามสร้างทีมอะไจล์ในธุรกิจอื่นที่สมาชิกทีมมีปูมหลังด้านการศึกษา ความสนใจและสายงานที่ต่างกัน ซึ่งผู้นำทีมต้องใช้ความสามารถมากในการที่จะทะลายกำแพงระหว่างสมาชิกและทำให้พวกเขาสามารถทำงานด้วยกันได้แบบมืออาชีพที่มีความเคารพให้กันและกัน สนุกกับการทำงานกับเพื่อนที่มีความคิดสร้างสรรค์เก่งทันกัน นอกจากเรื่องของปูมหลังแล้ว อีกประเด็นที่สำคัญมากๆก็คือเรื่องของความสนใจและความรับผิดชอบของสมาชิก เพราะจุดมุ่งหมายของการทำอะไจล์ก็เพื่อสร้างความยืดหยุ่น ว่องไวและนวัตกรรม ดังนั้นคนที่จะทำอะไจล์ควรมีพื้นฐานเป็นคนที่ออกแนวแอ็คทีฟ สนใจเรียนรู้สิ่งใหม่ๆด้วยตนเองโดยไม่ต้องรอให้คนมาบังคับให้เรียนรู้หรือสั่งให้เรียน และต้องเป็นผู้ที่มีความรับผิดชอบสูง เมื่อถึงเวลาที่นัดประชุมเพื่อระดมความคิดก็เข้าประชุมแบบคนทำการบ้านหาข้อมูลมาแล้ว พอถึงที่ประชุมก็สามารถนำเสนอแนวคิดได้เลย ไม่ใช่เข้ามาเรียนรู้ในที่ประชุม ทำความเข้าใจแบบลวกๆไม่ทันเพื่อนในทีม เจอแบบนี้บ่อยๆสมาชิกทีมคนอื่นย่อมทนไม่ไหวกับความช้าและไม่รับผิดชอบของคนแบบนี้ การคัดเลือกสมาชิกทีมจึงเป็นเรื่องสำคัญต่อความสำเร็จและการดำรงอยู่ได้ของทีม

การฝึกอบรมทักษะด้านการปฏิสัมพันธ์สำหรับการทำงานเป็นทีม ทั้งผู้นำและสมาชิกทีมควรได้รับการเตรียมความพร้อมเรื่องทักษะสำหรับการทำงานร่วมกับผู้อื่นเป็นทีม ได้แก่ การสื่อสารในเรื่องการพูดและการฟัง โดยขอเน้นการฟังมากๆหน่อย ซึ่งการฟังจะเป็นพื้นฐานของการเข้าอกเข้าใจ (Empathy) สมาชิกทีมและความต้องการของลูกค้าอย่างถ่องแท้ ต่อมาคือการบริหารความขัดแย้งและการเจรจาต่อรองจะเป็นประโยชน์กับการหาทางออกดีๆร่วมกันเมื่อมีความเห็นต่าง อีกเรื่องคือเรื่องของการให้ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) ให้คำประเมินความเห็นและผลงานของเพื่อนร่วมงานทั้งในแง่บวกและแง่ต้องปรับปรุงอย่างสร้างสรรค์ ซึ่งเมื่อมีทักษะในการให้คำประเมินแล้วก็ต้องมีทักษะในการรับคำประเมินในเชิงลบด้วย ไม่ใช่บันดาลโทสะทุกครั้งเมื่อได้รับคำติ อยากรับแต่คำชม ซึ่งมันเป็นไปไม่ได้ที่งานของเราทุกครั้งจะสมบูรณ์แบบถูกใจคนอื่นเสมอไป

การกระจายอำนาจในการตัดสินใจ นอกจากการมีภาวะผู้นำที่ใจกว้างรับฟังความเห็นต่างของผู้อื่นด้วยความยินดีแล้ว จะเป็นอะไจล์ให้ได้งานรวดเร็วก็ต้องปรับระบบการตัดสินใจให้มีการกระจายอำนาจการตัดสินใจให้เหมาะสมกับวุฒิภาวะของลูกทีมและความจำเป็นของงาน ถ้ายังทำงานแบบไม่มีการกระจายอำนาจ ทุกอย่างต้องรอผู้บังคับบัญชาไม่กี่คนที่มีอำนาจอนุมัติงานนี้คงจะอะไจล์ไม่ทันแน่

การประเมินผลและการให้รางวัล ไม่มีเครื่องมือใดที่จะทรงอานุภาพในการเปลี่ยนพฤติกรรมคนได้มากเท่ากับการประเมินผลและการให้รางวัลที่ออกแบบมาเพื่อสะท้อนค่านิยมและแนวทางปฏิบัติงานที่องค์กรปรารถนา หากต้องการให้ทั้งหัวหน้างานมีภาวะผู้นำแบบ Servant Leadership และอยากให้ลูกทีมมีความคิดสร้างสรรค์ ขยันใฝ่หาความรู้ใหม่ๆมาใช้ในการทำงานอย่างรวดเร็ว ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้เกินความคาดหมาย ก็ต้องบรรจุปัจจัยเรื่องค่านิยม การวัดพฤติกรรมที่แสดงออกและมาตรฐานผลงานที่ต้องการแบบอะไจล์เข้าไว้ในระบบการประเมินผลและการให้รางวัลด้วย

เป็นอะไจล์ต้องกล้าเสี่ยงและรับความผิดพลาดได้ ปัจจัยสุดท้ายนี้ก็เป็นนโยบายที่สำคัญกับการเป็นอะไจล์ขององค์กรไม่น้อยหน้ากว่าปัจจัยอื่นๆที่ได้นำเสนอไปเบื้องต้นแล้ว ดิฉันได้ยินหนาหูมากเลยจากพนักงานที่มารับการฝึกอบรมกับดิฉันว่า ผู้บริหารอยากให้พนักงานคิดใหม่ทำใหม่กล้าทดลองเพื่อสร้างนวัตกรรม ซึ่งการทดลองมันก็ต้องมีการเสี่ยงและผิดพลาดกันบ้าง ซึ่งผู้บริหารมักจะไม่พอใจและไม่ค่อยอยากจะยอมรับความผิดพลาดของพนักงาน บางครั้งยังมีการลงโทษด้วย ซึ่งทำให้พนักงานกลัวเกรงที่จะทำผิดพลาด เลยไม่กล้าทดลองทำอะไรแปลกใหม่ถ้าไม่มั่นใจค่อนข้างมาก หลายคนเลือกรอให้ผู้บริหารคิดและสั่งให้ทำจะปลอดภัยกว่า

ทั้งหมดที่นำเสนอมาก็คือปัจจัยสำคัญของระบบนิเวศที่จะทำให้องค์กรอะไจล์เกิดขึ้น ดำเนินงานและดำรงอยู่ได้ ซึ่งหากจะถามว่าปัจจัยใดสำคัญที่สุด ดิฉันมีความเห็นว่าผู้นำหรือผู้บริหารเป็นหมากตัวแรกที่สำคัญที่สุดที่จะทำให้ปัจจัยอื่นๆเกิดขึ้นตามมาได้และเกิดขึ้นอย่างเหมาะสมถูกต้อง ถ้าผู้นำมีความสามารถ มีความเข้าใจที่ถูกต้องและมีความตั้งใจ จริงใจที่จะสร้างองค์กรให้เป็นรูปแบบอะไรก็ตาม ถือว่าโอกาสขององค์กรแบบนั้นๆมีโอกาสเกิดขึ้นได้สูง แต่ถ้าผู้นำขาดทั้งคุณสมบัติและความจริงใจที่จะสรรค์สร้างระบบบริหารใดๆ ให้เกิดขึ้น หวังเพียงเกาะติดเทรนด์เพื่อความทันสมัยโก้เก๋ แก่นในขององค์กรก็จะไม่เปลี่ยนแปลง มีเพียงเปลือกที่ไม่นานก็จะลอกล่อนออกเผยเนื้อในที่ไม่ใช่ออกมาให้เห็น น้ำหนักของผู้นำมีมากขนาดนี้ค่ะ