หน้าที่ของผู้จัดการที่หลงลืมไปแล้ว

ตนต้องทำอะไรบ้าง บางคนชอบบอกว่าจัดการ คือทำให้ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ขั้นตอนว่ากันไปตามแต่เหตุการณ์ ซึ่งทำแบบนี้บ่อย ๆ ความทรงจำเกี่ยวกับ หน้าที่ของคนที่มีบทบาทในการจัดการ ย่อมจางหายไปเป็นธรรมดา วันนี้จึงไม่แปลกที่พอไปถามคนที่มีตำแหน่งหน้าที่จัดการ แล้วพบว่าคนเหล่านั้นตอบไม่ได้ว่า จัดการนั้นทำอะไรกันบ้าง การทบทวนหน้าที่ของผู้จัดการกันสักรอบ อาจช่วยให้หลายคนรู้หน้าที่ที่ต้องทำดีขึ้น การงานที่ต้องจัดการอาจจะดีขึ้นบ้างก็เป็นได้ เพราะทำงานแบบรู้หน้าที่ ไม่ใช่สักแต่ว่าจะลงมือทำอะไรต่อมิอะไรไปเรื่อย

จัดการเรื่องใด คือทำให้ได้ผลตามที่กำหนดไว้ในเรื่องนั้น ซึ่งถ้าจะทำอะไรให้ได้ผล ต้องรู้เรื่องนั้นอย่างจริงจังก่อน จะช่วยเด็กติดอยู่ในถ้ำ ก็ต้องรู้จริงเรื่องถ้ำนั้นก่อน ผู้จัดการบางคนจัดการ โดยไม่รู้กระจ่างในเรื่องที่ตนเองต้องจัดการ จึงเป็นการจัดการตามยถากรรม ดังนั้นหน้าที่แรกของผู้จัดการ คือรู้จริงเรื่องที่ต้องจัดการ และรู้ว่าปลายทางที่เป็นเส้นชัยของการจัดการนั้นจะเป็นอย่างไร คนทำหน้าที่จัดการเรื่องใด เริ่มต้นจัดการเรื่องนั้น ด้วยการทำให้ตนเองรู้เรื่องนั้นเป็นอย่างดี เป็นลำดับแรก รู้จริงจนกระทั่งสามารถกำหนดวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมาย ที่ควรจัดการให้ไปถึงได้ หน้าที่แรกนี้ คือกำหนดแผนงาน หรือ Planning นั่นเอง

เมื่อกำหนดเป็นแผนแล้วว่า วัตถุประสงค์คืออะไร หน้าที่ต่อไปคือจัดองค์การสำหรับทำงานให้ได้ผล ตามที่กำหนดไว้ในขั้นตอนการกำหนดแผนงาน คือ กำหนดขั้นตอนที่ต้องทำ กำหนดคนทำ กำหนดเครื่องมือที่ต้องใช้ กำหนดทรัพยากรอื่นใดที่ต้องการในการทำงานตามขั้นตอนต่าง ๆ กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบ ขอบเขตอำนาจในการตัดสินใจ หน้าที่จัดองค์การ หรือ Organizing เป็นหน้าที่ที่ 2 ที่ต้องทำ เมื่อรู้แล้วว่าต้องทำอะไรบ้าง หน้าที่ที่ 3 คือ จัดคนมาทำขั้นตอนเหล่านั้น หรือ Staffing ถ้าขั้นตอนนั้น คนที่มีอยู่ทำไม่ได้ ก็ต้องสรรหาคนที่ทำได้มาช่วยงาน หรือไม่ก็ต้องพัฒนาให้คนที่มีอยู่ ทำขั้นตอนนั้นให้ได้

วางแผนกำหนดเป้าประสงค์แล้ว กำหนดขั้นตอนที่จะต้องทำงานแล้ว กำหนดเครื่องมือสารพัดอย่างที่ต้องใช้ กำหนดตัวบุคคลแล้วว่าใครจะทำอะไร ตัดสินใจอะไรบ้าง หน้าที่ที่ 4 คือกำกับการทำงานให้เป็นไปตามที่ได้วางแผนไว้แล้ว หรือ Directing ซึ่งมักจะเป็นหน้าที่ที่หลายคนที่จัดการเรื่องนั้น เรื่องนี้ กระทำกันเป็นประจำอยู่แล้ว กระทำเป็นประจำจนกระทั่งนึกไปเองว่า สิ่งที่กระทำอยู่ คือการจัดการ ผู้จัดการต้องนำให้คนอื่นทำตามที่ต้องทำ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ ต้องชี้นำว่าเรื่องไหนทำก่อน เรื่องไหนรอได้ ต้องสื่อสารกับบุคคลากรว่าติดขัดอะไร ตรงไหน จะได้มาปรับเปลี่ยนวิธีทำให้เรื่องที่ติดขัดเหล่านั้นลดลง พร้อม ๆกับที่ส่งเสริมกำลังใจ ส่งเสริมให้มุ่งมั่นทำขั้นตอนเหล่านั้นกันอย่างจริงจัง

กำกับให้เดินหน้าการงานได้แล้ว ก็ต้องมีหน้าที่ต่อไป คือ ควบคุม หรือ Control ผลการทำงานตามขั้นตอนเหล่านั้น เริ่มจากการตั้งเป้าก่อนเลยว่า ขั้นตอนใด ควรได้ผลเป็นอย่างไร แล้ววัดผลงานที่เกิดขึ้น นำมาเปรียบเทียบดูว่าได้ผลตามที่คาดหวังไว้หรือไม่ หรือจะดีขึ้นไปอีก หากลองไปเทียบกับคนอื่นที่ทำงานคล้ายคลึงกัน ถ้าเทียบแล้วพบว่า ยังห่างไกลนัก ก็คิดหาหนทางที่จะลดระยะห่างนั้นให้น้อยลง หรือหมดไป

สรุปง่าย ๆว่า ก่อนจะทำหน้าที่จัดการเรื่องใด ให้กำหนดวัตถุประสงค์ว่าเสร็จแล้ว จะเป็นอย่างไร Planก่อนทำ ต่อไปก็กำหนดองค์กรสำหรับลงมือทำงาน คือกำหนดขั้นตอน กำหนดหน้าที่ที่ต้องทำ หรือ Organise ให้เข้าที่เข้าทางก่อน เมื่อขั้นตอนต่าง ๆเข้าที่แล้วก็จัดคน จัด Staff ลงไปทำงานในแต่ละขั้นตอน จากนั้นก็ลงมือทำ โดยต้องคอยกำกับ หรือ Direct ว่าไปถูกทางมากน้อยแค่ไหน โดยทำการชี้นำ สื่อสาร และสร้างแรงบันดาลใจ งานเดินหน้าไปแล้ว ก็ตรวจสอบดูว่าได้ผลอย่างที่คิดไว้หรือไม่

ผู้จัดการที่ทำงานไปโดยไม่รู้ว่าหน้าที่ของตนมีอะไรบ้าง เหมือนกับขับรถเหยียบคันเร่งเป็นอย่างเดียว ย่อมรู้กันทันทีได้เลยว่าจะจบลงอย่างไร