5ส และ Visual Management หลักการพื้นฐานที่ไม่ควรมองข้าม
ในหนทางสู่ความเป็นเลิศของการจัดการในองค์กร มีเครื่องมือเพื่อการปรับปรุง ผลิตภาพ (Productivity) และ คุณภาพ (Quality) เป็นจำนวนมาก
มีเรื่องรากฐานอยู่ 2 เรื่อง ที่หลายองค์กรมองข้ามพลังของเครื่องมือทั้งสองนี้ไป ด้วยความรู้สึกว่าเป็นเพียงเรื่องพื้นๆเท่านั้น คือ 5ส และ Visual Management
แม้ว่าโลกในปัจจุบันที่ว่ากันว่าเป็น ยุค Digital เกิดสังคมเสมือนบนโลกออนไลน์ สถานที่ทำงานกลายเป็น Anywhere Anytime
อย่างไรก็ตาม โลกกายภาพ ยังคงมีอยู่ไม่หายไป ภาคการผลิตยังมีโรงงานสร้างสินค้าที่จับต้องได้ และภาคบริการที่ยังต้องมีสถานที่ เพื่อเป็นพื้นที่ปฏิบัติงานให้กับลูกค้าทั้งภายในและภายนอก 5ส จึงยังเป็นหลักคิดที่มีความสำคัญ
ปัญหาสำคัญหนึ่ง ของ 5ส คือ คนจำนวนไม่น้อย คิดถึงเพียงเรื่องการทำความสะอาด ซึ่งเป็น ส หนึ่งในห้าเท่านั้น ไม่ได้ให้ความสำคัญกับ ส ตัวอื่นๆ
5ส วิวัฒนาการมาจากแนวคิด Good Housekeeping ว่าการทำงานที่ได้คุณภาพและมีประสิทธิภาพนั้น พื้นที่ทำงานต้องสะอาด อุปกรณ์เครื่องมือเป็นระเบียบ อยู่ใกล้มือ หยิบใช้ได้สะดวก จากนั้น แนวคิดนี้ จึงถูกยกระดับขึ้นมาในภายหลัง
หลักคิดของ 5ส นำไปใช้ได้กับทุกองค์กร โรงงานจะสำคัญมากหน่อย เพราะมีทั้งเครื่องจักร เครื่องมือ วัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูป อยู่เยอะ ส่วนภาคบริการก็มีไม่น้อยที่มี อุปกรณ์ วัสดุ เกี่ยวข้องมากมาย ลองนึกถึง โรงพยาบาล โรงแรม เป็นต้น ส่วนในกลุ่มสำนักงาน ระบบการจัดการเอกสาร คือสิ่งสำคัญ
ในด้าน การจัดการระบบสารสนเทศ (IT) เช่น การแยกข้อมูลที่ไม่จำเป็น เก่าเก็บ ออกไป การจัดหมวดหมู่ของข้อมูล การตั้งชื่อแฟ้มข้อมูล เพื่อให้ไม่สับสนสืบค้นได้ง่าย ก็สามารถนำแนวคิด 5ส มาต่อยอดได้เช่นกันครับ
ความหมายของ ส ทั้งห้า มีหนังสือและบทความเขียนถึงมากมาย ผมลองหยิบบางประเด็นที่น่าสนใจมาต่อยอดครับ
- ส สะสาง สามารถนำมาเชื่อมต่อกับ ระบบ Lean หรือ Just In Time ด้วยการลดความสูญเสีย อันเนื่องจากการจัดเก็บ Stock ที่ไม่จำเป็น
- ส สะดวก ไม่ได้พูดแค่เรื่องหยิบเก็บง่ายเท่านั้น ปัจจัยที่ครบถ้วน คือ ประสิทธิภาพ คุณภาพ และ ความปลอดภัย
- การดูแลรักษาสภาพพื้นที่ให้ พร้อมปฏิบัติงาน ผ่านกิจกรรมการทำความสะอาด คือหัวใจของ ส สะอาด
- ส สร้างมาตรฐาน คือกิจกรรมหนึ่งในวงจร PDCA Plan-Do-Check-Act นั่นเอง
- ส สร้างนิสัย เป็นเรื่องเดียวกับการสร้างวัฒนธรรมองค์กร ผ่านการกระทำซ้ำๆตามกิจกรรม 5ส
ในบ้านเราปัจจุบัน มีองค์กรที่ทำการตรวจประเมิน องค์กรที่ทำ 5ส ได้อย่างยอดเยี่ยมด้วย คือ Thailand 5S Award โดย สสท - สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) และล่าสุดจากองค์กรระดับสากลคือ Kaizen Institute ที่เปิดสาขาประเทศไทยในปี 2018 นี้
เมื่อมีสภาพแวดล้อมในการทำงานที่ดีแล้ว “ข้อมูลข่าวสาร” ที่เหมาะสมในพื้นที่ทำงาน คือองค์ประกอบพื้นฐานถัดมา หลักการดังกล่าวคือแนวคิดของ Visual Management เพื่อ สร้างแรงจูงใจให้พนักงาน ทำงานได้ถูกต้อง เหมาะสม มีประสิทธิภาพ
หากเราเป็นพนักงานที่ทำงานตามที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น ไม่รู้วัตถุประสงค์งาน ไม่รู้ผลลัพธ์งาน ไม่รู้คุณค่าของงาน ไม่รู้ทิศทางองค์กร ไม่รู้ว่างานที่ทำมีผลกระทบกับคนอื่นหรือองค์กรอย่างไร หรือ ไม่รู้ปัญหาและการแก้ไขปัญหาที่กำลังทำอยู่ ความมุ่งมั่นในการทำงานคงขาดหายไปมาก
การสื่อสารผ่านการมองเห็น (Visual) ถูกนำมาขยายความ เพราะเป็นเรื่องที่สามารถปรับปรุงในองค์กรได้มาก ทั้ง “ข้อมูลที่ขาดหายไป” และ “ข้อมูลที่มีอยู่แล้วแต่เข้าใจยาก” มีคำกล่าวในอุดมคติของ Visual Management คือ เข้าใจเนื้อหาหลักด้วยการมองเห็นเพียงปราดเดียว
ในภาคบริการ ที่ลูกค้าเป็นผู้เข้ามาใช้บริการ ข้อมูลที่ให้กับลูกค้าจะส่งผลอย่างมากต่อความพึงพอใจ ทำอย่างไรให้ลูกค้ารับทราบถึง ขั้นตอนการรับบริการ สถานะปัจจุบันว่าถึงขั้นตอนไหน ต้องรออีกนานเพียงใด ได้อย่างง่ายๆ
ถ้าสี่แยกในท้องถนน ไฟจราจรมีสีเดียว แสดงตัวหนังสือว่า “หยุด” และ “ไป” การขับรถข้ามสี่แยกคงยากกว่าปัจจุบันมาก แต่เมื่อการสื่อความหมายใช้ “ไฟสี” แทน การจัดการจราจรก็ง่ายขึ้นเยอะ สิ่งเรียนรู้คือ ในข้อมูลเดียวกัน มีวิธีการสื่อสารได้หลายแบบ ที่สามารถทำให้ เห็นง่าย เข้าใจง่าย สร้างความรู้สึกได้ง่าย
รูปแบบการสื่อสารอื่นๆ ที่สามารถนำมาปรับปรุงได้อีกเช่น บอร์ดแสดง ตัวชี้วัด (KPI) ของพื้นที่ทำงานนั้นๆ เช่น ปริมาณงาน คุณภาพ ประสิทธิภาพ การส่งมอบ ต้นทุน แสดงเปรียบเทียบกับเป้าหมาย เพื่อให้รู้สถานะตนเองอยู่เสมอ
การแสดงข้อมูลตัวเลขด้วย กราฟ เพื่อให้เข้าใจข้อมูลได้ง่ายๆทันที แผนภูมิกระบวนการ ภาพวาดหรือภาพถ่าย ตัวอย่างของจริง เพื่ออธิบายวิธีการทำงานแทนที่ตัวอักษรยืดยาว
นอกจากข้อมูลข่าวสารทั่วไป สิ่งสำคัญอีกเรื่องคือ “ปัญหา” การทำให้ปัญหามองเห็นได้ง่าย ถือเป็นแนวคิดสำคัญเพื่อการรักษาคุณภาพ
ในระบบการผลิตของโตโยต้า หรือ ระบบ Lean ในปัจจุบัน เมื่อพบปัญหาคุณภาพ กระบวนการผลิตต้องหยุดทันที เพื่อป้องกันของที่ไม่ได้คุณภาพ ถูกส่งไปยังขั้นตอนต่อไป
จากนั้นจะมีไฟติดบนบอร์ดแผงไฟขนาดใหญ่ ที่เห็นได้จากทั่วทั้งโรงงาน เพื่อแสดงว่าปัญหากำลังเกิดขึ้นที่ตำแหน่งใด ผู้รับผิดชอบจะได้รีบรุดไปแก้ปัญหาทันที
โดยสรุปแล้ว เราสามารถอธิบาย แนวคิดหลักของ 5ส และ Visual Management ว่า คือการจัดการ “กายภาพ” และ “ข้อมูลข่าวสาร” ในพื้นที่ทำงาน เพื่อให้เกิดสภาพการทำงานที่ดี และ พนักงานเกิดแรงจูงในการทำงาน ตามเป้าหมายองค์กรครับ
โดย...
กฤชชัย อนรรฆมณี
Lean and Productivity Consultant / Trainer
