4 ขั้นตอนสู่การทำงานที่ดีกว่าเดิม

เปลี่ยนให้ดีขึ้นได้เสมอ แต่จะเปลี่ยนไปอย่างมั่ว ๆ ตามใจชอบไม่ได้ ไม่มีอะไรรับรองได้ว่า งานเดิมตามวิธีใหม่ที่มั่วๆ มานั้นจะดีขึ้นได้ ดังนั้นจะเปลี่ยนแปลงการงานใดให้ดีขึ้น ต้องปรับเปลี่ยนอย่างเป็นขั้นเป็นตอน โดยที่แต่ละขั้นตอนอธิบายเป็นเหตุเป็นผลได้ว่าที่ปรับเปลี่ยนไปนั้น ดีขึ้นได้อย่างไร

ขั้นแรก ต้องมาทบทวนกันดูก่อนว่า เราทำงานนั้นไปเพื่อให้เกิดผลอะไรขึ้น ผลที่เกิดขึ้นนั้น ไม่ใช่แค่ว่าได้ทำ แต่หมายถึงได้ผลอะไรขึ้นมา ทบทวนดูว่าปลายทางที่เราทำนั้น จะให้ผลลัพธ์อะไร จากนั้นให้ย้อนกลับมาจากผลลัพธ์ที่เราอยากได้ มาสู่การพิจารณาว่า ต้องมีขั้นตอนการทำงานอย่างไรบ้าง ดูลึกลงไปว่ามีเงื่อนไขใดบ้างที่จำกัดว่าขั้นตอนใด ทำอะไรได้ หรือไม่ได้บ้าง มีอะไรบ้างที่เป็นความต้องการอะไร จากใครบ้างในแต่ละขั้นตอนการทำงานนั้น จะเลือกขั้นตอนในการทำงานใด ต้องดูก่อนว่างานนั้นมีคำขอ มีเงื่อนไขใด ติดอยู่บ้าง และนี่เองที่ทำให้เราไม่สามารถเลือกขั้นตอนการทำงานได้อย่างอิสระ เราเปลี่ยนได้ก็จริง แต่เปลี่ยนได้มากที่สุด เท่าที่คำขอ หรือเงื่อนไข อำนวยให้ทำได้ จำง่ายๆ ว่าจะออกแบบขั้นตอนในการทำงาน ต้องทราบข้อกำหนดต่างๆ ของงานนั้น ที่มาจากผู้มีส่วนเกี่ยวข้องให้ครบถ้วนเสียก่อน

เมื่อออกแบบกระบวนการทำงาน ภายใต้ข้อกำหนดที่มีอยู่ได้แล้ว อย่ารีบร้อนลงมือทำไปเลย ให้ตั้งหลักวางแผนว่าขั้นตอนใด ทำแล้วจะได้ผลใดบ้าง เสมือนว่าขั้นตอนแรกทำให้เราทราบขั้นตอนในการขับรถ ว่าจะขับไปที่ไหน ต้องทำอย่างไรบ้าง แต่ก่อนจะขับรถนั้นออกไป ก็ต้องวางแผนกันก่อนว่า จะขับรถไปที่ไหน ต้องไปถึงที่หมายเมื่อใด มีนำ้มันเพียงพอที่จะใช้เดินทางหรือไม่ อย่าลงมือทำงานตามขั้นตอนใหม่ที่ปรับปรุงไว้ก่อนหน้านั้น โดยไม่มีการวางแผนที่ชัดเจนก่อน ทุกครั้งที่ลงมือทำขั้นตอนใด ต้องถามตนเองก่อนว่าฉันวางแผนไว้อย่างไรในขั้นตอนนั้น กำหนดแผนก่อนลงมือทำเสมอ

มีแผนแล้วว่าจะไปไหน อย่างไร ขั้นตอนต่อไป คือลงมือทำ โดยไม่รีรอ งานหลายงานล้มเหลว เพราะมัวแต่วางแผน จนไม่เหลือเวลาให้ลงมือทำงาน หลายคนรีรออยู่กับการวางแผนที่มีรายละเอียด เกินความจำเป็น วางแผนจะขับรถไปที่ไหน แค่บอกปลายทางว่าเป็นที่ไหน อยากไปถึงเร็วช้าอย่างไร ใครขับ ใครโดยสาร แค่นี้ก็พอแล้วสำหรับที่จะเริ่มต้นขับรถ ไปสู่ที่หมายปลายทางนั้น อย่ามัวแต่ไปใส่ใจในรายละเอียดจุกจิก ที่ไม่ใช่สาระสำคัญของการทำงานสู่เป้าหมาย จะขับรถไปเมืองเหนือ ไม่ต้องไปจุกจิกวางแผนว่าระหว่างทางต้องข้ามกี่สะพาน ซึ่งใส่ใจไปก็ไม่ได้ทำให้ไปถึงปลายทางได้เร็วขึ้น แต่ที่ต้องใส่ใจคือ เมื่อขับไปแล้ว ต้องเป็นหนทางสู่เมืองเหนือแน่ ๆ คือต้องกำกับให้การขับรถนั้น นำไปสู่ปลายทางตามเป้าหมายที่เราวางแผนไว่แน่ ๆ ถ้ามีอะไรที่เป็นอุปสรรคในการไปถึงเป้าหมาย ก็ต้องควบคุมอุปสรรคเหล่านั้น น้อยลง หรือหมดไป เพื่อไม่ให้เกิดผลเสียใด ๆกับการดำเนินงานไปสู่เป้าหมาย ระลึกไว้เสมอว่าต้องกำกับ และควบคุมให้การทำงานนั้น มุ่งสู่เป้าหมายแน่ ๆ อย่าแค่ลงมือทำไปเท่านั้น

เดินหน้าทำงานมาถึงขั้นตอนนี้ การงานน่าจะสำเร็จได้ตามที่วางแผนไว้ แต่ครั้งหน้าที่จะทำงานนี้ใหม่ ก่อนทำต้องมาทบทวนกันก่อนว่าวิธีทำ การวางแผน การกำกับ และการควบคุม ที่เราได้ใช้ไปนั้น ยังมีตรงไหนบ้างที่ยังปรับเปลี่ยนให้ดีขึ้นกว่าเดิมได้อีก ซึ่งขึ้นตอนการปรับปรุงนี้ มักถูกละเลย จนกลายเป็นไปว่า เคยทำอย่างไร ก็ทำอย่างนั้นไปเรื่อย งานท้าทายกลับกลายเป็นงานจำเจ หลังจากลงมือทำไปได้ไม่กี่ครั้ง เพราะขาดความคิดที่จะปรับปรุงให้ดีขึ้น

ก่อนทำงานใด ให้ออกแบบวิธีทำ ให้วางแผนว่าจะทำให้ได้ผลอย่างไร ให้กำกับและควบคุมการลงมือทำให้เป็นไปตามที่กำหนดแผนไว้ แล้วส่งท้ายด้วยการหาทางปรับปรุงให้ดีขึ้นไปอีก