เขียน Email อย่างไร ให้คนอยากเปิด

แต่ Email ก็ยังอยู่ในใจของมนุษย์องค์กรทั่วไป ที่ยังยืนหยัดใช้การสื่อสารผ่านช่องทางนี้อย่างเหนียวแน่น

ผลการสำรวจของบริษัทวิเคราะห์ตลาดด้านเทคโนโลยี The Radicati Group ระบุว่า ในปี 2015 มีผู้ใช้ Email ทั่วโลกประมาณ 2.6 พันล้านคน และจะเพิ่มเป็น 2.9 พันล้านในปี 2019

ในจำนวน Email ที่ส่งกันไปมานับพันล้านครั้งต่อวัน เรามั่นใจว่าน่าจะมีจำนวนมากมายนับไม่หวาดไหว ที่ส่งไปแล้วไร้เสียซึ่งคนสนใจ

นอกจากผู้รับจะไม่เปิดอ่าน ยังขยันลบทิ้งไปอย่างไม่ใยดี

วันนี้มาคุยกันว่า มืออาชีพควรหลีกเลี่ยงปัญหาใดในการเขียน Email ผู้รับจะได้สนใจใคร่อ่าน

1. Email ข้อความที่พี่น่าจะใช้วิธีหารือแบบเห็นหน้า และสบตากันได้

ก่อนที่จะกด “ส่ง” ตั้งสติอีกครั้งว่า ข้อความน่าจะสื่อด้วย Email หรือไม่

คุณ William Schwalbe ผู้เขียนหนังสือแนะนำการใช้ Email

เรื่อง “Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better” แนะนำว่า หากข้อความที่เราจะส่งทาง Email มีความเสี่ยงว่าอาจก่อความเข้าใจผิด เพราะเป็นเรื่องที่ติดใจกันอยู่ หรือเป็นเรื่องอารมณ์ล้วนๆ เป็นเรื่องกวนอารมณ์ให้ขุ่น เป็นเรื่องวุ่นวายซับซ้อนซ่อนเงื่อน ฯลฯ

ก่อนจะส่ง คะเนดูอีกทีว่า มีวิธีที่ดีกว่า Email ไหม

ไม่ว่าจะเป็นการยกหูคุยทางโทรศัพท์ หรือลุกเดินไปหา เพื่อคุยแบบเห็นหน้าเห็นตา..อาจเก๋กว่ากันเป็นพันเท่า

ทั้งนี้ เป็นเพราะ Email ไม่มีสุ้มเสียง ไม่มีสีหน้า ไม่มีภาษากาย ให้ซับและสัมผัสได้ เพื่อกันการเข้าใจผิด หรือคิดจินตนาการเหมาเอาว่า เขาเขียนมาเช่นนี้ คงมีความต้องการเช่นนั้น

เรื่องสั้น เลยยาว เพราะไม่เข้าใจ

2. ส่ง Email ยามอารมณ์ขุ่น

ต่อเนื่องจากประเด็นข้างต้น

เดี๋ยวนี้คนช่างโกรธกันง่ายดาย

แรงกดดันรอบกายทำให้สติกระจายฟุ้ง

การสื่อสารยามหงุดหงิดจิตตก ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด มีสิทธิ์ทำให้เสียใจในภายหลังสูงยิ่ง

ดั่งคำที่ครูบาอาจารย์ท่านสอน “โกรธ คือ โง่ โมโห คือ บ้า”

โง่และบ้าด้วยวาจา ก็ถือว่าน่าเวทนายิ่งแล้ว

โง่และบ้าเป็นลายลักษณ์อักษร..ยิ่งเป็นการบ่อนทำลายทั้งความสัมพันธ์ ทั้งบั่นอนาคตตนเอง

เอาว่า หากอยากเขียน ก็ทำได้

แต่อย่าเพิ่งใส่ชื่อผู้รับ

หรือ กด “ร่าง” Draft พักข้อความไว้ก่อน

ยามควันกรุ่นเริ่มจาง ค่อยเรียกร่างมาอ่านดูใหม่

เราอาจเปรมปรีดีใจ..ที่ไม่ได้กดส่งไปในขณะนั้น!

3.จั่วหัวจ๋อย

ชื่อเรื่องเคว้งคว้าง กว้าง และไม่สร้างความกระจ่างใดๆ พาลให้ผู้รับไม่อยากเปิดอ่าน โทษท่านไม่ได้ อาทิ

เรื่อง “โครงการพัฒนาต่อเนื่อง”

เรื่อง “รายงานความคืบหน้า”

เรื่อง “การติดตามผล”

เรื่อง “ขอหารือ”

ยามนี้ มีสื่อวนเวียนรอบกายเป็นก่ายเป็นกำ คอยกระหน่ำดึงความสนใจ หากชื่อเรื่องไม่สื่อให้เข้าใจในเวลาอันรวดเร็วว่า ผู้อ่านน่าจะเปิดข้อความใน Mail นี้..

มีสิทธิ์ถูกลบ จบเรื่อง

เปรียบเสมือนนิตยสาร แม้จะมีเนื้อหาภายในน่าสนใจ..

แต่หากปกไม่เตะตา คนอ่านเลยไปไล่พลิกดูเล่มอื่น ซึ่งวางดาษดื่นเต็มแผงจนเลือกไม่หวาดไม่ไหว

ผลคือ ไม่ซื้อเล่มแรก!

ดังนั้น แทนการใช้ชื่อโครงการกว้างๆ หรือ ใช้ชื่อเดียวตลอดกาล

หากเนื้อหา Mail เริ่มเปลี่ยน อย่าลืมปรับชื่อเรื่อง จะได้เห็นเด่นชัดว่า คนเขียนต้องการให้อ่านเรื่องอะไร เพื่ออะไร

เช่น แทนใช้ชื่อ เรื่อง “โครงการพัฒนาต่อเนื่อง” ตามที่ใช้มาตลอดปี

ปรับเป็น “ขออนุมัติงบประมาณโครงการเพิ่มเติม” ยามที่ต้องขอความเห็นชอบ ให้ตอบโอเค

ผู้รับเห็นจะได้ไม่ทึกทักว่า เขาคงส่งมาตามปกติเพื่อแจ้งความคืบหน้า

เลยตัดสินใจได้ง่ายว่า..มีเวลาเมื่อไหร่ ไว้ค่อยอ่านเมื่อนั้น

4.CC ทุกคนที่ขวางหน้า แถมReply All อย่างสม่ำเสมอ ไม่เว้น ไม่เฟ้น เน้นทุก-กคน

ชีวิตนี้สั้นนัก กรุณาอย่าปั่นทอนเวลาใครๆ โดยไม่จำเป็น

ยิ่งตอบสั้นๆ กันไปมาว่า “ขอบคุณครับ” “ยินดีค่ะ” “เป็นประโยชน์มาก”ฯลฯ แล้ว CC และ Reply All ให้ทั้งองค์กรต้องรับรู้ มิได้ดูดีแต่ประการใด

เพราะดูคล้ายขาดวิจารณญาณ ประมาณนั้น

หากย้ำทำบ่อยๆ ผลที่ได้คือ ใครๆเริ่มหน่าย และไม่สนใจข้อความที่มีชื่อเราเป็นผู้ส่ง

...ห้ามงงนะคะ

5.ข้อความยาวยืดยาด ขาดความชัดเจน

คนส่วนใหญ่ไม่มีเวลาและสมาธิพอที่จะอ่าน Mail ยาว-ว ที่เขียนติดกันเป็นแพพืดยืดเต็มหน้า

กว่าจะเห็นประเด็นว่าต้องการให้ผู้อ่านทำอะไร ต้องใช้ความพยายามสูงยิ่ง เพราะผู้เขียนซ่อนประเด็นได้อย่างเนียนนัก

หากจะดี ฝึกเขียนให้กระชับ จับเป็นประเด็น

เขียนขึ้นย่อหน้าใหม่

ใช้หัวข้อเป็นตัวเลข หรือใช้ Bullet Point เป็นจุดๆ ก็ยังดี

..ไม่งั้นพี่พาลไม่อ่านน้า