รู้จัก‘ใบรับรองอะโพสทิล’เริ่มปีนี้ เอกสารไทยใช้ต่างแดนไร้รอยต่อ

สืบเนื่องจาก เมื่อวันที่ 9 ธ.ค.2568 คณะรัฐมนตรีได้มีมติเห็นชอบในการยื่นภาคยานุวัตรสารต่อกระทรวงการต่างประเทศเนเธอร์แลนด์ ในฐานะผู้เก็บรักษา เพื่อเข้าร่วมเป็นภาคีอนุสัญญาและคาดว่าอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้กับไทยภายในปี 2569 

•  รู้จักอนุสัญญาอะโพสทิล

 อนุสัญญาอะโพสทิลหรืออนุสัญญากรุงเฮกเมื่อวันที่ 5 ตุลาคม ค.ศ. 1961 ว่าด้วยการยกเลิกข้อกำหนดของการนิติกรณ์สำหรับเอกสารมหาชนต่างประเทศ (Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalization for Foreign Public Document) เป็นอนุสัญญาระหว่างประเทศภายใต้กรอบที่ประชุมกรุงเฮกว่าด้วย กฎหมายระหว่างประเทศแผนกคดีบุคคล (HCCH)

 วัตถุประสงค์เพื่อสร้างความสะดวก ลดพิธีการทางเอกสารในการดำเนินธุรกรรมข้ามพรมแดนของเอกสารมหาชนในภาคีคู่สัญญาประเทศหนึ่ง และจะถูกนำไปแสดงในภาคีคู่สัญญาอีกภาคีหนึ่ง  โดยเปลี่ยนระบบการรับรองเอกสารตามรูปแบบธรรมเนียมปฏิบัติระหว่างประเทศแบบห่วงโซ่หลายขั้นตอน (chain legalization)  ที่ใช้อยู่ทุกวันนี้ ซึ่งเป็นระบบที่ใช้เวลาและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง 

การเป็นภาคีอะโพสทิลจะลดขั้นตอนลง เหลือเพียงการรับรองเอกสารขั้นตอนเดียว ในรูปแบบของการออกใบรับรองอะโพสทิล ออกโดยหน่วยงานผู้มีอำนาจเรียกว่า  competent authority  ซึ่งกรมการกงสุลได้รับแต่งตั้งให้เป็นหน่วยงานผู้มีอำนาจของไทย  สามารถนำเอกสารไปใช้กับหน่วยงานในภาคีคู่สัญญาปลายทางได้ทันที 

•  สาระสำคัญของอนุสัญญาอะโพสทิล 

 อนุสัญญากำหนดให้ประเทศภาคีกำหนดให้หน่วยงานผู้มีอำนาจ มีหน้าที่ 1)  ตรวจสอบและรับรอง ความถูกต้องแท้จริงของลายมือชื่อ  ตำแหน่ง หน้าที่ และตราประทับของเอกสารมหาชนที่ออกในประเทศ ภาคี 

 2) หน่วยงานผู้มีอำนาจมีหน้าที่ในการออกใบรับรองอะโพสทิล เก็บบันทึกข้อมูลการออกใบรับรอง  เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบ และสามารถตรวจสอบรายละเอียดในใบรับรองได้ หากได้รับการร้องขอ  

•  เส้นทางไทยสู่การเป็นภาคี 

เริ่มตั้งแต่ปี 2565 ที่มีการแต่งตั้งกรมการกงสุลเป็นหน่วยงานผู้มีอำนาจ จากนั้นกรมการกงสุล

นําคณะผู้แทนกระทรวง  และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องศึกษาดูงานเกี่ยวกับการนิติกรณ์แบบอะโพสทิล ของประเทศภาคีอนุสัญญา  จํานวน 6 ประเทศ คือสาธารณรัฐเกาหลี เนเธอร์แลนด์ เบลเยียม ฟิลิปปินส์ อินโดนีเซีย และสิงคโปร์ รวมทั้งจัดสัมมนาเพื่อเตรียมความพร้อมในเข้าเป็นภาคีอนุสัญญาของไทยจํานวน 3 ครั้ง

ไฮไลต์สำคัญอยู่ที่ เมื่อวันที่ 9 ธ.ค.2568 (สามวันก่อนยุบสภา) คณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบการภาคยานุวัตรเข้าเป็นภาคีอนุสัญญาอะโพสทิล โดยมอบหมายให้กระทรวงการต่างประเทศยื่นภาคยานุวัตรสารต่อกระทรวงต่างประเทศเนเธอร์แลนด์ เข้าสู่กระบวนการรับฟังรัฐภาคีซึ่งจะใช้เวลาหกเดือน หลังจากนั้นอีกหกสิบวันไทยจึงจะเป็นภาคีอนุสัญญาโดยสมบูรณ์ 

ในกรณีที่รัฐภาคีใดมีข้อขัดข้องหรือคัดค้านการเข้าเป็นสมาชิกภาคีของไทย ไทยยังคงสามารถเข้าเป็น ภาคีอนุสัญญาได้ แต่อนุสัญญาจะไม่มีผลบังคับใช้ระหว่างไทยกับประเทศภาคีที่มีข้อขัดข้องหรือคัดค้าน การเข้าเป็นภาคีของไทย 

•  ความเปลี่ยนแปลงหลังเป็นภาคีอนุสัญญา

ระบบการรับรองเอกสารเปลี่ยนแปลงจากปัจจุบันที่เรียกว่า chain legalization ที่มีหลายขั้นตอน เปลี่ยนเป็นใบรับรองอะโพสทิล ตัวอย่างเช่น จากระบบปัจจุบัน ประชาชนผู้ร้องนำเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น เอกสาร ทะเบียนราษฎร์จากที่ว่าการอำเภอ หรือเอกสารจากมหาวิทยาลัย  เอกสารวุฒิบัตรการศึกษา ฯลฯ มาขอรับรองที่กรมการกงสุลหรือสำนักงานสาขาของกรมการกงสุลทั้งเก้าแห่ง

เมื่อกรมการกงสุลรับรองแล้วผู้ร้องมีทางเลือกสองทางคือ 

1) นำเอกสารนั้นไปยื่นที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศปลายทาง หรือ

2) นำเอกสารนั้นไปยื่นที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของไทยในประเทศปลายทาง 

หลังจากนั้นต้องไปที่กระทรวงการต่างประเทศของประเทศปลายทางก่อนนำเอกสารไปใช้ ถือเป็นขั้นตอนที่ยาว ค่าใช้จ่ายสูง แต่หลังจากไทยเป็นภาคีอนุสัญญาอะโพสทิลจะเหลือแค่ขั้นตอนเดียวคือ ประชาชนนำเอกสารที่ต้องการการรับรองในการนำไปใช้ในต่างประเทศไปที่กรมการกงสุล เพื่อออกใบรับรองอะโพสทิล หลังจากนั้นประชาชนนำเอกสารนั้นไปใช้ในประเทศปลายทางได้เลย ไม่ต้องผ่านสถานทูตของประเทศปลายทางในประเทศไทย หรือสถานทูตไทยในประเทศปลายทาง หรือกระทรวงการต่างประเทศอีก  

อย่างไรก็ตาม ใบรับรองอะโพสทิลใช้ได้กับ 127 ประเทศ/ดินแดนที่เป็นภาคีเท่านั้น หากคนไทยต้องการนำเอกสารไปใช้ในประเทศที่ไม่ได้เป็นภาคีก็ต้องใช้กระบวนการ chain legalization เหมือนเดิม 

•   เอกสารมหาชนคืออะไร

อนุสัญญากำหนดขอบเขตเอกสารมหาชนไว้กว้างๆ 4 ประเภท

1) เอกสารที่ออกโดยหน่วยงานศาลหรือเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับศาล พนักงานอัยการ เสมียนศาล หรือเจ้าพนักงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนพิจารณาคดีของศาล

2) เอกสารทางการปกครอง (administrative documents) อาทิสูติบัตร มรณบัตร ทะเบียนบ้าน

3) เอกสารโนทารี (notarial acts)

4) ใบรับรองทางการ (official certificates) ซึ่งออกให้กับเอกสารที่ลงนามโดยบุคคลในสถานะส่วนบุคคล  เช่น ใบรับรองทางการที่บันทึกการจดทะเบียนเอกสารหรือข้อเท็จจริงที่มีอยู่ ณ วันนั้น,   การรับรองความถูกต้องแท้จริงของลายมือชื่อ  เป็นต้น 

ทั้งนี้ การกำหนดประเภทเอกสารมหาชนขึ้นอยู่กับประเทศภาคีต้นทางที่ออกเอกสาร  เช่น ประเทศไทยมีสิทธิ์ที่จะกำหนดเอกสารที่เรียกว่าเอกสารมหาชนของตนเอง  การกำหนดประเภท เอกสารมหาชนไม่จำเป็นต้องเหมือนกันในแต่ละประเทศ 

“ไม่ว่าเอกสารที่ถูกรับรองโดยใบรับรองอะโพสทิลจากประเทศต้นทางจะเป็นเอกสารมหาชนของประเทศปลายทางหรือไม่ ผลของใบรับรองอะโพสทิลยังคงสมบูรณ์ ใบรับรองอะโพสทิชใช้ได้กับประเทศภาคีทุกประเทศ ไม่ว่าประเทศนั้นๆ จะมีนิยามเอกสารมหาชนเหมือนกันหรือไม่ก็ตาม” 

สำหรับประเทศไทย  ที่ประชุมคณะอนุกรรมการอะโพสทิลมีมติเห็นชอบให้ไทยเป็นภาคีอนุสัญญา โดยบังคับใช้กับเอกสารทั้งหมดที่ปัจจุบันผ่านการรับรองเอกสารจากกรมการกงสุล  ไม่ว่าจะมีคำแปล หรือไม่  เนื่องจากการออกใบรับรองอะโพสทิล รับรองเฉพาะลายมือชื่อที่ปรากฏในเอกสารต้นฉบับ ไม่เกี่ยวข้องกับคำแปลของเอกสาร 

•  การตรวจสอบเอกสาร 

เนื่องจากหน่วยงานที่มีอำนาจออกใบรับรองอะโพสทิลในแต่ละประเทศ ต้องมีหน้าที่เก็บบันทึกข้อมูลการออกใบรับรองอะโพสทิลเพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ด้วย วิธีการตรวจสอบมีสองช่องทาง

1)  ผ่านระบบ e-Register ของประเทศภาคีที่ปรากฏบนใบรับรอง อาทิ QR Code หรือ URL 

2) ติดต่อหน่วยงานผู้มีอำนาจของประเทศภาคีที่ออกใบรับรองนั้น โดยสามารถดูข้อมูลช่องทางติดต่อได้ตามที่ปรากฏบนใบรับรอง หรือ เว็บไซต์ HCCH  ซึ่งจะรวบรวมข้อมูลช่องทางการติดต่อหน่วยงานผู้มี อำนาจของประเทศภาคีและช่องทางเข้าถึงระบบ e-register ของประเทศภาคี 

•  กลุ่มที่ได้ประโยชน์โดยตรง 

นักเรียนนักศึกษาที่จะเดินทางไปเรียนต่อต่างประเทศ หนังสือรับรองกรมฝีมือแรงงาน ภาคธุรกิจที่ต้องใช้ certificate of origin เอกสารทะเบียนราษฎร์ ประชาชนและภาคธุรกิจได้รับประโยชน์อย่างมาก ทั้งยังยกระดับมาตรฐานประเทศไทยในเวทีโลก