จบปัญหาข้อมูลกระจัดกระจาย Connected University ก้าวใหม่ มฟล.ยุคดิจิทัล

หลังก้าวเข้าสู่ปีที่ 27 มหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง (มฟล.) กำลังเดินหน้าปรับเปลี่ยนสู่การเป็น Connected University อย่างเต็มรูปแบบ ตั้งเป้าหมายให้แล้วเสร็จภายในแผนพัฒนาฉบับที่ 5 ที่จะสิ้นสุดในปี 2569

ด้วยการบูรณาการเชื่อมโยงเทคโนโลยีดิจิทัลกับทุกระบบงาน ตั้งแต่การบริหารจัดการบุคลากร การเงิน ไปจนถึงการให้บริการนักศึกษา เพื่อสร้างประสิทธิภาพและความโปร่งใสในการบริหารองค์กร

การเติบโตของมหาวิทยาลัยในช่วง 27 ปีที่ผ่านมา ทำให้การบริหารจัดการมีความซับซ้อนมากขึ้น ส่งผลให้เทคโนโลยีสารสนเทศกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ขาดไม่ได้ในการขับเคลื่อนองค์กร

อย่างไรก็ตาม ปัญหาสำคัญที่เผชิญอยู่ในปัจจุบันคือแต่ละหน่วยงานมีระบบเทคโนโลยีของตัวเองที่ไม่สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้ ทำให้การดึงข้อมูลและการประสานงานยังต้องดำเนินการด้วยตนเองหรือแบบแมนนวล

ดร.มัชฌิมา นราดิศร อธิการบดีมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง มองเห็นความจำเป็นในการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดิจิทัลอย่างจริงจัง เพื่อลดการสิ้นเปลืองทรัพยากรที่ไม่จำเป็นและอำนวยความสะดวกในการทำงาน

ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่ดีจะทำให้การบริหารจัดการกระชับและรวดเร็วขึ้น รวมถึงสามารถมองเห็นจุดปัญหาและแก้ไขได้ทันท่วงที

หนึ่งในแนวคิดสำคัญคือการสร้าง Dashboard แสดงข้อมูลแบบเรียลไทม์ ครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดของมหาวิทยาลัย ไม่ว่าจะเป็น จำนวนนักศึกษา บัณฑิตที่สำเร็จการศึกษา งบประมาณรายรับ-รายจ่ายประจำปี หรือผลงานตีพิมพ์ของอาจารย์

หากมีระบบที่สามารถดึงข้อมูลเหล่านี้มาแสดงได้ทันที จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลที่แม่นยำและทันสมัย

“การรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบเดียวต้องคัดกรองอย่างระมัดระวัง เพราะหากนำข้อมูลทั้งหมดจากทุกหน่วยงานเข้ามาโดยไม่มีการคัดเลือก อาจกลายเป็นข้อมูลขยะที่ไม่มีประโยชน์ ดังนั้น หน่วยงานต่างๆ จะต้องกรองข้อมูล และผู้บริหารต้องระบุให้ชัดเจนว่าต้องการข้อมูลใดที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้จริง”

ด้านการบริหารงานบุคคล มหาวิทยาลัยกำลังพัฒนาระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ใช้ตัวชี้วัดประสิทธิภาพหรือ KPI เป็นฐาน แทนการเขียนรายงานในกระดาษอย่างในอดีต ปัจจุบันได้พัฒนาระบบให้ “ทุกคน” สามารถกรอกข้อมูลในระบบเดียวกัน และหัวหน้างานสามารถเข้าไปตรวจสอบได้

มหาวิทยาลัยมีระบบต่างๆ เช่น ระบบบัญชีการเงิน ระบบทรัพยากรบุคคล (HR) และระบบงานทะเบียน (Registrar) แต่ระบบเหล่านี้ไม่สามารถเชื่อมโยงกัน

เมื่อต้องการดึงข้อมูลจะต้องเข้าไปในแต่ละระบบแยกกัน แล้วนำข้อมูลมาประมวลผลด้วยตนเองอีกครั้ง ซึ่งสิ้นเปลืองเวลาและอาจเกิดความผิดพลาดได้

ตัวอย่างเช่น หากต้องการทราบข้อมูลผลงานตีพิมพ์ของอาจารย์ ปัจจุบันยังต้องอาศัยหน่วยงานรวบรวมข้อมูลโดยขอข้อมูลจากอาจารย์แต่ละท่าน แล้วนำมากรอกลงในระบบ ซึ่งอาจมีความล่าช้า

หรือในกรณีที่มีนักศึกษาลาออก ข้อมูลก็ควรจะถูกอัปเดตในระบบทันทีที่ได้รับการอนุมัติ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมที่ชัดเจน

“มหาวิทยาลัยมีเป้าหมายให้ระบบทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับนักศึกษา บุคลากร การเงินและงบประมาณอยู่ในแพลตฟอร์มเดียวกันและสามารถเชื่อมโยงกันได้"

เทคโนโลยีเพื่อบริการนักศึกษา

นอกจากการบริหารจัดการภายในแล้ว มหาวิทยาลัยยังมองเห็นความสำคัญของการใช้เทคโนโลยีเพื่อบริการนักศึกษา โดยเฉพาะการจัดการห้องเรียนและระบบขนส่งภายในพื้นที่มหาวิทยาลัย

 สำหรับห้องเรียนก็ได้พัฒนาระบบควบคุมไฟและเครื่องปรับอากาศ ที่สามารถตรวจสอบผ่านแอปพลิเคชันได้ว่า ห้องใดถูกจองไปใช้แล้ว มีระบบแสดงการใช้งาน WiFi ช่วยให้สามารถตรวจสอบและแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

นักศึกษาสามารถเปิดแอปพลิเคชันดูได้ว่ารถไฟฟ้าของมหาวิทยาลัยอยู่ตำแหน่งไหนในขณะนี้ และป้ายไหนมีผู้รอคอยจำนวนมาก ข้อมูลนี้จะช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถปรับเส้นทางรถได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เช่น หากมีผู้โดยสารรอกลางทางเป็นจำนวนมากแต่รถไม่มีผู้โดยสาร รถสามารถตีกลับไปรับผู้โดยสารได้ทันที โดยไม่ต้องวนกลับมาที่จุดเริ่มต้น

ระบบนี้จะช่วยแก้ปัญหาการร้องเรียนเรื่องรถไม่เพียงพอ โดยเฉพาะในช่วงเช้าที่นักศึกษาต้องเข้าเรียนเวลา 8 โมง และออกจากหอพักพร้อมกันในเวลาประมาณ 7 โมง 50 นาที

การก้าวสู่ Connected University ไม่ใช่เพียงการนำเทคโนโลยีมาใช้เท่านั้น แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงวิธีคิดและวิธีทำงานของทุกคนในองค์กร

เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลและเทคโนโลยีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ สร้างความโปร่งใส และยกระดับคุณภาพการบริการทั้งด้านการบริหารจัดการและการให้บริการนักศึกษาไปพร้อมกัน.