การสื่อสารเพื่อประโยชน์ส่วนรวม

ไม่ว่าจะเป็นระดับครอบครัว ทีมงาน องค์กรธุรกิจ หรือแม้กระทั่งระดับนานาชาติ สิ่งที่ทำให้การประชุมประสบความสำเร็จไม่ใช่ความพร้อมเพรียงของทุกคนในห้องประชุม แต่คือ คุณภาพของการสื่อสารและการมีส่วนร่วมของผู้เข้าประชุม

ข้อแรกที่ทำให้การประชุมมีคุณภาพคือ การสื่อสารตรงไปตรงมา เน้นเนื้อหาสาระ ไม่อ้อมค้อม ไม่ถ่อมตัวจน คนอื่นไม่เห็นคุณค่าในสิ่งที่เรานำเสนอ และไม่มั่นใจเกินไปจนกลายเป็นการกดทับความคิดเห็นของผู้อื่น ทุกถ้อยคำควรมีจุดหมายชัดเจน กระชับ เข้าใจง่าย อย่าขี่ม้าเลียบค่าย คืออย่าวกวนจนเสียเวลาและพลังงานของผู้ฟัง

ข้อที่สองคือ การควบคุมอารมณ์ เพราะอารมณ์ที่ขุ่นมัว ความโมโห หรือความไม่พอใจส่วนตัว เป็นตัวการทำลายคุณภาพของการประชุมอย่างร้ายแรง ไม่มีใครอยากฟังความคิดเห็นของคนที่กำลังเดือดดาล เพราะเสียงที่ออกมาจะกลายเป็นการระบาย มากกว่าการสร้างสรรค์ เมื่อผู้พูดใช้อารมณ์แทนเหตุผลต่อให้แนวคิดนั้นดีเพียงใดก็ยากที่จะได้รับการยอมรับ

ก่อนเข้าประชุม หากรู้ตัวว่ากำลังไม่สบายใจหรือหัวเสีย ควรถอยออกมาสักครู่ หายใจลึก ๆ เดินไปหามุมสงบ หรือเข้าห้องน้ำเพื่อทำให้อารมณ์กลับคืนสู่สมดุล การควบคุมตัวเองในช่วงเวลาสำคัญนี้คือการให้เกียรติทั้งตนเองและผู้อื่น เพราะจะทำให้เรากลับเข้าสู่การประชุมด้วยเหตุผลและความพร้อมที่จะฟังและแลกเปลี่ยน

ข้อที่สามคือ การมองผลประโยชน์ส่วนรวมเป็นหลัก หลายครั้งผู้เข้าประชุมหลงทาง พูดแต่เรื่องที่เอื้อต่อฝ่ายตนเองหรือความสะดวกของตนเอง โดยไม่คำนึงถึงภาพรวม สิ่งนี้ทำให้คนอื่นรู้สึกว่าถูกละเลย และท้ายที่สุดไม่มีใครอยากร่วมมือ แต่หากเรานำเสนอความคิดเห็นในฐานะจิ๊กซอว์ตัวหนึ่งที่พร้อมจะต่อภาพรวมให้สมบูรณ์ ความคิดนั้นจะถูกยอมรับได้ง่ายกว่า

ตัวอย่างเช่น หากฝ่ายขายเจอปัญหากับขั้นตอนการอนุมัติของฝ่ายการเงิน แทนที่จะเริ่มด้วยการโทษว่าขั้นตอนของฝ่ายการเงินทำให้เสียเวลา ควรเปลี่ยนเป็นการตั้งคำถามว่า เราจะทำให้กระบวนการทั้งหมดราบรื่นขึ้นเพื่อให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้นได้อย่างไร เมื่อเป้าหมายถูกเลื่อนจากการแก้ปัญหาส่วนตัวไปสู่การยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า ทุกฝ่ายก็จะมองเห็นว่าตนเองมีส่วนร่วมในการพัฒนาเช่นกัน

ในหลายองค์กร เรามักเห็นภาพซ้ำๆ ว่าบางทีมทำงานกันมานาน แต่ไม่เคยไปไกลกว่าจุดเดิม เพราะทุกคนพอใจกับสิ่งที่มีอยู่ ไม่อยากเสนอสิ่งใหม่ ไม่อยากรับผิดชอบมากไปกว่าเดิม จนองค์กรค่อยๆ ติดอยู่กับความเฉื่อยชา การประชุมจึงกลายเป็นพิธีกรรมมากกว่าการระดมสมอง

แต่ในความจริงแล้วทุกคนไม่ว่าจะอยู่ตำแหน่งใด ล้วนมีคุณค่าต่อองค์กรได้ หากกล้าที่จะนำเสนอแนวคิด    เพื่อส่วนรวม ผู้บริหารที่เปิดใจรับฟัง ความคิดจากพนักงานที่อยู่หน้างาน และพนักงานที่กล้าเสนอความเห็นด้วยความจริงใจ ต่างคือฟันเฟืองที่ขับเคลื่อนให้องค์กรเติบโต

ดังนั้น การประชุมที่ดีจึงไม่ใช่แค่การถ่ายทอดข้อมูลจากผู้บริหารแต่เพียงด้านเดียว แต่คือพื้นที่ที่ทุกเสียงถูกฟัง ทุกไอเดียถูกให้ค่า และทุกข้อเสนอถูกนำไปต่อยอดสู่การปฏิบัติ

หากเราฝึกพูดตรงไปตรงมา รู้จักควบคุมอารมณ์ และยึดประโยชน์ส่วนรวมเป็นที่ตั้ง เราจะเปลี่ยนการประชุมจากภาระให้เป็นพลังที่ทำให้องค์กรหรือแม้แต่ประเทศเดินไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคง