พลังของการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น

การประชุมเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่รอบตัวเราทุกวัน ตั้งแต่การพูดคุยในครอบครัว การหารือในทีมงานของบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง ไปจนถึงเวทีใหญ่ระดับชาติและนานาชาติ การประชุมอาจมีรูปแบบแตกต่างกัน แต่แก่นแท้คือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเพื่อหาทางออกที่เหมาะสมและสร้างผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

ผู้นำที่ดีคือผู้ที่สามารถใช้ประโยชน์จากการประชุมได้อย่างเต็มที่ รู้จักการดึงเอาศักยภาพ ความคิดสร้างสรรค์ และมุมมองที่แตกต่างของผู้เข้าร่วมประชุมมาเชื่อมโยงให้เกิดแนวทางปฏิบัติจริง ไม่ใช่เพียงการประชุม เพื่อประชุมแต่เป็นการประชุมที่สร้างคุณค่าและความคืบหน้า หากใครก็ตามสามารถฝึกใช้การประชุมเป็นพื้นที่ในการฝึกทักษะการสื่อสารและการนำเสนอความคิด ก็จะกลายเป็นทั้งผู้ตามที่ดีและผู้นำที่มีศักยภาพ

อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่พบบ่อยคือผู้เข้าร่วมประชุมหลายคนมักเก็บความคิดที่ดีไว้กับตัวเองเพราะไม่กล้า พูดออกมา กลัวว่าจะถูกมองว่าไม่ฉลาด หรือกลัวความขัดแย้ง จนทำให้ไอเดียที่อาจเป็นประโยชน์ต่อทีมงานและองค์กรหายไปอย่างน่าเสียดาย เมื่อไม่ได้พูด ก็จะเหลือเพียงความคิดในใจที่ไร้ค่าในทางปฏิบัติ

ที่แย่คือการไม่พูดในห้องประชุม แต่ไปพูดภายนอก เช่นบ่นกับเพื่อนร่วมงานทีหลังว่า “รู้อยู่แล้วว่ามันทำไม่ได้” ถือเป็นการใช้พลังความคิดอย่างเปล่าประโยชน์ เพราะองค์กรไม่ได้รับประโยชน์ใดๆ จากมุมมองนั้น และตัวเราเองก็เสียโอกาสที่จะพัฒนาทักษะการสื่อสาร รวมถึงเสียโอกาสที่จะเป็นคนที่มีส่วนร่วมในความสำเร็จของทีม

ไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็ก บริษัทมหาชน หรือแม้แต่ประเทศชาติ การประชุมคือรากฐานของการทำงานเป็นทีม การกล้าที่จะยกมือเสนอความคิดเห็น แม้เพียงเล็กน้อย ก็ถือเป็นการมีส่วนร่วมที่อาจผลักดันให้ทีมเดินหน้า   ไปได้ไกลกว่าที่คิด หากเรามองการประชุมเป็นพื้นที่เรียนรู้และฝึกฝน เราจะเห็นว่าทุกความเห็นที่ถูกพูดออกมาอาจเป็นก้าวสำคัญของการเปลี่ยนแปลง

เคล็ดลับในการนำเสนอความคิดในที่ประชุมประการแรกคือการใช้ความชัดเจนเป็นหลัก หลายคนไม่กล้านำเสนอเพราะกลัวถูกมองว่าไม่เก่ง ทั้งที่แท้จริงแล้วการกล้าที่จะลองผิดลองถูกต่างหากที่ทำให้เราได้เรียนรู้ การสื่อสารในที่ประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นความคิดใหญ่โตแต่ต้องชัดเจน ตรงไปตรงมา และมีโครงสร้าง เช่น บอกปัญหา ข้อเสนอ และเหตุผลสนับสนุน สิ่งเหล่านี้เพียงพอที่จะทำให้ผู้ฟังเข้าใจได้โดยไม่ต้องอธิบายยืดยาว

สิ่งหนึ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือการเริ่มต้นด้วยความไม่มั่นใจ เช่น “ขอโทษครับ ผมไม่แน่ใจว่าควรพูดไหม” เพราะคำเปิดแบบนี้จะทำให้ผู้ฟังตั้งกำแพงทันทีเพราะคิดว่าคนพูดยังไม่มีความมั่นใจเลย ในทางตรงกันข้าม หากเราพูดด้วยน้ำเสียงมั่นใจแบบพอดี แสดงให้เห็นว่าความคิดของเรามีเหตุผลและพร้อมจะถูกต่อยอด ความคิดเห็นนั้นก็จะมีน้ำหนักมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม ความมั่นใจเกินพอดีก็ไม่ใช่คำตอบ การยกความคิดของตัวเองขึ้นไปเหนือคนอื่น เช่น “สิ่งที่คนอื่นพูดมามันผิดหมด” เป็นการสร้างบรรยากาศกดดันและอาจนำไปสู่ความขัดแย้ง การประชุมที่แท้จริงคือการแลกเปลี่ยน ไม่ใช่เวทีแข่งขันว่าใครถูกใครผิด หากทุกคนเปิดใจรับฟังและต่อยอดความคิดซึ่งกันและกัน เวทีประชุมจะกลายเป็นเหมือนการระดมพลังทางความคิดที่มีพลังยิ่งกว่าการคิดเพียงลำพัง

ดังนั้นการประชุมไม่ควรถูกมองว่าเป็นหน้าที่หรือพิธีการ แต่ควรถูกมองว่าเป็นเครื่องมือในการสร้างอนาคต ไม่ว่าจะเป็นอนาคตของทีมเล็กๆ ในบริษัท อนาคตขององค์กรระดับประเทศ หรือแม้แต่อนาคตของครอบครัว ที่กำลังหาทางเลือกให้กับลูกหลาน การประชุมคือเวทีที่ทุกเสียงมีคุณค่า และทุกความคิดเห็นมีโอกาสเปลี่ยนทิศทางได้

เมื่อเรากล้าที่จะพูดและกล้าที่จะประสานความคิดเห็น การประชุมจะไม่ใช่เรื่องน่าเบื่ออีกต่อไป แต่จะเป็นพลังที่ทำให้องค์กรและผู้คนก้าวไปข้างหน้าอย่างมีทิศทาง เพราะสุดท้ายแล้วเสียงหนึ่งเสียง ที่ถูกพูดออกมาอย่างมั่นใจและสร้างสรรค์ อาจเปลี่ยนประวัติศาสตร์เล็กๆ ของทีมงาน หรือแม้กระทั่งของประเทศได้เลย

…ติดตามเคล็ดลับข้ออื่นๆต่อในฉบับหน้าครับ ....