เวที International Public Procurement 2026 พูดถึงการใช้เอไอยกระดับประสิทธิภาพการจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ ไมเคิล ออสบอร์น (Michael Osborne) ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อจัดจ้างอาวุโสของธนาคารโลก หรือ World Bank เปิดการนำเสนอด้วยประเด็นพื้นฐานที่เขามองว่าสำคัญที่สุดของงานพัฒนา นั่นคือ “โครงการต้องส่งมอบผลลัพธ์จริง ไม่ใช่เพียงแค่แผนงานบนกระดาษ”
ออสบอร์นกล่าวว่า เป้าหมายของโครงการพัฒนาคือ การสร้างผลลัพธ์ที่ประชาชนสัมผัสได้จริง ไม่ว่าจะเป็นโรงเรียน โรงพยาบาล หรือโครงสร้างพื้นฐานด้านดิจิทัล แต่สิ่งที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งคือโครงการจำนวนมากติดขัดอยู่ในขั้นตอนการบริหารจัดการและกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง
“ถ้าเราอยากเห็นเศรษฐกิจเติบโต มีการจ้างงาน และเกิดการพัฒนาที่จับต้องได้จริง โครงการของเราต้องส่งมอบผลได้จริง ไม่ใช่แค่แผนที่เขียนไว้บนกระดาษ” เขากล่าว พร้อมย้ำว่า “ถ้าโครงการไม่สามารถส่งมอบผลลัพธ์ได้ เด็กก็จะไม่มีโรงเรียน คนป่วยก็ไม่มีโรงพยาบาล และชุมชนก็จะไม่มีอินเทอร์เน็ต”
แนวคิดดังกล่าวกลายเป็นจุดเริ่มต้นของการพัฒนาระบบใหม่ที่ชื่อว่า “Project IQ” ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มบริหารจัดการโครงการที่นำเอไอเข้ามาช่วยติดตาม วิเคราะห์ และจัดการขั้นตอนต่างๆ ในโครงการพัฒนา
ออสบอร์นอธิบายว่า ระบบนี้เริ่มทดลองใช้กับโครงการของธนาคารโลกในภูมิภาคแปซิฟิกเมื่อประมาณหนึ่งปีก่อน โดยผลลัพธ์ที่ได้ถือว่าน่าประหลาดใจ เพราะความล่าช้าที่เกิดจากขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างลดลงได้ถึง 87%
เขายกตัวอย่างโครงการหนึ่งในภูมิภาคดังกล่าวที่มีความคืบหน้าเพียง 2% มานานหลายปี แต่หลังจากนำระบบเข้ามาใช้ ความคืบหน้าของโครงการเพิ่มขึ้นเป็นเกือบ 18% ภายในเวลาไม่ถึงเก้าเดือน
“มีโครงการหนึ่งในแปซิฟิกที่ความคืบหน้าอยู่แค่ประมาณ 2% มานานมาก แต่หลังจากนำระบบนี้มาใช้ ภายในเวลาเก้าเดือน ความคืบหน้าของโครงการขยับขึ้นมาเกือบ 18%” เขากล่าว โดยผลลัพธ์จากโครงการนำร่องนี้ถูกนำเสนอให้ผู้บริหารระดับสูงของธนาคารโลกพิจารณาเมื่อเดือนตุลาคมปีที่ผ่านมา ก่อนจะได้รับการอนุมัติให้ขยายระบบออกไปใช้ในระดับองค์กร
ปัญหาที่ซ้ำซากในโครงการพัฒนาทั่วโลก
ในแต่ละปี ธนาคารโลกมีโครงการพัฒนาที่ต้องบริหารจัดการเกือบ 1,800 โครงการ คิดเป็นสัญญาจัดซื้อจัดจ้างราว 21,000 สัญญา และมีผู้ใช้งานระบบประมาณ 5,000 คน หากรวมมูลค่าการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด โอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพของระบบใหม่นี้มีมูลค่าใกล้เคียง 400 ล้านดอลลาร์สหรัฐ
ก่อนจะอธิบายรายละเอียดของระบบ Project IQ ออสบอร์นใช้เวลาพูดถึงปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในโครงการพัฒนาทั่วโลก
ปัญหาแรกคือ ผู้จัดการโครงการจำนวนมากมองไม่เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด เพราะในหนึ่งโครงการมีกิจกรรมย่อยนับพันรายการที่ต้องดำเนินการให้ถูกลำดับ ถูกเวลา และโดยผู้รับผิดชอบที่เหมาะสม หากไม่มีแพลตฟอร์มดิจิทัลที่รวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว ผู้จัดการโครงการมักไม่รู้ว่าขั้นตอนถัดไปควรทำอะไร
ปัญหาที่สองคือ ภาระงานด้านเอกสารและงานธุรการที่หนักมาก กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเต็มไปด้วยขั้นตอนที่ต้องทำซ้ำๆ ตั้งแต่การเขียนเอกสารข้อกำหนดโครงการ การส่งให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจทาน การเผยแพร่ประกาศ การรับใบเสนอราคาจากผู้รับเหมา ไปจนถึงการอ่านและประเมินเอกสารเหล่านั้น
“มันเป็นระบบที่ต้องใช้แรงงานคนจำนวนมาก และยังพึ่งพากระดาษอย่างหนัก ซึ่งทำให้ทรัพยากรของโครงการจำนวนมากถูกใช้ไปกับงานเอกสาร” ออสบอร์นอธิบาย
ปัญหาอีกด้านคือ โครงการส่วนใหญ่ไม่สามารถมองเห็นความเสี่ยงล่วงหน้าได้ ไม่ว่าจะเป็นความล่าช้าในกระบวนการทำงานหรือปัญหาด้านกระแสเงินสด ทำให้ทีมงานมักต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอยู่ตลอดเวลา แทนที่จะสามารถป้องกันปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น
การทำงานของ Project IQ
Project IQ ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้โดยตรง ระบบจะเริ่มจากการนำเข้าแผนการจัดซื้อจัดจ้างของโครงการเป็นข้อมูลตั้งต้น จากนั้นแพลตฟอร์มจะสร้างภาพรวมของกิจกรรมทั้งหมดในโครงการ ตั้งแต่ลำดับขั้นตอน ทรัพยากรที่ต้องใช้ ไปจนถึงกระแสเงินสดที่เกี่ยวข้อง
“ในแพลตฟอร์มเดียว ผู้จัดการโครงการจะเห็นข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต่อการตัดสินใจว่าขั้นตอนถัดไปที่ดีที่สุดคืออะไร” ออสบอร์นกล่าว
ผู้จัดการโครงการยังสามารถเพิ่มกิจกรรมอื่นๆ ที่จำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการเข้าไปได้ เช่น การขอใบอนุญาตนำเข้าอุปกรณ์ทางการแพทย์ การจัดการวีซ่าสำหรับช่างเทคนิคจากต่างประเทศ การฝึกอบรมบุคลากรให้ใช้เครื่องมือ หรือการตรวจสอบว่าพื้นที่ติดตั้งอุปกรณ์พร้อมใช้งานหรือไม่
ทั้งหมดนี้คือ รายละเอียดที่มักไม่ได้อยู่ในแผนโครงการหลัก แต่มีผลโดยตรงต่อการส่งมอบผลลัพธ์สุดท้าย
ระบบยังใช้เอไอวิเคราะห์ความเสี่ยงโดยอิงจากข้อมูลโครงการมากกว่า 15,000 โครงการของธนาคารโลก ทำให้ผู้จัดการโครงการสามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้ว่าอะไรมีแนวโน้มจะเกิดขึ้น ทั้งจากข้อมูลของโครงการตัวเองและรูปแบบปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในโครงการอื่น
อย่างไรก็ตาม ส่วนที่ออสบอร์นให้ความสำคัญมากที่สุดคือ การใช้เอไอช่วยสร้างและประเมินเอกสาร ซึ่งเป็นขั้นตอนที่กินเวลามากที่สุดในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง
เอไอเปลี่ยนงานเอกสารที่ใช้เวลาเป็นเดือนให้เหลือแค่นาที
เขายกตัวอย่างว่า เพียงการจัดทำเอกสารข้อกำหนดการอ้างอิง หรือ Terms of Reference หนึ่งชุด เวลาที่ใช้โดยเฉลี่ยทั่วทั้งธนาคารโลกอยู่ที่เกือบหกเดือน ขณะที่กระบวนการประเมินข้อเสนอจากผู้รับเหมาก็ใช้เวลาเฉลี่ยใกล้เคียงกัน
“ผมอยากให้ทุกคนลองจินตนาการถึงโลกที่เอกสารเหล่านั้นสามารถสร้างได้ภายในไม่กี่วินาที และการประเมินใบเสนอราคาที่เคยกองเต็มกล่องขนาดตู้เย็น สามารถทำเสร็จได้ในเวลาไม่กี่นาที” เขากล่าว “ตอนนี้เราอยู่ในจุดนั้นแล้ว”
ด้วยระบบใหม่ การสร้างเอกสารข้อกำหนดโครงการสามารถทำได้ภายในไม่กี่วินาที ขณะที่รายงานการประเมินทางเทคนิคและรายงานการประเมินรวม ซึ่งในอดีตอาจใช้เวลาหลายเดือนหรือบางครั้งยาวนานกว่าหนึ่งปี ปัจจุบันสามารถดำเนินการเสร็จสิ้นได้ภายในเวลาไม่ถึง 30 นาที
“สิ่งที่เคยใช้เวลาเป็นเดือน หรือบางครั้งมากกว่าหนึ่งปี ตอนนี้สามารถทำให้เสร็จได้ในเวลาไม่ถึง 30 นาที และสามารถทำพร้อมกันได้ในทุกโครงการทั่วทั้งธนาคาร” ออสบอร์นกล่าว
เขามองว่าการเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อวิชาชีพด้านการจัดซื้อจัดจ้างโดยตรง เพราะเมื่อผู้เชี่ยวชาญสามารถกำหนดลำดับงาน สร้างเอกสาร เผยแพร่ประกาศ รับข้อเสนอ และประเมินผลได้ในเวลาอันสั้น วิธีการทำโครงการก็จะเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง
ตัวอย่างจริง: กล่องใบเสนอราคาที่รอมานาน 11 เดือน
ภาพที่สะท้อนปัญหาของระบบเดิมได้ชัดที่สุด คือภาพกล่องกระดาษจำนวนมากที่บรรจุใบเสนอราคาสำหรับการจัดซื้ออุปกรณ์ทางการแพทย์ให้โรงพยาบาล
ออสบอร์นอธิบายว่า ก่อนที่อุปกรณ์เหล่านั้นจะถูกส่งมอบและติดตั้งได้ ใบเสนอราคาทั้งหมดต้องถูกอ่าน ประเมิน จัดทำเป็นรายงาน และส่งให้ธนาคารโลกอนุมัติ ซึ่งกระบวนการนี้โดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 11 เดือน
“ในกล่องเหล่านั้นคืออุปกรณ์ทางการแพทย์ที่กำลังรอไปถึงโรงพยาบาล และกว่าจะประเมินเอกสารทั้งหมดเสร็จ กระบวนการนี้อาจใช้เวลาถึง 11 เดือน แต่ด้วยระบบใหม่ เราสามารถทำสิ่งเดียวกันนั้นได้ในเวลาเพียงไม่กี่วัน ซึ่งหมายความว่าเครื่องมือวินิจฉัยโรคในกล่องเหล่านั้นจะไปถึงผู้ป่วยได้เร็วขึ้น จากที่เคยนับเป็นเดือนหรือเป็นปี ตอนนี้นับเป็นวันและสัปดาห์”
แผนการขยายตัว
แม้ระบบจะให้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วขึ้นมาก แต่ออสบอร์นย้ำว่าธนาคารโลกไม่ได้ต้องการขยายระบบให้เร็วที่สุด แต่ต้องการขยายอย่างมีวินัยและเป็นระบบ
ในช่วงหกเดือนข้างหน้า Project IQ จะถูกนำไปทดลองใช้ในโครงการนำร่องเพิ่มเติมในฟิลิปปินส์ มองโกเลีย และฟิจิ ก่อนที่จะขยายไปยังโครงการอื่นๆ ของธนาคารโลกทั่วโลก
เงื่อนไขสำคัญคือ ทีมงานในแต่ละโครงการต้องพร้อมรับการเปลี่ยนแปลง เพราะการนำระบบนี้มาใช้ไม่ใช่แค่การเพิ่มเครื่องมือใหม่ แต่เป็นการเปลี่ยนวิธีทำงานทั้งระบบ
“ความสามารถขององค์กรในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงระดับนี้เป็นสิ่งที่ต้องดูแลอย่างจริงจัง” ออสบอร์นกล่าว
เขาทิ้งท้ายด้วยการย้อนกลับไปยังแนวคิดตั้งต้นของการนำเสนอ “ถ้าเราอยากเห็นเศรษฐกิจเติบโต มีงานทำ และการพัฒนาที่จับต้องได้จริง โครงการของเราต้องส่งมอบผลได้จริง และเอไอคือเครื่องมือที่จะช่วยให้เราทำสิ่งนั้นได้”