แจกจ่ายความเก่งภายในสามเดือน

แต่ถ้าเรามีคนเก่งจริงอยู่แค่คนสองคน เรามีงานเป็นสิบที่ต้องปรับเปลี่ยน คอขวดจากคนเก่งเกิดขึ้นทันที งานสิบงานเหลือทำได้จริงแค่สองสามงาน ตามจำนวนคนเก่งจริงที่เรามี ถ้าไม่อยากให้มีคอขวดจากคนเก่ง ก็ต้องเอาความเก่งนั้นไปแจกจ่ายให้กับผู้คนในองค์กรให้ทั่วหน้า ยิ่งมากก็ยิ่งดี

การแจกจ่ายความเก่งไปให้คนทั่วทั้งองค์กร รู้จักกันมานานแล้วในชื่อ Knowledge Management บ้านเราเคยฮิตพูดถึงกันอยู่พักหนึ่ง แต่ส่วนใหญ่มักจะเป็นการพูดถึง มากกว่าเอาไปทำกันในองค์กรอย่างจริงจัง ไม่ต่างไปจากที่วันนี้ แทบทุกองค์กรพูดถึง AI ดูประหนึ่งว่าทั้งบ้านทั้งเมืองใช้ AI ช่วยทำงานกันอย่างจริงจัง ใช้เยอะ แต่คุณค่าใหม่ที่เกิดขึ้นน้อย 

Knowledge Management ในบ้านเราหนักหนากว่า AI คือพูดถึง แต่ไม่มีการใช้อย่างจริงจัง หรือใช้แบบผิด ๆ ถูก ๆ ความเก่งขององค์กรเลยกระจุกตัวอยู่กับคนเก่งจริงไม่กี่คน มองดูรัฐมนตรีที่มาบริหารบ้านเมือง มีเก่งจริงกระจุกอยู่ที่บางคน จนโลกลืมคนที่เหลือไปหมด

ลองใช้เวลาสักสามเดือนในการกระจายความเก่งที่กระจุกอยู่กับบางคน ไปสู่ทุกคนในองค์กร ด้วยวิธีการที่ผู้บริหารทุกคนสามารถกระทำได้ โดยไม่ต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญเรื่องการจัดการความรู้ 

เริ่มจากเดือนแรก หาให้เจอก่อนว่าคนเก่งจริงคือใคร เน้นว่าเราต้องค้นหาคนเก่งที่ทำได้จริง ไม่ใช่เก่งเสนอ เก่งวิจารณ์ คนเป็นพันนั่งดูบอลจะบอกให้นักบอลเตะท่าไหนก็ได้ แต่ลงสนามไปจริง ๆ เตะได้เองตามที่บอกแค่ไม่กี่คน 

ลองหาดูว่าเวลามีงานยาก ๆ คนในองค์กรไปขอความช่วยเหลือจากใครในการแก้ไขปัญหา คนไหนหยุดงานแล้วงานไหนเดินหน้าต่อไปไม่ได้ งานหลายงานหยุดรอใครมาให้ความเห็นทางเทคนิคก่อนที่จะเดินหน้าต่อไปได้ ค้นให้เจอว่า คนเก่งจริงคือใคร และเก่งจริงในเรื่องไหนบ้าง ตระหนักไว้เสมอว่า คนพูดเยอะ ไม่แน่ว่าจะเก่งจริง

เลือกงานสำคัญ และเรื่องสำคัญของงานนั้นมาสักสามสี่งาน สามสี่เรื่อง อย่าพยายามเริ่มต้นด้วยทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับคนเก่งจริงคนนั้น เลือกงานที่ขาดหายไปแล้วองค์กรเดือดร้อน เลือกเรื่องสำคัญที่อาจทำให้งานนั้นขาดหายไปได้ เน้นการกระจายความเก่งในเรื่องสำคัญกับองค์กรไปสู่ทุกคน คนเก่งมีหน้ามีตาในสังคมบ้านเรา ดังนั้นอย่าทำให้เกิดความรู้สึกว่า คนอื่นกำลังจะเก่งเท่ากับฉัน แล้วฉันจะมีค่าอะไรต่อไป

หาเวลาระดมสมองกับคนเก่งจริง ในงานที่เลือกมา ในเรื่องที่สำคัญของงานนั้น ไม่เน้นการค้นหาว่า วิธีทำเป็นอย่างไร แต่เน้นหา ตรรกะ วิธีคิดเรื่องนั้น ของงานนั้น ไม่ถามว่าทำอย่างไร แต่ถามว่าทำไมต้องทำเช่นนั้น เพื่อดึงความเก่งที่อยู่ในตัวตนของคนนั้นออกมาเป็นความเก่งที่ทุกคนเติมเต็มให้ตนเองได้ ไม่ใช่แค่ทำตามได้ แต่รู้ด้วยว่าทำไมต้องทำอย่างนั้น

ถ้าตั้งคำถามสกัดความเก่งนี้เองไม่ได้ ให้ลองใช้ AI ช่วยตั้งคำถาม เวลาคุยระดมสมองกับคนเก่ง ก็ใช้AI ถอดบันทึกเสียงสนทนา สรุปออกมาเป็นประเด็นความรู้ที่จะนำไปแจกจ่ายกันทั่วหน้า

เดือนที่สอง นำสาระความรู้ในงานนั้น เรื่องนั้น ไปทำเป็นเครื่องมือช่วยทำงานสำหรับทุกคน ถ้าเก่งไอทีสักหน่อยก็ทำเป็น Chatbot ถ้าแบบเดิมก็ทำเป็น Playbook บอกขั้นตอนการทำงาน การตรวจสอบ ที่สำคัญคือ บอกสิ่งที่ห้ามพลาด โดยมี Checklist ที่ช่วยป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น เช็คก่อนทำ ดีกว่าทำแล้วแก้ เก็บ Playbook ไว้ในระบบไอทีที่ทุกคนคุ้นเคย ใส่ไลน์ ใส่ยูทูบไว้เพื่อให้ถูกนำใช้ได้ง่าย ๆ

เดือนที่สาม รวบรวมตัวอย่างที่ทำตาม Playbook แล้วได้ผลดีที่ทำโดยคนอื่นมาสักสี่ห้าเรื่อง เพื่อเพิ่มความมั่นใจให้กับคนอยากเก่งคนใหม่ มีตัวอย่างจริงรวมไว้คล้ายห้องสมุดความเก่งสำหรับทุกคน ความเก่งจากคนเก่งเดิม รวมกับความเก่งใหม่จากคนเก่งคนใหม่ จะได้กระจายไปสู่คนอื่นอีกรอบ

ถ้าจะดีขึ้นไปอีกควรวัฒนธรรมในการสรุปบทเรียนใหม่ในทุกครั้งที่งานนั้นสำเร็จ โดยพยายามสกัด ตรรกะของการทำงาน มากกว่าขั้นตอนในการทำงาน

ความรู้ที่มีค่าที่สุดขององค์กรไม่ได้อยู่ในเอกสารแต่อยู่ในประสบการณ์ของคนทำงาน หน้าที่ของผู้บริหารในยุค AI คือ เปลี่ยนประสบการณ์ของคนเก่ง ให้กลายเป็นความรู้ที่ทุกคนเข้าถึง ใช้งานและต่อยอดได้ เมื่อทำเช่นนี้ องค์กรจะไม่เพียงรักษาความรู้ไว้ได้ แต่ยังเรียนรู้ ปรับตัวและสร้างนวัตกรรมได้เร็วขึ้นอย่างต่อเนื่อง จะได้รอดตัวไปได้ในยามนี้