ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมา คำว่า Playbook ได้ถูกพูดและใช้มากขึ้นในหลายๆ องค์กร Playbook ไม่ได้เป็นคำใหม่และใช้กันมาพอควรแล้ว เพียงแต่เมื่อความไม่แน่นอนจากการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยต่างๆ ทวีมากขึ้น
ดูเหมือน Playbook จะทวีความสำคัญมากขึ้น และนำไปสู่ข้อสงสัยว่า Playbook แตกต่างจากการวางแผนหรือกลยุทธ์ในลักษณะเดิมอย่างไร
คำว่า Playbook เป็นคำที่รู้จักกันดีในวงการกีฬาโดยเฉพาะอเมริกันฟุตบอล ที่แต่ละทีมจะมี Playbook ที่ระบุถึงรายละเอียดการเล่นในแต่ละครั้ง โดยแต่ละ Play นั้นจะถูกออกแบบมาให้เหมาะกับแต่ละสถานการณ์ จะต้องใช้ตัวผู้เล่นที่แตกต่างกัน และผู้เล่นแต่ละตำแหน่งจะต้องเคลื่อนไหวอย่างไร ในช่วงจังหวะเวลาไหน โดยผู้เล่นแต่ละคนจะรู้บทบาทหน้าที่ของตนเอง
ในการแข่งขันอเมริกันฟุตบอลนั้น Playbook จะเปรียบเสมือนเป็นคัมภีร์สำคัญที่โค้ชจะต้องมีไว้ใช้ในสถานการณ์ต่างๆ ในวงการธุรกิจ Playbook เริ่มเข้ามาก่อนใน Silicon Valley ที่มักจะนำแนวคิดจากวงการกีฬามาปรับใช้ จากนั้นก็แพร่หลายไปในวงการสตาร์ตอัป บริษัทที่ปรึกษาและบริษัททั่วไป Playbook
สำหรับองค์กรธุรกิจนั้น คือ คู่มือการปฏิบัติงานที่มีรายละเอียดที่ชัดเจน และระบุว่าหน่วยงานหรือบุคคลไหนจะต้องทำสิ่งใดบ้างในสถานการณ์ที่แตกต่างกันไป จะครอบคลุมทั้ง ใครเป็นคนทำ เมื่อไร อย่างไร และวัดความสำเร็จได้อย่างไร
Playbook แตกต่างจากแผนทั่วไป ที่แผนจะต้องเริ่มจากต้นและดำเนินการไปทีละขั้น แต่ Playbook จะประกอบด้วย Play ที่แยกอิสระจากกัน ดังนั้น ภายใต้แต่ละสถานการณ์ผู้บริหารสามารถที่จะเลือกหยิบ Play แต่ละ Play มาใช้ได้เพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปอย่างรวดเร็ว
แต่ละ Play ใน Playbook นั้นจะถูกออกแบบมาให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่แตกต่างกันออกไป และจะบอกถึงสิ่งที่จะต้องทำ ผู้ที่ต้องรับผิดชอบ และระยะเวลาที่ชัดเจน เพื่อลดความคลุมเครือของการปฏิบัติ
Playbook ต่างจากแผนกลยุทธ์ ทั้งสองเป็นเครื่องมือที่แตกต่างกัน ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์และการใช้งานที่แตกต่างกัน เมื่อเปรียบเทียบกับแผนกลยุทธ์แล้ว
Playbook จะระบุถึงสิ่งที่ต้องทำในขณะนั้นและมีกรอบระยะเวลาที่สั้นกว่า (ไม่เกิน 12 เดือน) โดยมีรูปแบบเป็น Module ที่แต่ละ Play มีความอิสระจากกัน เน้นในด้านการปฏิบัติงาน และสามารถปรับเปลี่ยนได้ตลอดเวลาตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป
เปรียบง่ายๆ ว่าแผนกลยุทธ์จะเหมือน Google Map ที่จะบอกเส้นทางการขับรถจากกรุงเทพไปเชียงใหม่ แต่ Playbook จะเป็นคู่มือการขับรถว่า จะต้องขับอย่างไรในสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป เช่น ฝนตกหนัก เจอถนนปิด เมื่อน้ำมันหมด หรือ เมื่อรถเสีย เป็นต้น
หากท่านเป็นกรรมการโรงแรมหรูในไทย เมื่อเกิดสงครามระหว่างสหรัฐ อิสราเอลและอิหร่าน จนนักท่องเที่ยวยกเลิกการเดินทาง บริษัทสามารถหยิบ Play จาก Playbook มาใช้ได้ทันที เช่น Play ด้านการบริหารเงิน ได้แก่ 1.ประเมินโอกาสยกเลิกการจองห้องพัก 2.วิเคราะห์ผลกระทบต่อรายได้ในแต่ละฉากทัศน์ (ยกเลิก 70%, 45% หรือ 25%)
3.ประเมินกระแสเงินสดและความสามารถในการครอบคลุมค่าใช้จ่าย 4.คำนวณต้นทุนคงที่ 5.ระบุแนวทางกู้เงินฉุกเฉิน และ 6. นำเสนอประมาณการกระแสเงินสด 90 วัน พร้อมแผนรักษาสภาพคล่องต่อคณะกรรมการ
จะเห็นได้ว่า การมี Playbook ไว้ล่วงหน้า จะช่วยให้องค์กรสามารถรับมือกับสถานการณ์และความไม่แน่นอนต่างๆ ได้ดีขึ้น กระบวนการทำงานและการตัดสินใจก็จะเป็นไปอย่างชัดเจน
ในสภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นตลอดเวลาเช่นในปัจจุบัน เมื่อเปรียบระหว่างองค์กรที่มีการวางแผนกลยุทธ์ แผนปฏิบัติการ และงบประมาณปีละครั้ง กับองค์กรที่นอกจากมีแผนกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการแล้ว ยังมี Playbook สำหรับรองรับต่อสถานการณ์ที่ไม่แน่นอนและผิดปกติ เมื่อเกิดความไม่แน่นอนขึ้นจริงๆ องค์กรใดจะมีความได้เปรียบและสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้ดีกว่ากัน