ในวันที่หลายคนรู้สึกเหนื่อยล้า หมดไฟ หรือทำงานไปเรื่อยๆ โดยไม่เห็นภาพความก้าวหน้าของตัวเองได้ชัดเจนสักที ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่คุณไม่มีความสามารถพอหรือขาดโอกาสในที่ทำงาน แต่อาจอยู่ที่ “วิธีใช้เวลา” ให้ได้ ประสิทธิภาพงานสูงสุด มากกว่า
เมแกน เฮลเลอเรอร์ (Megan Hellerer) โค้ชด้านอาชีพและผู้เขียนหนังสือ Directional Living มองว่า "ตารางงาน" ในแต่ละวันคือหลักฐานที่บ่งชี้วิธีการทำงานจริงของวัยทำงานอย่างตรงไปตรงมา ว่า เวลาในแต่ละวันถูกใช้ไปกับการทำงานอะไรบ้าง และงานไหนที่กำลังกลืนพลังงานของเราไปแบบไม่รู้ตัว
ตารางงานที่ดูแน่นและมีงานเต็มแทบทุกช่องตลอดทั้งวัน อาจให้ความรู้สึกที่ว่า เราทำงานเต็มที่ งานยุ่งอัดแน่นทั้งวัน และงานต่างๆ กำลังเดินหน้าอยู่ตลอดเวลา แต่ในความเป็นจริง มันอาจกำลังขัดขวางเราไม่ให้สามารถโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดเชิงกลยุทธ์ หรือการตัดสินใจที่มีผลระยะยาว
ตารางงานอัดแน่นทั้งวัน อาจผลักงานที่สำคัญที่สุดออกไป
ในสายตาของคนทั่วไป ตารางงานที่แน่นตลอดทั้งวัน หรือการที่มีงานยุ่งเสมอ มักถูกมองว่าเป็นสัญญาณของ "ความขยัน" เช่น มีประชุมเต็มวัน มีงานต่อเนื่องแทบทุกชั่วโมง นั่นทำให้ดูเหมือนว่างานของเรากำลังเดินหน้าอยู่ตลอดเวลา แต่พอลองมองให้ลึกลงไป จะเห็นว่าความยุ่งแบบนี้มักมีต้นทุนที่มองไม่ค่อยเห็น
ช่วงเวลาที่ควรใช้คิดงาน วางแผน หรือทบทวนสิ่งสำคัญ มักถูกเบียดออกไปก่อนเสมอ เพราะสิ่งที่เข้ามาในตารางส่วนใหญ่เป็นเรื่องเร่งด่วน และต้องจัดการได้ทันที คราวนี้ เมื่อเวลาหมดไปกับงานลักษณะข้างต้น จึงไม่มีพื้นที่ให้คิดเชิงลึก ส่งผลให้การทำงานที่ต้องใช้การตัดสินใจหรือการวางทิศทาง ถูกเลื่อนออกไปเรื่อยๆ
สุดท้ายแล้ว วันทำงานจึงเต็มไปด้วย “สิ่งที่ต้องทำ” มากกว่า “สิ่งที่ควรทำ” และเมื่อเวลาผ่านไปเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือน วัยทำงานก็มักจะเกิดความรู้สึกติดค้างในใจชัดเจนมากขึ้นเรื่อยๆ ว่า นี่เราทำงานหนักมาตลอดเลย แต่ทำไมชีวิตการงานกลับไม่ได้ขยับหรือก้าวหน้าไปไกลเท่าที่ควร
เคลียร์ตาราง ลดงานไม่จำเป็น ทวงคืนเวลามาโฟกัสงานสำคัญ
เฮลเลอเรอร์ ในฐานะโค้ชด้านอาชีพ ได้เสนอวิธีแก้ปัญหาดังกล่าวที่ทำได้จริงและเรียบง่าย แต่ต้องอาศัยความซื่อสัตย์กับตัวเองพอสมควร นั่นคือ เริ่มจากการเปิดตารางงานของคุณขึ้นมา แล้วไล่ดูทุกอย่างที่เกิดขึ้นในช่วงเดือนที่ผ่านมา รวมถึงสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นในเดือนถัดไป
การไล่ดูแบบนี้จะทำให้เห็นภาพรวมชัดขึ้น ว่า เวลาของคุณแต่ละวันถูกใช้ไปกับงานอะไรบ้าง แล้วจะเห็นว่างานบางอย่างเป็นหน้าที่ที่เลี่ยงไม่ได้ ขณะที่งานบางอย่างเป็นสิ่งที่ทำต่อเนื่องกันมาเพราะความเคยชิน จุดสำคัญคือ.. การหยุดดูให้ชัดว่างานแต่ละอย่างให้ผลลัพธ์อะไรกับชีวิตบ้าง แล้วจดบันทึกไว้
หลังจากนั้น ลองให้คะแนนแต่ละกิจกรรมแบบตรงไปตรงมา โดยไม่ต้องพิจารณาว่า “ควรชอบไหม” แต่ให้ดูว่าคุณ “รู้สึกยังไงจริง ๆ” อาจลองนึกภาพเช้าวันที่ต้องตื่นไปทำสิ่งนั้น ถ้ารู้สึกหนักใจ ไม่อยากเริ่มทำมัน หรือมีความคิดอยากเลี่ยงงานนั้น นั่นคือสัญญาณที่ควรหยุดคิดต่อ (งานที่หนักใจให้คะแนนต่ำ ขณะที่งานที่ทำให้ได้ฝึกฝนจริงหรือทำแล้วรู้สึกดีให้คะแนนสูง)
เมื่อให้คะแนนครบ จะเริ่มเห็นรูปแบบบางอย่างที่ซ้ำกัน บางคนอาจพบว่าการประชุมบางประเภททำให้หมดพลังทุกครั้ง บางคนอาจสังเกตว่าช่วงต้นสัปดาห์เต็มไปด้วยงานที่ทำให้รู้สึกอึดอัดตั้งแต่ยังไม่ทันเริ่มงานหลักของตัวเองเลยด้วยซ้ำ
งานบางอย่างไม่ต้องทำให้ดีขึ้น แค่ต้องตัดออกไปจากตารางงาน
เมื่อรู้แล้วว่างานแบบไหนที่สูบพลังงานคุณไปอย่างรวดเร็ว และไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ในระยะยาว ขั้นตอนต่อไปคือการจัดการกับสิ่งเหล่านั้น โดยคุณมีหลายทางเลือกให้ทำ ได้แก่
1. ตัดงานนั้นทิ้งไปเลย
ทางเลือกแรกคือ "ตัดงานนั้นออกไปเลย" แม้ในความเป็นจริงจะไม่สามารถยกเลิกงานทุกอย่างได้ แต่ก็มีหลายอย่างที่เรามีสิทธิ์เลือกมากกว่าที่คิด เมื่อกิจกรรมบางอย่างที่ใส่ไว้ในตาราง อาจไม่ได้สร้างคุณค่าให้อาชีพของเราอย่างที่เคยเข้าใจ ดังนั้น ถ้าไม่ได้ช่วยให้ชีวิตดีขึ้น ก็อาจไม่จำเป็นต้องเก็บไว้
2. ไม่ต้องตัดออก แต่ใช้การ "ปรับวิธีทำงานใหม่"
ในขณะเดียวกัน ก็มีงานบางอย่างหรือบางกรณี ไม่จำเป็นต้องตัดออกทั้งหมด แต่เน้นไปที่ "การปรับวิธีการทำงาน" ก็ช่วยเคลียร์ตารางงานของคุณได้มากเช่นกัน เริ่มจากลองตั้งคำถามกับกิจกรรมที่ไม่อยากทำว่า ปัญหาของงานนั้นๆ อยู่ตรงไหน เช่น อาจอยู่ที่รูปแบบการประชุม, อยู่ที่ช่วงเวลาการทำงาน, หรือเป็นเพราะวิธีการทำงานร่วมกัน ฯลฯ
คำตอบที่ได้มักนำไปสู่ทางออกที่ง่ายกว่าที่คิด เช่น บริหารจัดการเวลาประชุมใหม่โดยย้ายเวลาประชุมไปช่วงที่ไม่รบกวนสมาธิ หรือเปลี่ยนจากการคุยยาวเป็นชั่วโมงๆ มาเป็นการสื่อสารที่กระชับและชัดเจนมากขึ้น บางครั้ง การเปลี่ยนวิธีการเพียงเล็กน้อย ก็ช่วยคืนพลังงานให้กับวันทำงานได้อย่างเห็นได้ชัด
3. หาทางเลือกใหม่ หารูปแบบงานใหม่
อีกทางหนึ่งคือ การหาทางเลือกใหม่ๆ ในการทำงาน บางกิจกรรมหรือบางงานยังคงจำเป็นต้องทำ แต่ไม่จำเป็นต้องทำในรูปแบบเดิมเสมอไป สิ่งสำคัญคือ ไม่ต้องพยายามทำให้ทุกอย่างสมบูรณ์ตั้งแต่ครั้งแรก
การจัดตารางงานใหม่เป็นกระบวนการที่ต้องลอง ปรับ และสังเกตผลลัพธ์ไปเรื่อยๆ รูปแบบการทำงานที่เหมาะในช่วงเวลาหนึ่ง อาจไม่เหมาะกับอีกช่วงหนึ่งก็ได้ ดังนั้น การเปิดพื้นที่ให้ตัวเองทดลอง จะช่วยให้หาจังหวะทำงานที่ลงตัวได้ง่ายขึ้น
ในโลกการทำงานที่เต็มไปด้วยสิ่งเร่งด่วน ความยุ่งมักถูกตีความว่าเป็นความเก่ง ทั้งที่ในหลายๆ ครั้ง มันเป็นเพียงการแก้ปัญหางานบางอย่างที่มักเข้ามาแทรก จนทำให้เราไม่มีเวลาไปโฟกัสกับงานที่ควรให้ความสำคัญจริงๆ
ตารางงานที่อัดแน่นทั้งวัน อาจทำให้รู้สึกอุ่นใจว่าเราไม่ใช่คนขี้เกียจหรืออู้งาน แต่มันก็ไม่ได้หมายความว่า เรากำลังก้าวหน้าในอาชีพ และความเหนื่อยล้าไม่ได้มาจากงานที่มากเกินไป แต่มาจาก “งานที่ไม่จำเป็น” ที่กินเวลาไปทุกวันต่างหาก ดังนั้น การกล้าลบงานที่ไม่จำเป็นออกไปบ้าง อาจช่วยให้เราทำงานหลักได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าที่เคย
อ้างอิง: CNBC, PenguinRandomhouse, 4 traits help successful, smart way new habits