ก่อนหน้านี้คนทำงานรุ่นใหม่เคยจุดกระแส "Analog January" ขึ้นมา ซึ่งเป็นเทรนด์ที่ผู้คนเริ่มหันมาลดการใช้หน้าจอ และมองหางานอดิเรกแบบออฟไลน์มากขึ้น แต่เทรนด์นั้นก็ดูจะใช้ไม่ได้สำหรับโลกการทำงานจริงของ "ชาวออฟฟิศ White Collar" การจะตัดขาดจากโลกดิจิทัล (Digitally Disconnect) นั้นดูจะเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก หรือแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย
พอล เลโอนาร์ดี (Paul Leonardi) หัวหน้าภาควิชาการจัดการเทคโนโลยีจาก UC Santa Barbara และผู้เขียนหนังสือ Digital Exhaustion: Simple Rules for Reclaiming Your Life ชี้ให้เห็นว่า ทุกวันนี้คนทำงานกำลังถูก "ถล่ม" ด้วยข้อมูลและการสื่อสารที่ถาโถมเข้ามาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะ "การแจ้งเตือน" จากเครื่องมือการทำงานต่างๆ ในโลกยุคดิจิทัลทั้งจาก กรุ๊ป LINE, Slack, Google Meet, Zoom, TEAM ฯลฯ
สิ่งที่น่ากลัวกว่านั้นคือความคาดหวังที่ฝังรากลึกว่าเราต้อง “จัดการทุกอย่างได้ทันที” และต้อง “พร้อมแสแตนด์บายเสมอ” ในทุกที่ทุกเวลาเพียงเพราะมีอุปกรณ์สื่อสารในมือ สภาวะนี้เองที่ทำให้พนักงานรู้สึกหมดเรี่ยวแรง (Drained) และเกิดอาการเหนื่อยล้าทางดิจิทัลเกินขีดจำกัด
เพื่อให้การทำงานผ่านหน้าจอไม่สูบพลังชีวิตจนเกินไป นี่คือ 3 กลยุทธ์สำคัญที่จะช่วยให้เราทวงคืนเวลาและพลังงานกลับมาได้ ตามคำแนะนำของ เลโอนาร์ดี ดังนี้
เลือกใช้เครื่องมือให้เหมาะสม: เลิกใช้ทุกแพลตฟอร์มกับทุกเรื่อง
ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดคือการสื่อสารผิดประเภท (Mismatch) ซึ่งนำไปสู่ความเข้าใจผิด และเสียเวลาโต้ตอบกันไปมา เลโอนาร์ดี แนะนำให้วัยทำงานลองวิเคราะห์ว่า “สิ่งที่กำลังจะทำนั้นยากแค่ไหน” และ “เทคโนโลยีนั้นมีขีดความสามารถรองรับความซับซ้อนนั้นได้หรือไม่”
Instant Messaging (เช่น Slack): ควรเก็บไว้ใช้สำหรับเรื่องที่ต้องการ “คำตอบในทันที” และต้องเป็นเรื่องที่ “ไม่มีความเสี่ยงสูง” (Low-stakes issues) เท่านั้น
Email: เหมาะสำหรับการสื่อสารที่ต้องให้ บริบท (Context) ที่ชัดเจนว่าเรากำลังจะทำอะไรและต้องการอะไร รวมถึงในกรณีที่ผู้รับต้องใช้เวลาในการประมวลผลข้อมูลก่อนจะให้คำตอบกลับมา
Meetings & Huddles: เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดเมื่อต้อง “ตัดสินใจอย่างรวดเร็วท่ามกลางความไม่แน่นอน” ที่มีรายละเอียดเยอะ การประชุมแบบเห็นหน้าจะช่วยให้เราจับสังเกตภาษากายและน้ำเสียง (Body Language & Expressions) ได้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาการพิมพ์โต้ตอบที่อาจยาวนานและไร้ทิศทาง
ฝึกการ ‘ตอบช้าลง’: ทำลายความเคยชินว่า มันต้องด่วน (Email Urgency Bias)
มีปรากฏการณ์ทางจิตวิทยาที่เรียกว่า “Email Urgency Bias” ซึ่งทำให้คนทำงานมักคิดไปเองว่า "คำขอของคนอื่นมีความเร่งด่วนมากกว่าความเป็นจริง" จนรู้สึกว่าเป็นความรับผิดชอบที่ต้องตอบกลับทันที แต่ ผู้เชี่ยวชาญ UC Santa Barbara ยืนยันว่า หากไม่ใช่เรื่องคอขาดบาดตายจริงๆ การฝึกตอบโต้ข้อความช้าลงนั้น มีประโยชน์มหาศาล
การหยุดงานตรงหน้าเพื่อไปตอบแชทในทันที ทำให้สมองเราเกิดการสลับงานไปมา (Task Switching) ที่บั่นทอนสมาธิ แต่หากเราฝึกว่า ไม่ต้องหยุดงานที่ทำอยู่เพื่อตอบโต้จ้งเตือนนั้น ก็จะช่วยให้เรามีสมาธิ โฟกัสดีขึ้น สมองไม่พังไปกับการสลับโหมดไปมา และช่วยให้เรามีเวลาวางแผนคำตอบที่ “รอบคอบและน่าเชื่อถือมากขึ้น” อีกด้วย
เลโอนาร์ดี ขยายความว่า “การใช้เวลา 20 นาทีเพื่อเขียนอีเมลฉบับยาวที่สรุปทุกอย่างได้ครบถ้วน แม้จะดูเหมือนนานในตอนแรก แต่จะช่วยระงับการโต้ตอบยิบย่อยหลังจากนั้นได้อีกกว่า 30 ครั้ง”
นอกจากนี้ การกำหนดช่วงเวลาเฉพาะในแต่ละวัน (Dedicated times) เพื่อเคลียร์อีเมล แทนที่จะตอบทันทีที่แจ้งเตือนเด้ง จะเปิดโอกาสให้เกิดการทำงานเชิงลึก (Deep work) ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของประสิทธิภาพงานที่ดี
จัดระเบียบ "เครื่องมือคุยงาน" ยิ่งมีหลายแพลตฟอร์ม ยิ่งเหนื่อย
ความเหนื่อยล้าทางดิจิทัลมักแปรผันตามจำนวนแพลตฟอร์มที่เรามี ตัวอย่างเช่น องค์กรที่ใช้ทั้ง Microsoft Teams และ Slack สำหรับสื่อสารภายในซ้ำซ้อนกัน ผู้เชี่ยวชาญชี้ชัดว่า “มีความสัมพันธ์กันอย่างชัดเจนระหว่างจำนวนเครื่องมือที่มี กับ ระดับความเหนื่อยล้าที่เราได้รับ”
ทางออกของปัญหานี้คือ ทีมต้องหันหน้ามาคุยกันว่า “ลำดับความสำคัญของเราคืออะไร และแพลตฟอร์มไหนที่คนทั้งทีมรู้สึกว่าใช้ดีที่สุด” เพื่อตัดสินใจว่าจะเก็บเครื่องมือไหนไว้ และจะตัดอะไรทิ้งไป
แม้ในช่วงแรกอาจเกิดความไม่สะดวกใจหรือความติดขัดบ้าง แต่ในระยะยาว การลดความซับซ้อนของเทคโนโลยี (Reducing the tech stack) จะให้ผลลัพธ์ที่คุ้มค่าในการป้องกันภาวะล้นเกิน
ทั้งนี้ สำหรับผู้บริหารองค์กร เลโอนาร์ดี ได้ให้ข้อคิดเตือนใจว่า “บางครั้ง มีเพียงคุณเท่านั้นที่จะหยุดยั้งการแพร่ขยายเกินความจำเป็นของเทคโนโลยีในองค์กรได้” (Only you can prevent digital technology proliferation) การวางโครงสร้างการสื่อสารที่เรียบง่ายและชัดเจน คือกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นโดยไม่ต้องแลกด้วยพลังชีวิตที่เหลือศูนย์
ส่วนในมุมมของวัยทำงานหรือพนักงานออฟฟิศ เขาย้ำว่า ในโลกการทำงานยุคใหม่ที่เทคโนโลยีวิ่งไวขึ้นเรื่อยๆ การทำงานอย่างมืออาชีพ ไม่ใช่การปล่อยให้ "แจ้งเตือน" ควบคุมเรา แต่คือการรู้จักเลือกใช้เครื่องมือให้ถูกงาน ถูกเวลา และกล้าที่จะตอบแชทช้าลงบ้าง เพื่อรักษาคุณภาพของงานและสุขภาพจิตของตนเอง
อ้างอิง: CNBC Make it, ScienceDirect, CNN