เมื่อปัญหาการประชุมล้นเกินกำลังบ่อนทำลายพนักงานออฟฟิศทั่วโลก หากคุณเป็นคนทำงานคนหนึ่งที่รู้สึกว่า วันทั้งวันหมดไปกับการประชุม แต่พอถึงเย็นกลับรู้สึกว่า “งานจริงของตัวเองยังแทบไม่ได้ทำ” คุณอาจไม่ได้รู้สึกแบบนี้อยู่คนเดียว แต่กำลังกลายเป็นปัญหาเชิงโครงสร้างของโลกการทำงาน
เรื่องนี้ถูกพูดถึงอย่างตรงไปตรงมา เมื่อ อดัม มอสเซรี (Adam Mosseri) ซีอีโอของ Instagram ส่งบันทึกภายในถึงพนักงาน พร้อมคำสั่งสำคัญสองเรื่อง หนึ่งคือการให้พนักงานกลับเข้าออฟฟิศ 5 วันต่อสัปดาห์ ตั้งแต่เดือนกุมภาพันธ์ 2026 และอีกเรื่องที่หลายคนอ่านแล้วรู้สึก “โดนใจ” ก็คือ คำสั่งให้ลดจำนวนการประชุมลง โดยมอสเซรีเขียนถึงพนักงานอย่างตรงไปตรงมาว่า
“พวกเราใช้เวลาไปกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพมากเกินไป และมันกำลังทำให้การทำงานของเราช้าลง”
ประโยคนี้อาจฟังดูเรียบง่าย แต่สะท้อนความจริงที่คนทำงานจำนวนมากเจอมานาน นั่นคือการประชุมที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ไม่ได้ทำให้งานเดินหน้าเสมอไป ตรงกันข้าม บางครั้งมันกลับเป็นตัวถ่วงที่กินทั้งเวลาและพลังงานของทีม
ไม่ใช่แค่บ่น แต่หาวิธีแก้และ ‘ลดประชุม’ ให้ด้วย
ในบันทึกเดียวกัน มอสเซรีไม่ได้หยุดแค่การบ่นถึงปัญหานี้ แต่เสนอแนวทางที่เป็นรูปธรรม ได้แก่
- พนักงานควรมีการประชุมแบบตัวต่อตัวทุกสองสัปดาห์
- ควรปฏิเสธการประชุมที่ชนกับช่วงเวลา “focus blocks” หรือช่วงเวลาที่ต้องใช้สมาธิทำงาน
- ทุกๆ หกเดือน ให้ยกเลิกการประชุมประจำทั้งหมดก่อน แล้วค่อยเพิ่มกลับมาเฉพาะการประชุมที่ “จำเป็นจริงๆ”
แนวคิดนี้สอดคล้องกับมุมมองของผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานหลายคน ซึ่งมองว่าปัญหาไม่ได้อยู่ที่ “การประชุม” แต่คือ “การประชุมที่แย่” ที่ทำให้พนักงานเสียเวลา เสียประสิทธิภาพการทำงาน ในประเด็นนี้ สตีเวน โรเกลเบิร์ก (Steven Rogelberg) ศาสตราจารย์ด้านพฤติกรรมองค์กรจากมหาวิทยาลัยนอร์ทแคโรไลนา แอต ชาร์ลอตต์ อธิบายว่า
“การประชุมไม่ใช่ศัตรูโดยตัวมันเอง ถ้าจัดกทารมันได้ดี ก็จะช่วยเรื่องการประสานงาน การมีส่วนร่วม และการตัดสินใจได้จริง ปัญหาคือเวลาที่สูญเสียไปกับการประชุมที่ไม่ดี”
เขาชี้ว่า การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพมักจะไม่จำเป็น ใช้เวลานานเกินไป มีผู้เข้าร่วมมากเกินความจำเป็น หรือถูกครอบงำโดยผู้จัดประชุมเพียงคนเดียว และแม้แต่การประชุมที่ดูเหมือนจะได้ผล ก็ยังมีขีดจำกัด เพราะเมื่อตารางประชุมแน่นปฏิทินตลอดวัน คนทำงานจำนวนมากก็จะเริ่มเผชิญกับภาวะ meeting overload โดยไม่รู้ตัว
การประชุมเป็นแค่ส่วนหนึ่ง แต่ไม่ใช่ทั้งหมดของการทำงาน
ในทำนองเดียวกัน ลอรา แวนเดอร์คัม (Laura Vanderkam) นักเขียนด้านการบริหารเวลา อธิบายเสริมด้วยว่า สำหรับคนทำงานส่วนใหญ่ การประชุมเป็นเพียงเครื่องมือ ไม่ใช่แก่นของงาน เธอบอกว่า “เรามีงานในมือที่ต้องทำให้สำเร็จ และการประชุมเป็นเพียงเครื่องมือหนึ่ง แต่สำหรับคนจำนวนมาก การประชุมกลับกินเวลางานหลักจริงๆ ของพวกเขา”
เธอย้ำว่า คนจำนวนมากเข้าประชุมทั้งที่ไม่ได้อยู่ในสภาพที่เหมาะกับการแก้ปัญหาเชิงลึกด้วยซ้ำ “หลายๆ ครั้งคุณต้องเข้าประชุมไม่ว่าคุณจะอยากไปหรือไม่ก็ตาม แต่ที่แน่ๆ คุณจะไม่มีวันแก้ปัญหาธุรกิจยากๆ ได้ตอนบ่ายสามครึ่ง หรือในวันที่คุณง่วงจนอยากงีบ”
ด้วยเหตุนี้ โรเกลเบิร์กจึงเสนอแนวคิดที่ฟังดูเหมือนเรื่องตลก แต่จริงจังอย่างยิ่ง นั่นคือ องค์กรควรเริ่มจากการ “ประชุมเรื่องการประชุม” เพื่อทบทวนการประชุมประจำทั้งหมดร่วมกัน ว่าอะไรควรอยู่ต่อ อะไรควรถูกปรับ และอะไรควรหายไป
หลายบริษัทเริ่ม "ปฏิเสธการประชุมล้น" และได้ผลดีชัดเจน
แนวคิดนี้ไม่ใช่แค่ทฤษฎี เพราะหลายบริษัทเริ่มลงมือจริงแล้ว ยกตัวอย่างเช่น Shopify เคยประกาศ “ล้างปฏิทินการประชุม” ครั้งใหญ่ และพบว่าสามารถคืนเวลาทำงานให้พนักงานได้มากกว่า 3 แสนชั่วโมงต่อปี พร้อมเพิ่มจำนวนโปรเจกต์ที่ส่งมอบได้อย่างมีนัยสำคัญ ขณะที่บริษัทอย่าง Pinterest, Atlassian และ Asana ทดลองใช้ “วันปลอดประชุม” เพื่อเปิดพื้นที่ให้พนักงานได้จดจ่อกับงานจริงๆ ของพวกเขามากขึ้น
หลังจากทดลองใช้ระบบนี้ประมาณ 100 วัน โดยกำหนดให้วันอังคาร พุธ และพฤหัสบดี เป็นวันปลอดการประชุมสำหรับพนักงานแต่ละคนในทีมวิศวกรรมผลิตภัณฑ์ของ Pinterest พบว่า 91.9% รายงานว่ามีประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นนับตั้งแต่เริ่มใช้ตารางเวลาดังกล่าว
อย่างไรก็ตาม ปัญหาการประชุมล้นยังคงเกิดขึ้นในออฟฟิศจำนวนมาก ซึ่ง ลอรา แวนเดอร์คัม ตั้งข้อสังเกตว่า “ทุกการประชุมควรมีเหตุผลว่าทำไมมันถึงสมควรอยู่ในปฏิทิน ถ้าไม่ต้องพิสูจน์ตัวเอง ก็มีโอกาสสูงว่ามันไม่จำเป็นตั้งแต่แรก”
นอกจากจำนวนการประชุมแล้ว อีกประเด็นที่น่ากังวลไม่แพ้กันคือ พื้นที่สำหรับการทำงานลึกหรือ deep work กำลังถูกบั่นทอนลงในออฟฟิศยุคนี้ ตามรายงานของ Microsoft พบว่า การประชุมจำนวนมาก (50%) ถูกจัดขึ้นในช่วง 9-11 โมงเช้า และ บ่ายโมง - บ่าย 3 โมง ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่สมองของคนส่วนใหญ่ทำงานได้ดีที่สุด ส่งผลให้เวลาทองสำหรับการคิดและลงมือทำถูกใช้ไปกับการประชุม แทนที่จะเอามาใช้ทำงานสำคัญ
แคล นิวพอร์ต (Cal Newport) ศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัยจอร์จทาวน์ อธิบายว่า “เมื่อเรามีการประชุมมากเกินไป เราจะไม่มีช่วงเวลาที่ยาวและต่อเนื่องพอที่จะทำให้สิ่งที่คุยกันในห้องประชุมเกิดขึ้นจริง” ดังนั้น เขาจึงแนะนำให้กันเวลา deep work ลงในปฏิทินทำงาน เหมือนการนัดประชุม เพื่อปกป้องช่วงเวลาการทำงานหลักของเราอย่างจริงจัง
“นี่คือภารกิจสำคัญ ไม่ใช่งานแถม และไม่ใช่เรื่องเลือกทำหรือไม่ทำ แต่เป็นหัวใจของงานคุณจริงๆ” เขาย้ำ
ท้ายที่สุด สิ่งที่อดัม มอสเซรี และผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานพยายามชี้ให้เห็น ไม่ใช่การต่อต้านการประชุม แต่คือการตั้งคำถามกับวัฒนธรรมการทำงานที่วัดความยุ่งจากจำนวนมีตติ้ง มากกว่าคุณภาพของผลงาน
ในโลกที่ทุกคนรู้สึกว่ายุ่งตลอดเวลา การกล้าลดการประชุมที่ไม่จำเป็น อาจไม่ใช่แค่เรื่องประสิทธิภาพ แต่คือการคืนเวลา สมาธิ และพลังงานให้กับคนทำงานอีกครั้ง บางที.. การทำงานให้ดีขึ้น อาจไม่ได้เริ่มจากการทำให้เร็วขึ้น แต่อาจเริ่มจากการหยุดประชุมบางเรื่องลงก่อนจะดีกว่า!
อ้างอิง: CNBC make it, Microsoft work trend index, Medium, CNBC Tech