50% ของการประชุม ไม่จำเป็น-เร่งหมดไฟ ทำเสียเวลาเฉลี่ย 169 ชม./ปี

เมื่อการประชุมกลายเป็นพิธีกรรมที่ทำลายเวลา ความคิดสร้างสรรค์ และพลังงานของทั้งองค์กร ลองคิดดูว่า...คุณเข้าประชุมมากี่ครั้งในเดือนนี้ โดยเฉพาะการประชุมที่จบลงโดยไม่ได้ข้อสรุปอะไรเลย และหลายคนคงเคยแอบคิดในใจว่า  “อีเมลฉบับเดียวแทนการประชุมนี้ก็น่าจะพอแล้ว”

ในหลายองค์กร การประชุมกลายเป็นกิจกรรมประจำวันจนแทบไม่ต้องตั้งคำถาม ทั้งที่ผลสำรวจล่าสุด เผยว่า “ครึ่งหนึ่งของการประชุมทั้งหมดแทบไม่ก่อให้เกิดประโยชน์” และที่น่าตกใจคือ มันกำลังทำลายทั้งประสิทธิภาพการทำงานและสุขภาพจิตของพนักงานไปพร้อมกัน โดยจากการสำรวจของ Software Finder ที่สอบถามพนักงานกว่า 1,000 คนในหลายอุตสาหกรรม พบว่า 1 ใน 2 ของคนทำงานเชื่อว่าการประชุมเกือบครึ่งหนึ่งเป็น “การเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์” 

ข้อมูลนี้สะท้อนปัญหาเชิงโครงสร้างที่ร้ายแรง เพราะเมื่อคิดเป็นตัวเงินแล้ว พนักงานทั่วไปสูญเสียค่าแรงและเวลาทำงานไปกับ “การประชุมที่ไม่จำเป็น” เฉลี่ย 6,280 ดอลลาร์ต่อปี (ประมาณ 203,200 บาท) สำหรับคนทำงานสายเทคโนโลยี ตัวเลขนี้สูงกว่านั้นอีกเกือบเท่าตัว โดยพบว่า พวกเขาเสียเวลาประมาณ 169 ชั่วโมงต่อปี ซึ่งเท่ากับค่าใช้จ่ายกว่า 10,000 ดอลลาร์ (ประมาณ 320,000 บาท) ต่อคน

นั่นหมายความว่า สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายพันคน “การประชุมที่ไม่มีประโยชน์” อาจทำให้สูญเสียงบประมาณรวมกันหลายสิบล้านบาทต่อปี โดยที่ไม่มีใครรู้ตัว

ภาวะ “Meeting Fatigue” ประชุมเยอะเกิน คนทำงานหมดไฟแบบไม่รู้ตัว

ไม่ใช่แค่เรื่องเวลาและเงิน แต่ “ความเหนื่อยล้าจากการประชุม” กำลังกลายเป็นโรคระบาดเงียบในที่ทำงานยุคใหม่ โดยผลสำรวจข้างต้น เผยด้วยว่า 72% ของพนักงานมีอาการ Meeting Fatigue หรือ ภาวะที่รู้สึกเหนื่อยหน่ายจากการประชุมที่มากเกินไป

โดยเฉพาะกลุ่ม Gen Z ซึ่งเป็นเจเนอเรชันใหม่ในตลาดแรงงาน พวกเขารู้สึกเหนื่อยล้ามากที่สุด เนื่องจากคนทำงานรุ่นนี้โตมากับวัฒนธรรมการทำงานที่เน้น “การสื่อสารแบบไม่ต้องพร้อมกัน (asynchronous communication)” เช่น การอัปเดตงานผ่าน Slack, Notion หรือ Google Docs แต่เมื่อมาทำงานในองค์กรดั้งเดิม พวกเขากลับต้องนั่งฟังการประชุมยาวหลายชั่วโมง ซึ่งไม่มีส่วนร่วมหรือบทสรุปที่ชัดเจน

นั่นไม่เพียงทำให้พนักงานรุ่นใหม่รู้สึก “หมดแรงและไม่อิน” แต่ยังทำให้พวกเขาเริ่ม “ถอดใจ” และมีแนวโน้มลาออกสูงขึ้น เพราะรู้สึกว่าองค์กรไม่เคารพเวลาและพลังงานของพนักงานเลย

ปัญหานี้ไม่ใช่เรื่องส่วนบุคคล แต่คือ “วัฒนธรรมองค์กร”

ผู้เชี่ยวชาญมองว่า “การประชุมล้น” ไม่ได้เกิดจากใครคนใดคนหนึ่ง แต่เป็นผลจากวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ได้ถูกออกแบบใหม่ให้เหมาะกับยุคปัจจุบัน ซึ่งต่างจากปัญหาด้านผลิตภาพอื่นๆ ที่เกิดเฉพาะแผนกหรือระดับตำแหน่ง แต่ปัญหาเรื่องการประชุมนี้ “ส่งผลกระทบทุกคน” ตั้งแต่พนักงานระดับปฏิบัติการจนถึงผู้บริหาร

เคซี่ย์ เฟลมมิง (Kacy Fleming) นักจิตวิทยาองค์กรและนักกลยุทธ์ด้านที่ทำงาน ซึ่งเคยดำรงตำแหน่งหัวหน้าฝ่าย Global Well-being ของบริษัท Takeda Pharmaceuticals เล่าว่า เธอเคยริเริ่มโครงการระดับโลกชื่อ “Making Meetings Matter” เพื่อเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการประชุมในองค์กร

“ตอนนั้นเราพบว่ากว่าครึ่งของพนักงานรู้สึกว่า เวลาที่ใช้ในการประชุมแทบไม่มีคุณค่าเลย มันถึงเวลาแล้วที่เราต้องยุติวัฒนธรรมการประชุมที่เป็นพิษเสียที” เฟลมมิง เล่าย้อนให้ฟัง เธออธิบายด้วยว่า “วัฒนธรรมการประชุมที่เป็นพิษ” ไม่ได้หมายถึงการมีการประชุมมากเกินไปเท่านั้น แต่หมายถึง “การประชุมที่ไม่มีวัตถุประสงค์ชัดเจน ไม่มีผลลัพธ์จริง และไม่ได้ให้คุณค่ากับเวลาของคนอื่น”

เปิด 5 วิธีปรับปรุง "การประชุม" ให้มีประโยชน์-คุ้มเวลา

เฟลมมิงในฐานะนักจิตวิทยาองค์กร แนะ 5 หลักปฏิบัติ เพื่อทำให้การประชุม “มีความหมาย” มากขึ้น ดังนี้ 

1. ไม่มีวาระ ไม่ต้องประชุม (No agenda, no attenda)

การประชุมที่ไม่มี agenda คือการเปิดประตูสู่ความวุ่นวาย เพราะทุกคนจะพูดในสิ่งที่ตัวเองอยากพูดโดยไม่มีกรอบ เฟลมมิง แนะนำให้ตั้งวาระล่วงหน้าเสมอ และหากไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ก็ให้ยกเลิกการประชุมนั้นไปเลย

2. คิดก่อนจะกดนัดประชุม

สำหรับซีอีโอหรือหัวหน้างานให้พึงตระหนักไว้เสมอว่า ก่อนจะกดส่งคำเชิญให้ทุกคนมาประชุมกัน ต้องถามตัวเองว่า “เรื่องนี้ต้องประชุมจริง ๆ ไหม?” บางครั้งอีเมล Google Docs หรือโทรศัพท์ 5 นาที ก็อาจจบได้เร็วกว่าการนัด 5 คนมานั่งคุย 1 ชั่วโมง

3. ระบุผลลัพธ์ที่ต้องการให้ชัดเจน

ทุกการประชุมควรเริ่มจากการระบุ “เราต้องการผลลัพธ์อะไร” เช่น ต้องการตัดสินใจ ต้องการระดมไอเดีย หรือแค่ต้องการอัปเดตสถานะงาน หากไม่มีเป้าหมายเหล่านี้ตั้งแต่แรก ก็ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเรียกประชุมเลย

4. ให้คุณค่ากับเวลาของทุกคน

ไม่ใช่ทุกการประชุมจะต้องเป็นการเวิร์กชอปเรียนรู้ ผู้จัดการประชุมควรแจกแจงบทบาทและหน้าที่ของผู้เข้าร่วมให้ชัด เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนที่อยู่ในห้องมีส่วนร่วมและมีเหตุผลที่ต้องอยู่ตรงนั้นจริงๆ โดยเฉพาะกับคนรุ่นใหม่ที่เบื่อการประชุมแบบ “เรียกมาฟังเฉย ๆ”

5. ทำให้ประชุมสั้นลง เริ่ม-จบ ให้ตรงเวลาเสมอ

เฟลมมิงแนะนำให้ลดเวลาประชุมจาก 30 นาที เหลือ 25 นาที หรือจาก 1 ชั่วโมง เหลือ 50 นาที และควรเว้นช่วงอย่างน้อย 5-10 นาที ระหว่างประชุมแต่ละครั้ง เพื่อให้พนักงานได้พักสายตาและรีเซตสมอง

เปลี่ยนวัฒนธรรมการประชุม = ยารักษาภาวะหมดไฟ

เฟลมมิงยอมรับว่า “วัฒนธรรมการประชุมที่ดี” ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ภายในข้ามคืน และคงไม่หายไปง่ายๆ เช่นกัน แต่นั่นไม่ได้แปลว่าองค์กรจะอยู่เฉยได้ เพราะในความเป็นจริง การประชุมที่ไร้ค่าเหล่านี้ กำลังเผาผลาญเวลา พลังงาน และงบประมาณขององค์กรไปเรื่อยๆ

เธอย้ำว่า “ครึ่งหนึ่งของการประชุมที่เราจัดในแต่ละปี แทบไม่มีคุณค่าเลย แต่มันกลับมีต้นทุนทางธุรกิจมหาศาล ทั้งในแง่เวลาและแรงจูงใจของคนทำงาน” 

เมื่อไหร่ที่พนักงานรู้สึกว่าการประชุมส่วนใหญ่ไม่ก่อประโยชน์ใดๆ สิ่งที่ตามมาคือ “ภาวะถอดใจ” (disengagement) “ความเหนื่อยล้า” (burnout) และ “การลาออกเงียบ” (quiet quitting) ที่กำลังระบาดไปทั่วโลก

เอาเป็นว่า.. ในยุคที่การประชุมกลายเป็นกิจวัตรแทบทุกชั่วโมงในออฟฟิศ เป้าหมายสำคัญจึงไม่ใช่การจัดประชุมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ควรสร้างการตระหนักรู้ว่า “เราจำเป็นต้องมีการประชุมนี้ตั้งแต่แรกหรือเปล่า?” เพราะบางครั้ง วิธีเพิ่มประสิทธิภาพงานที่ดีที่สุด อาจหมายถึงการกล้ายกเลิกการประชุมที่ไม่จำเป็นออกไปแทน

 

 

อ้างอิง: Worklife, Gallup, Softwarefinder