ทักษะ Small Talk หัวหน้าไม่ควรมองข้าม เปลี่ยนบรรยากาศออฟฟิศได้!

อยากเป็นหัวหน้าที่ใครๆ ก็รักและอยากร่วมงานด้วย อาจเริ่มจากการสร้างสัมพันธ์ดีๆ ในที่ทำงานให้รู้สึกผูกพันมากกว่าแค่เพื่อนร่วมงาน ผู้เชี่ยวชาญด้านสถานที่ทำงานและภาวะผู้นำเผยเคล็ดลับที่น่าทึ่งว่า การพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ (Small Talk) อย่างมีความหมาย สำคัญยิ่งกว่าการขึ้นเงินเดือนหรือการให้รางวัลพนักงานดีเด่นเสียอีก! 

ในยุคที่บริษัทต่างๆ ทุ่มเทให้กับงานเลี้ยง การให้วันหยุดเพิ่ม หรือให้สวัสดิการสารพัดแก่พนักงาน เพื่อหวังกระตุ้นให้พนักงานทำงานอย่างเต็มที่ แต่ผู้เชี่ยวชาญด้านภาวะผู้นำและสถานที่ทำงานอย่าง แซ็ค เมอร์คิวริโอ (Zach Mercurio) กลับมีมุมมองที่แตกต่างออกไป เขาชี้ว่า สิ่งที่พนักงานต้องการมากที่สุดเพื่อจะรู้สึกว่าตัวเองมีความสำคัญ (feel that they matter) และมีแรงจูงใจในการทำงานอย่างสม่ำเสมอ ไม่ใช่แค่สวัสดิการหรือรางวัลภายนอกเหล่านั้น

ผู้เชี่ยวชาญคนนี้ได้ศึกษาผู้คนในหลากหลายอาชีพมาเป็นเวลา 5 ปี ในฐานะผู้เชี่ยวชาญ และได้สอบถามกลุ่มตัวอย่างว่า "อะไรในที่ทำงาน ที่ทำให้คุณรู้สึกว่าตัวเองมีความสำคัญ?" คำตอบที่ได้ไม่ใช่เรื่องการเลื่อนตำแหน่ง การขึ้นเงินเดือน หรือการได้รับรางวัลพนักงานดีเด่นเลย

แต่ทุกคนพูดถึงปฏิสัมพันธ์เล็กๆ น้อยๆ ที่ทำให้พวกเขารู้สึกว่า คนอื่นมองเห็นพวกเขาอย่างแท้จริง รับฟังพวกเขา อยู่เคียงข้างพวกเขา และย้ำเตือนให้พวกเขารู้สึกว่า "พวกเขาเป็นที่ต้องการในที่ทำงาน"

เมอร์คิวริโอ เรียกสิ่งนี้ว่า "Small Talk ที่มีความหมาย" ซึ่งไม่ใช่แค่การพูดคุยไปเรื่อยเพื่อทำลายความเงียบ หรือแก้บรรยากาศแบบกระอักกระอ่วน แต่เป็นการสนทนาส่วนตัวเชิงลึกที่นำไปสู่ช่วงเวลาแห่งความผูกพันเล็กๆ น้อยๆ ระหว่างเพื่อนร่วมงาน หรือระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องได้ 

ทำไม Small Talk ที่มีความหมาย จึงสำคัญในที่ทำงาน?

1. สร้างความผูกพันและความไว้วางใจในทีม 

การตั้งคำถามที่แสดงความสนใจในตัวอีกฝ่ายอย่างจริงใจ ช่วยสร้างความไว้วางใจและสายสัมพันธ์ที่ดีในที่ทำงานได้ โดยใช้คำถามง่ายๆ เช่น "สัปดาห์นี้ดูยุ่งๆ เป็นไงบ้าง เหนื่อยไหม?" หรือ "ได้ยินว่าลูกชาย/ลูกสาวคุณเพิ่งเรียนจบ ยินดีด้วยนะ! ได้ฉลองกันยังไงบ้าง?" สามารถสร้างความรู้สึกดีๆ ได้

2. ทำให้พนักงานรู้สึกมีค่า

โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล (Remote Workers) หรือพนักงานในตำแหน่งที่มักถูกมองข้าม เช่น พนักงานทำความสะอาด พนักงานส่งของ หรือพนักงานขับรถขนส่งสาธารณะ พวกเขาอาจรู้สึกถูกตัดขาดหรือไม่สำคัญในที่ทำงานได้ง่าย

3. ชดเชยการสื่อสารที่เน้นแต่เรื่องงาน

ในยุคที่ใช้เทคโนโลยีในการบริหารจัดการงานแบบ Hybrid หรือ Remote ทำให้การสื่อสารส่วนใหญ่กลายเป็นแบบเน้นการทำธุรกรรม (transactional) มากขึ้น เช่น การอัปเดตงานผ่าน Slack หรืออีเมล สิ่งเหล่านี้ไม่สามารถทดแทนการถามไถ่สารทุกข์สุขดิบ เช่น การสอบถามความเป็นไปเมื่อทราบว่าพ่อแม่ของพนักงานไม่สบาย การช่วยแก้ไขปัญหาความขัดแย้งในวิธีการทำงาน หรือการพูดคุยติดตามความคืบหน้าของโปรเจกต์ในเชิงลึกและส่วนตัวได้

หัวหน้าหรือผู้นำจะฝึก Small Talk ให้เก่งขึ้นได้อย่างไร?

เมอร์คิวริโอ แนะนำให้ "ถามคำถามแบบเปิดที่กระตุ้นให้เกิดการสำรวจความคิด และทำให้บทสนทนาต่อเนื่อง" ทั้งนี้ก็เพื่อหลีกเลี่ยง Small Talk ที่ผิวเผินเกินไป จนทำให้ได้คำตอบตัดจบแบบสั้นๆ ซึ่งไม่ค่อยได้ประโยชน์มากนัก โดยเขามีตัวอย่างคำถามที่ดี ได้แก่ 

1. "วันนี้มีอะไรที่คุณกำลังให้ความสนใจเป็นพิเศษไหม? มีอะไรที่ผม/ฉันช่วยให้สัปดาห์นี้ของคุณดีขึ้นได้บ้าง?"

2. "อะไรคือข้อคิดที่น่าสนใจที่สุดที่คุณได้รับจากการประชุมทีมของเรา?"

3. "มีงานอะไรที่คุณกำลังทำอยู่และต้องการความช่วยเหลือเป็นพิเศษบ้างไหม?"

นอกจากนี้ ควรหลีกเลี่ยงคำถามที่มักได้คำตอบอัตโนมัติ เช่น "วันนี้เป็นไงบ้าง?" หรือ "สุดสัปดาห์เป็นยังไง?" โดยเรื่องนี้ ลอเรน ลี (Lorraine Lee) นักเขียนและวิทยากรด้านพัฒนาการสื่อสาร แนะนำให้ใช้เทคนิค "Conversational Threading" ซึ่งก็คือ การถามคำถามที่สนับสนุนให้เกิดการสนทนาที่ลึกซึ้งขึ้น เช่น "มีอะไรที่คุณตื่นเต้นที่จะได้ทำบ้าง?" หรือ "สุดสัปดาห์ที่ผ่านมาของคุณมีอะไรเจ๋งๆ เกิดขึ้นบ้าง?"

เคล็ดลับสำหรับผู้ฟัง (พนักงาน) ที่เจอคำถามเหล่านี้ ควรตอบอย่างไร?

หากคุณเป็นฝ่ายที่ถูกถามคำถาม Small Talk ที่อาจฟังดูน่าอึดอัด ให้ลองคิดหาคำตอบที่กระตุ้นให้เกิดการถามต่อ เช่น ถ้ามีคนถามว่า คุณมาจากไหน? แทนที่จะตอบสั้นๆ ว่า "แคลิฟอร์เนีย" ให้ลองตอบว่า "ฉันมาจากมาลิบูค่ะ ใกล้ๆ ชายหาดเลย สมัยก่อนฉันกับครอบครัวชอบไปเล่นเซิร์ฟกันช่วงสุดสัปดาห์" เป็นต้น 

อย่างไรก็ตาม ทักษะนี้เป็นทักษะที่สำคัญที่ "หัวหน้า" หรือผู้นำองค์กร ไม่ควรมองข้าม ผู้เชี่ยวชาญย้ำว่า หัวหน้างานควรใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ในการสร้างความสัมพันธ์กับพนักงาน ในช่วงเวลาที่ความไว้วางใจในที่ทำงานยุคนี้กำลังลดลง ความสัมพันธ์ที่คุณสร้างขึ้นในที่ทำงานจะช่วยให้พนักงานของคุณมีผลิตผลและมีส่วนร่วมกับองค์กรมากขึ้น

เมอร์คิวริโอ แนะว่าผู้นำควรลองติดตามผลลัพธ์จากการปฏิสัมพันธ์ของตนเองกับทีมงานในแต่ละสัปดาห์ โดยจดบันทึกว่า คุณได้คุยกับพวกเขาเมื่อไหร่ คุณคุยเรื่องอะไรบ้าง และลองเปรียบเทียบดูว่า เวลาที่คุณใช้พูดคุยเน้นไปที่ "สิ่งที่พวกเขาสามารถทำให้คุณได้มากน้อยแค่ไหน" เทียบกับเวลาที่คุณใช้พูดคุยเกี่ยวกับว่า "พวกเขาเป็นใครและพวกเขากำลังเป็นอย่างไรบ้าง" การใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ นี้ อาจเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้คุณเป็นหัวหน้าที่ยอดเยี่ยมและสร้างทีมที่แข็งแกร่งได้อย่างแท้จริง

 

 

อ้างอิง: CNBC, Zach Mercurio