ทำงานให้ฉลาด ไม่เหนื่อยฟรี มีผลงาน ด้วยทักษะบริหารเวลา 3 สเต็ป

รู้หรือไม่? การบริหารจัดการเวลาให้ดีขึ้น คืออีกหนึ่งทักษะการทำงานที่สำคัญของโลกการทำงานในยุคนี้ เพราะ "เวลา" คือ "ทรัพยากรล้ำค่า" แต่หนุ่มสาววัยทำงานบางคนยังอาจหลงลืมและไม่ใส่ใจในการบริหารเวลาแต่ละวันให้ดีพอ

ทำให้บางครั้งหลายคนเริ่มรู้สึกว่า เวลาแต่ละวันหมดไปอย่างรวดเร็วกับงานจุกจิก และไม่ค่อยได้แตะงานชิ้นสำคัญ หรือไม่ได้ทำงานหลักให้เสร็จสักที รู้ตัวอีกทีก็หมดวันไปกับการ "ดูยุ่งแต่ไม่คืบหน้า" การบริหารเวลาให้ดีจึงกลายเป็นทักษะจำเป็นที่ช่วยให้คุณทำงานได้คุ้มค่ามากขึ้น มีเป้าหมายชัดเจนขึ้น และยังเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ช่วยสร้างความก้าวหน้าในอาชีพได้อย่างไม่น่าเชื่อ และยังทำให้ปรับตัวเก่งในโลกการทำงานที่เปลี่ยนไว

อีกทั้งในยุคนี้ บริษัทย่อมต้องการ "คนที่ทำงานได้คุ้ม" มากกว่าคนที่แค่ยุ่งตลอดเวลา ดังนั้นการรู้ว่าอะไรสำคัญ และเลือกทุ่มพลังให้ถูกที่กลายเป็นทักษะที่บริษัทมองหา ท่ามกลางภาวะเศรษฐกิจผันผวน และการแข่งขันในตลาดงานสูงขึ้นแบบนี้ ใครที่มีภาพลักษณ์ว่า "ทำงานได้จริง ทำได้คุ้ม" ก็จะยิ่งมีแต้มต่อเรื่องความมั่นคงและโอกาสเติบโต

ข่าวดีคือ ทักษะนี้สามารถฝึกได้ ไม่จำเป็นต้องมีพรสวรรค์ใดๆ และเริ่มต้นได้จาก 3 ขั้นตอนง่าย ๆ ดังนี้

3 ขั้นตอน เริ่มฝึกบริหารเวลาให้ได้ผลจริง เพิ่มประสิทธิภาพ ทำงานเสร็จในเวลารวดเร็ว

1. รู้ก่อนว่า “ทักษะบริหารเวลา” มีอะไรบ้าง

การบริหารเวลาไม่ใช่แค่การใช้แพลนเนอร์ หรืออัดตารางให้แน่นทุกนาที
แต่คือการพัฒนาสองทักษะหลักให้แข็งแรง ได้แก่

รู้ว่าอะไรสำคัญ: เริ่มจากความเข้าใจตัวเอง เช่น คุณให้ความสำคัญกับงานแบบไหน เป้าหมายในชีวิตหรืออาชีพคืออะไร? ขณะเดียวกันก็ต้องเข้าใจเป้าหมายขององค์กร เช่น โปรเจกต์ไหนที่มีผลต่อการประเมิน การขึ้นเงินเดือน หรือการเลื่อนตำแหน่ง ถ้าคุณใช้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่ตอบโจทย์ทั้งสองด้าน นั่นแหละคือการ "เสียเวลา" ที่แท้จริง

โฟกัสกับสิ่งสำคัญให้ได้: เมื่อรู้ว่าอะไรสำคัญ ก็ต้องมีวินัยและกล้าปฏิเสธสิ่งที่ไม่จำเป็น เช่น อย่าให้เวลาหมดไปกับงานจุกจิกที่ไม่ได้ขยับเป้าหมายใหญ่ หรือโดนเพื่อนร่วมงานแทรกทุกชั่วโมง คุณควรมีทักษะการสื่อสารที่ดี เพื่อพูดคุยวางขอบเขตการทำงานแบบมืออาชีพ หรือพูดจูงใจให้หัวหน้าจัดลำดับงานใหม่ได้ ก็ถือเป็นทักษะสำคัญไม่แพ้กัน

2. มี “เหตุผลที่ใช่” ไว้คอยย้ำเตือนตัวเอง

จะเปลี่ยนนิสัยการทำงานไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะชีวิตประจำวันของเรามีแรงเฉื่อยสูงมาก ดังนั้น การตั้งเป้าแค่ว่า “อยากจัดเวลาดีขึ้น” อาจไม่พอ แต่ต้องมี “เหตุผล” ที่ลึกกว่านั้น เช่น อยากเลิกทำโอที, อยากมีเวลากลับไปเรียนรู้ทักษะใหม่, อยากได้โปรโมตในปีหน้า, ไม่อยากหมดไฟไปวันๆ ฯลฯ การมีเป้าหมายชัดเจนจะทำให้คุณมีแรงฮึดในวันที่หมดไฟ และไม่หลุดโฟกัสจากแผนที่ตั้งไว้

3. ฝึกทุกวัน ทำทีละเล็กๆ น้อยๆ แต่สม่ำเสมอ

การบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องที่เปลี่ยนได้ข้ามคืน แต่ต้องอาศัยการฝึกฝนจนเป็นนิสัย
ลองเทคนิคเล็ก ๆ เหล่านี้ที่ใช้ได้จริง ได้แก่ 

ฝึกโฟกัสด้วยเทคนิค Pomodoro: ตั้งเวลาทำงาน 25 นาทีเต็ม ๆ แบบไม่รับโทรศัพท์ ไม่ตอบแชต แล้วพัก 5 นาที ทำวนเป็นรอบ ๆ จะช่วยสร้างสมาธิให้แข็งแรงขึ้น

วางแผนล่วงหน้า: ลองใช้แอปบริหารเวลา หรือจดในสมุดทุกเช้าว่าอยากโฟกัสเรื่องอะไรวันนี้ แล้วทบทวนสิ่งที่ทำได้จริงก่อนจบวัน

ตั้งขอบเขตแบบสุภาพ: ถ้ามีเพื่อนร่วมงานชอบเดินมาคุยระหว่างคุณทำงาน อาจติดป้าย “ขอไม่ถูกรบกวน” หรือบอกเป็นอย่างประนีประนอมว่า “ขอเคลียร์งานก่อน แล้วเดี๋ยวไปหา”

สำรวจเป้าหมายเป็นประจำ: แค่วันละ 10-15 นาทีเพื่อเขียนว่า "ฉันอยากไปถึงจุดไหน?" หรือ "อะไรทำให้ฉันภูมิใจในงานวันนี้?"
จะช่วยให้คุณตื่นรู้กับเวลาและเป้าหมายที่แท้จริงมากขึ้น

จัดการเวลาได้ดี = ความมั่นคงในงาน + โอกาสใหม่ในอนาคต

ในยุคที่บริษัทอยากได้คนที่ "ทำงานได้จริง" และ "ทำงานสำคัญเป็น" การบริหารเวลาจึงกลายเป็นอาวุธลับที่ใครมีทักษะนี้ก็จะได้เปรียบ แถมยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสร้างแบรนด์ตัวเองได้ นอกเหนือจากงานประจำ มีเวลาเรียนรู้ เตรียมพร้อมสำหรับโอกาสใหม่ หรือแม้แต่รับมือกับความไม่แน่นอนในอาชีพ

ควรจำไว้ว่า.. การบริหารเวลาไม่ใช่เรื่องของ “การทำทุกอย่างได้สมบูรณ์แบบ” ไม่จำเป็นต้องเกิดมาพร้อมวินัยหรือสมาธิสูงส่ง แต่เป็นเรื่องของคนที่กล้าฝึก กล้าเปลี่ยน และพร้อมลงมือทำทีละเล็กๆ น้อยๆ ทุกวัน ทักษะบริหารเวลาก็จะกลายเป็นนิสัยที่เปลี่ยนวิธีทำงานของคุณไปตลอดชีวิต

หากวันนี้คุณยังรู้สึกว่างานเยอะจนหัวหมุน ลองย้อนกลับมาถามตัวเองว่า "ฉันใช้เวลาไปกับสิ่งที่สำคัญจริง ๆ แล้วหรือยัง?"

 

อ้างอิง: Forbes , 5 steps to catch up quickly, Cenizalevine