ไม่ทำงานหนัก แต่ทำงานให้ฉลาด แนะ 5 วิธีแฮกการทำงานให้เก่งขึ้น
การทำงานให้ดีมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่การทำงานหนัก แต่เป็นการทำงานอย่างชาญฉลาดและใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสม เพื่อให้คุณเติบโตก้าวหน้าไปตลอดปีโดยไม่เสี่ยงเบิร์นเอาท์
KEY
POINTS
- ผู้เชี่ยวชาญแนะนำวิธีทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่ทำงานหนัก เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยเริ่มจากใช้เครื่องมือดิจิทัลที่ตอบโจทย์ เช่น Google Sheets, Monday.com และรู้จักจัดสรรเวลาทำงาน ช่วยรักษาสมาธิและลดความเหนื่อยล้า
- การจัดการพื้นที่และเวลาก็สำคัญต่อการเพิ่มประสิทธิภาพเช่นกัน เพราะพื้นที่ทำงานที่เป็นระเบียบช่วยให้มีสมาธิ ลดความเครียด และกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ อีกทั้งควรกำหนดเดดไลน์ตามจริง และแบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ ช่วยลดความกดดันสำเร็จ
- วัยทำงานควรลดการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน เพื่อประสิทธิภาพงานที่ดีขึ้น โดย Multi-tasking มักทำให้เสียเวลาและเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด ควรเปลี่ยนมาโฟกัสกับงานทีละอย่าง
ไม่ว่าจะทำงานในสายงานไหน วัยทำงานย่อมต้องการให้ผลงานออกมาดีมีประสิทธิภาพ อยากเติบโตก้าวหน้าและประสบความสำเร็จในอาชีพการงาน ดังนั้นหนึ่งสิ่งที่ควรตระหนักรู้เสมอก็คือ "การตรวจสอบตนเอง" ว่ากำลังเดินอยู่บนเส้นทางการทำงานที่ถูกต้องหรือไม่? ทำงานได้ราบรื่นหรือมีอุปสรรคอะไรไหม? เพื่อให้มุ่งสู่เป้าหมายความสำเร็จที่หวังไว้
โช เดวาน (Sho Dewan) ผู้เชี่ยวชาญด้านเคล็ดลับการทำงาน อาชีพ และธุรกิจ บอกเล่าประเด็นนี้ผ่าน Forbes ไว้ว่า ช่วงต้นปีของการทำงานถือเป็นช่วงสำคัญในการปรับเปลี่ยน เช็ก ตรวจสอบ หรือเคาะวิธีการทำงานต่างๆ ให้เข้าที่เข้าทาง เพื่อช่วยให้แน่ใจว่าตลอดปีนี้การงานจะดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิผล
ทั้งนี้ การทำงานให้ผลงานออกมาดีไม่ใช่การทำงานหนัก แต่เป็นการทำงานอย่างชาญฉลาดและใช้กลยุทธ์ที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้คุณก้าวหน้าอย่างมีความหมายตลอดทั้งปีโดยไม่เสี่ยงต่อภาวะหมดไฟในการทำงาน
เดวาน ได้แนะนำ 5 เทคนิคทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลได้มากขึ้น ที่เขาและทีมของเขาเคยใช้แล้วได้ผลดี ซึ่งอาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณเช่นกัน
ใช้เครื่องมือ-เทคโนโลยีที่มีอยู่ ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
เทคโนโลยีเป็นตัวเปลี่ยนเกม เมื่อพูดถึงการทำงานอย่างชาญฉลาด คุณเพียงแค่ต้องใช้เครื่องมือบริหารจัดการโครงการที่เหมาะกับตัวคุณ ยกตัวอย่างเช่น ทีมของเดวานชอบใช้ Google Sheets ในการติดตามตารางงาน และใช้ Monday.com เพื่อจัดระเบียบโครงการต่างๆ ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ และติดตามความคืบหน้าของงานต่างๆ
เครื่องมืออัตโนมัติยังเหมาะสำหรับงานที่ต้องทำซ้ำๆ เพื่อช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการโฟกัสกับงานสำคัญอื่นๆ ไม่ว่าจะเป็น การจัดการข้อมูล การดูแลช่องทางโซเชียลมีเดีย หรือการจัดตารางอีเมล มีเครื่องมือและโปรแกรมหลากหลายที่สามารถทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณราบรื่นและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้
แบ่งการทำงานเป็นช่วงเวลา แบ่งเวลามาพักบ้างเพื่อลดความเครียด
การทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่การทำงานหนัก แต่หมายถึงการรู้จักแบ่งเวลาพักเป็นระยะ เพื่อให้ร่างกายและจิตใจได้ฟื้นฟู เมื่อเดวานต้องจัดการกับโครงการใหญ่ๆ เขาเล่าว่าเขามักจะใช้เวลาทำงาน 90 นาที จากนั้นจะแบ่งเวลาพัก 20-30 นาทีหลังจากนั้น ซึ่งช่วยให้ยังคงมีสมาธิ งานวิจัยในหัวข้อ "เวลาในแต่ละวันกับประสิทธิภาพทางปัญญา" ยังแสดงให้เห็นว่าสมองมนุษย์จะทำงานได้ดีที่สุดในช่วงเวลา 90 นาทีแรกเท่านั้น นอกจากนี้คุณสามารถสำรวจเทคนิคอื่นๆ ได้ เช่น เทคนิค Pomodoro คือการแบ่งเวลามาพัก 5 นาที หลังจากที่ทำงานโดยไม่ถูกรบกวนเป็นเวลา 25 นาที
การจัดการงานให้สอดคล้องกับระดับพลังงานของคุณ ก็ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพเช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นคนที่ทำงานได้ดีในตอนเช้า ให้ทำงานที่ท้าทายก่อน เมื่อพลังงานของคุณลดลงในช่วงท้ายของวัน คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ง่ายกว่าซึ่งต้องการความพยายามทางจิตใจน้อยกว่า ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดพร้อมกับป้องกันการเหนื่อยล้า
จัดระเบียบพื้นที่ทำงานของคุณ สร้างสมาธิ กระตุ้นไอเดียสร้างสรรค์
ไม่ว่าคุณจะทำงานจากบ้านหรือในสำนักงาน พื้นที่ทำงานที่เป็นระเบียบช่วยให้คุณมีสมาธิ กระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ และลดความเครียด เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่เหมาะสม ให้หาพื้นที่ที่เงียบสงบซึ่งช่วยให้คุณทำงานโดยไม่มีสิ่งรบกวน การมีพื้นที่จัดเก็บเพียงพอสำหรับกระดาษที่ไม่ได้ใช้ สายชาร์จเก่า หมุดปักเกินความจำเป็น และสิ่งของอื่นๆ ที่ไม่จำเป็น ช่วยให้โต๊ะทำงานของคุณสะอาดและปราศจากความยุ่งเหยิง
คุณอาจต้องการลงทุนในโต๊ะทำงานพร้อมลู่วิ่ง เก้าอี้ที่สบาย และเฟอร์นิเจอร์ที่เหมาะสมกับการทำงานอื่นๆ ขึ้นอยู่กับความต้องการและความชอบของคุณ เพิ่มต้นไม้บางส่วนเพื่อคุณภาพอากาศที่ดีและให้ความสบายตา หรือการตกแต่งส่วนตัวเล็กๆ น้อยๆ เช่น จัดวางงานศิลปะที่คุณชื่นชอบหรือรูปถ่ายครอบครัวบนโต๊ะทำงานก็ช่วยให้คุณมีแรงจูงใจได้ดีขึ้น
กำหนดเวลาส่งงานที่เป็นจริง ไม่กระชั้นชิดจนต้องเร่งรีบเกินไป
การกำหนดเวลาส่งงานที่ไม่สอดคล้องกับความเป็นจริง เป็นหนึ่งในสาเหตุของความเครียดและความเหนื่อยล้า ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจขอบเขตของงานนั้นๆ ก่อน พิจารณาความซับซ้อนของงาน และระบุความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น การแบ่งโครงการเป็นงานย่อยช่วยให้คุณประเมินเวลาที่คุณต้องการสำหรับแต่ละงาน
นอกจากนี้ การกำหนดเวลาแบบย่อยๆ ทีละสเต็ป จะช่วยให้คุณเห็นความคืบหน้าได้ง่ายและยังสามารถเฉลิมฉลองความสำเร็จแต่ละขั้นตอนได้ด้วย ทั้งยังสามารถส่งข้อมูลอัปเดตให้กับลูกค้าของคุณอย่างสม่ำเสมอ และสื่อสารเกี่ยวกับความล่าช้าหรือการปรับเปลี่ยนที่อาจเกิดขึ้น ด้วยกลยุทธ์เหล่านี้ คุณสามารถจัดการความคาดหวังและผลิตผลงานคุณภาพสูง ในขณะที่ลดความเหนื่อยล้าได้
อย่าทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน
การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน อาจทำให้รู้สึกเหมือนคุณกำลังทำสิ่งต่างๆ มากมายจนลุกลี้ลุกลน และหมดแรงได้งาน แต่ในความเป็นจริง การทำงานสลับไปมาหลายๆ อย่าง ส่งผลให้ใช้เวลาในการทำงานนานขึ้นและมีความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดสูงขึ้น ดังนั้น เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพให้ดีกว่านี้ แนะนำให้จัดการงานทีละอย่าง ตั้งเวลาสำหรับแต่ละกิจกรรม เช่น การตอบอีเมล การเขียนบทความ การจัดระเบียบพื้นที่ทำงาน และกำหนดเวลาที่จะจัดการงานนั้นๆ ให้เสร็จสิ้น
นอกจากนี้ แนะนำให้คุณแปะป้าย "ห้ามรบกวน" ให้คนอื่นรับรู้ขณะที่กำลังง่วนกับงาน เพื่อช่วยให้คุณมีสมาธิดีขึ้นและลดสิ่งรบกวนลง ทั้งนี้ เพื่อให้เลิกนิสัยการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน คุณต้องหลีกเลี่ยงการตรวจสอบโทรศัพท์ทันทีที่คุณตื่นนอน แทนที่จะทำเช่นนั้น ให้สร้างรายการงานทั้งหมดของคุณตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน เพื่อจัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ
วัฒนธรรมความขยันดูเหมือนจะกำหนดให้คุณต้องทำงานหนักขึ้น แต่มันได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นวิถีทางสู่ความเหนื่อยล้าและงานที่มีคุณภาพต่ำกว่า ดังนั้น กุญแจสู่ความสำเร็จในระยะยาวคือการทำงานอย่างชาญฉลาด การใช้เครื่องมือที่เหมาะกับคุณให้เกิดประโยชน์สูงสุด การพักตามความจำเป็น การกำหนดกำหนดเวลาที่เป็นจริง และการปรับปรุงพื้นที่ทำงานของคุณให้เหมาะสมที่สุด ช่วยให้คุณประหยัดเวลา พลังงาน และทรัพยากรอื่นๆ ทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่การเข้าสู่โหมดขี้เกียจ แต่เป็นการสร้างระบบทำงานที่ยั่งยืน เพื่อบรรลุเป้าหมายด้านอาชีพของคุณได้อย่างมีสุขภาพดี