เปิดสัญญาณหัวหน้างานจุกจิกเกินเบอร์ ตัวการขัดขวาง Productivity ในทีม

เป็นหัวหน้าก็ลำบาก! เมื่อโลกการทำงานยุคนี้แข่งขันสูง ทุกธุรกิจทุกอุตสาหกรรมอยากได้กำไรเพิ่ม รัดเข็มขัดลดต้นทุน และต้องปรับตัวตามเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงรวดเร็ว พนักงานจึงถูกเคี่ยวกรำให้มีประสิทธิผลสูงสุดท่ามกลางความท้าทายมากมาย ซึ่งคนที่ต้องดูแลภาพรวมให้ตรงตามความคาดหวังและเป้าหมายองค์กร ก็คือ “ผู้นำ” ซึ่งถือเป็นความรับผิดชอบที่ยิ่งใหญ่ 

ในฐานะหัวหน้างาน คุณต้องการให้ลูกน้องรับทราบทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จ รวมถึงคำแนะนำจากประสบการณ์ของคุณ แต่ด้วยภาระหน้าที่หลายอย่างที่แบกไว้ บางครั้งจึงเกิดการสั่งงานหรือให้คำแนะนำที่ไปไกลเกินไป จนเข้าข่าย “Micromanagement” หรือการบริหารจัดการที่จู้จี้จุกจิกทุกรายละเอียด กลายเป็นก้าวก่ายการทำงานของทีม ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงาน และทำให้พนักงานเสียขวัญกำลังใจ 

Micromanagement คืออะไร ทำไมหัวหน้าบางคนถึงมีพฤติกรรมแบบนี้?

Micromanagement คือ การที่หัวหน้างานแทบจะจับมือลูกน้องทำงานให้ได้ดั่งใจตนเอง โดยเข้ามาจี้งานทุกขั้นตอนของพนักงานและควบคุมแม้แต่จุดที่ยิบย่อยที่สุดในงาน ผู้นำที่มีลักษณะใส่ใจในรายละเอียดสูงมักจะมีแนวโน้มที่จะเป็นหัวหน้าแบบ Micromanagement ได้มากกว่า พวกเขามักสังเกตเห็นข้อผิดพลาดได้ง่าย ให้คำแนะนำย้ำๆ ซ้ำๆ มากเกินไปแบบยิบย่อย

อย่างไรก็ตาม การกระทำเหล่านี้เกิดจากปัจจัยทางความรู้สึกหลายอย่าง เช่น ความต้องการที่จะรู้สึกควบคุมสถานการณ์ได้, ความกลัวต่อความล้มเหลว, การไม่มีประสบการณ์ในการจัดการ, ความไม่มั่นคงทางใจ, สมาชิกในทีมที่ไม่มีทักษะ, มีอีโก้สูงไม่ปล่อยวาง เป็นต้น

หัวหน้างานอาจไม่ได้ตั้งใจ แต่ถูกผลักดันให้มีพฤติกรรมหรือนิสัยจู้จี้จุกจิกเนื่องจากมีปัญหาครอบครัวหรือในชีวิตส่วนตัว เหตุผลที่ชัดเจนและพบได้บ่อยที่สุดสำหรับผู้บริหารแบบ Micromanagement ก็คือ การขาดความไว้วางใจและความเคารพในคนที่พวกเขาทำงานด้วย

ทั้งนี้ ผู้บริหารจัดการแบบจู้จี้จุกจิกพบได้ค่อนข้างมากในบริษัทต่างๆ โดยมีผลสำรวจเกี่ยวกับ Micromanagement จาก Trinity Solutions แสดงให้เห็นว่า 

79% ของผู้ตอบแบบสอบถามเคยร่วมงานกับหัวหน้างานที่จู้จี้จุกจิก
69% ของผู้ตอบแบบสอบถามอยากจะย้ายงานหรือลาออกเนื่องจากมีหัวหน้าจู้จี้จุกจิก  
36% ของผู้ตอบแบบสอบถามที่เจอหัวหน้าแบบจู้จี้จุกจิกเลือก “ลาออก” จริงๆ 
71% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่า หัวหน้าประเภทจู้จี้จุกจิกรบกวนประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา 
85% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่า หัวหน้าประเภทจู้จี้จุกจิกทำลายขวัญกำลังใจของพวกเขา

เปิดสัญญาณเตือน แบบไหนเข้าข่ายผู้นำประเภท Micromanagement

การเป็นผู้นำทีมที่จู้จี้จุกจิก ก้าวก่ายงาน และควบคุมพนักงานมากเกินไปนั้น ไม่เอื้อต่อสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี มันจำกัดการเติบโตของพนักงาน ลดประสิทธิภาพการทำงาน และขัดขวางไม่ให้ทีมทำงานออกมาได้ดีที่สุด ดังนั้น การตระหนักถึงพฤติกรรมของ Micromanagement จะช่วยให้ผู้นำแทนที่พฤติกรรมใหม่ด้วยทักษะความเป็นผู้นำที่ดี ก่อนที่สถานการณ์จะแก้ไขไม่ได้ และนี่เป็นสัญญาณที่บ่งชี้ว่าคุณอาจเข้าข่ายการเป็นผู้นำแบบจู้จี้จุกจิก 

• คุณไม่อยากมอบหมายงานให้คนอื่นทำ: คุณเลือกที่จะแบกรับงานส่วนใหญ่เอาไว้ แม้ว่าพนักงานของคุณจะสามารถทำงานนั้นให้เสร็จสิ้นได้ก็ตาม

• คุณเป็นพวกชอบความสมบูรณ์แบบ: พวกที่ชอบความสมบูรณ์แบบมีแนวโน้มที่จะจัดการพนักงานแบบละเอียดยิบย่อย  เนื่องจากโดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะให้ความสำคัญกับรายละเอียดและมีประสิทธิภาพสูง

• งานทุกขั้นตอนต้องผ่านการอนุมัติจากคุณ: พนักงานจะต้องเช็คอินและแจ้งให้คุณทราบในงานทุกขั้นตอนที่พวกเขาทำ และการส่งมอบโครงการทั้งหมดจะผ่านคุณก่อนที่จะดำเนินการต่อ 

• คุณให้ความสำคัญกับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ มากไป: คุณให้ความสำคัญกับการแก้ไขรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ มากกว่ารายการภาพรวม เช่น กำหนดเวลาการประชุม หรือการส่งเสริมให้พนักงานมีการปรับปรุง 

• คุณมักจะดึงงานมาทำต่อเอง: หากคุณพบข้อผิดพลาดเพียงข้อเดียว แทนที่จะปล่อยให้พนักงานแก้ไขและเรียนรู้จากข้อผิดพลาด คุณทำงานแทนพวกเขา

• คุณกีดกันการตัดสินใจอย่างอิสระ: คุณต้องการที่จะรู้ทุกการเคลื่อนไหวการทำงานของทีม ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็ตาม

• คุณทำงานหนักเกินไป: เนื่องจากคุณรู้สึกว่าคุณเป็นคนที่มีความสามารถมากที่สุดสำหรับงานระดับสูง คุณจึงมักจะทำงานล่วงเวลาเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของผู้อื่นและดูแลให้ทุกอย่างสมบูรณ์แบบ 

หากคุณยังคงไม่แน่ใจว่าคุณกำลังจัดการแบบละเอียดหรือไม่ ให้ขอคำติชมจากพนักงาน อาจทำผ่านแบบสำรวจโดยไม่เปิดเผยตัวตนก็ได้ เพื่อพิจารณาว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับระดับการมีส่วนร่วมของคุณ ซึ่งนั่นเป็นวิธีที่ดีในการประเมินความเป็นผู้นำของคุณได้อย่างแม่นยำ ทั้งนี้ ต้องเปิดใจกว้างและรับฟังคำวิจารณ์ให้ได้

ฮาวทูหยุดพฤติกรรม Micromanagement และพัฒนาสู่การเป็นผู้นำที่ดีขึ้น

เมื่อรู้ตัวว่าคุณมีพฤติกรรมจู้จี้จุกจิกหรือก้าวก่ายการทำงานของทีม ในฐานะผู้นำจะต้องเรียนรู้วิธีหยุดพฤติกรรมเหล่านั้น เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณรู้ว่าคุณเชื่อใจในความสามารถของพวกเขา คุณควรปรับปรุงการตระหนักรู้ในตนเองและยืนยันว่าคุณกำลังพยายามวางมือไม่ให้ก้าวก่ายทีม ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการฝึกฝนลดพฤติกรรมจู้จี้จุกจิก

1. สร้างสภาพแวดล้อมในที่ทำงานที่ทุกคนในทีมไว้วางใจกันได้ 

สร้างความไว้วางใจในทีมของคุณเพื่อทำให้ทุกคนมีอิสระในการทำงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน คุณจะไม่ต้องอนุมัติงานเล็กๆ น้อยๆ ทุกขั้นตอนอีกต่อไป และพนักงานจะรู้สึกมีอำนาจในการขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้าโดยไม่ต้องตรวจสอบจากคุณ และเมื่อถึงเวลาทบทวนผลงาน พนักงานจะยินดีรับฟังความคิดเห็นที่สร้างสรรค์ของคุณ โดยรู้ว่ามันมาจากความปรารถนาที่จะเห็นพวกเขาปรับปรุงให้งานดีขึ้น ไม่ใช่การควบคุมงานของพวกเขา

2. ละทิ้งความสมบูรณ์แบบ และตั้งความคาดหวังที่ชัดเจน

บ่อยครั้งที่คุณกลัวความล้มเหลวจึงนำมาซึ่งการควบคุมงานของลูกน้องมากเกินไป ในฐานะผู้นำคุณต้องเข้าใจว่ามีวิธีการทำงานมากกว่าหนึ่งวิธี ตราบใดที่ทีมของคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดของโครงการ รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ก็ไม่สำคัญ นอกจากนี้ คุณควรสร้างความคาดหวังอย่างชัดเจน อย่าเอาแต่ตั้งสมมติฐาน นั่นจะช่วยจำกัดการมีส่วนร่วมของคุณในงานของพนักงานโดยธรรมชาติ ให้คำแนะนำเท่าที่จำเป็นเท่านั้น และแจ้งให้ทีมของคุณทราบเมื่อจะได้รับคำติชมจากคุณ 

3. จัดพื้นที่สำหรับการเรียนรู้

ให้ทีมของคุณมีอิสระในการทดลองและค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการทำสิ่งต่างๆ ใช้ทัศนคติแบบล้มเหลวโดยถือว่าความผิดพลาดเป็นโอกาสในการเติบโต และอภิปรายบทเรียนที่ได้รับอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมา บทบาทของคุณคือการชี้แนะ ไม่ใช่บังคับทิศทาง ดังนั้นจงก้าวเข้ามาเมื่อคุณเห็นข้อผิดพลาดเดิมๆ ซ้ำๆ เท่านั้น 

4. เรียนรู้ที่จะมอบหมายงานตามทักษะของพนักงาน

ผู้นำที่ดีจะมอบหมายงานตามทักษะ จุดแข็ง และเป้าหมายการพัฒนาของพนักงานแต่ละคน อย่าไปกังวลกับการกำกับดูแลงานให้เสร็จสิ้น แต่ต้องแน่ใจว่าพนักงานแต่ละคนมีทรัพยากรเพียงพอในการทำงาน มีการจัดฝึกอบรมให้พวกเขา และให้อำนาจที่จำเป็นในการส่งมอบงาน นั่นเป็นส่วนสำคัญของการบริหารทีมที่มีประสิทธิภาพ 

5. ให้ความโปร่งใส และมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณทำได้เท่านั้น

ผู้นำควรเลือกเข้าร่วมงานที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถทำได้ เช่น การกำหนดเป้าหมาย การตั้งค่าตัวชี้วัด และการกำหนดเวลาสิ้นสุดโปรเจกต์ อย่าเข้าไปก้าวก่ายในการจัดการผลลัพธ์มากกว่ากิจกรรม โดยอาจใช้แอปพลิเคชันการจัดการโครงการเพื่อช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของโครงการโดยไม่รบกวนการทำงานของทีมได้

สำหรับคนส่วนใหญ่ การเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพอาจหมายถึงการพัฒนาทักษะใหม่ๆ ให้ตนเอง ซึ่งไม่จำเป็นว่าคุณจะต้องทำมันให้สมบูรณ์แบบในชั่วข้ามคืน แต่ทุกๆ การเรียนรู้ย่อมมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ดังนั้น ผู้นำควรให้พื้นที่ตัวเองในการเรียนรู้และเติบโตไปพร้อมกับทีมของคุณ เมื่อคุณพัฒนาทักษะความเป็นผู้นำที่ดี ผลประโยชน์จะส่งต่อไปทั่วทั้งองค์กร ช่วยปรับปรุงวัฒนธรรมของบริษัทเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน ลดอัตราการลาออก และช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนผ่านพนักงานได้ในที่สุด