หมดกังวล ใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้หาย แก้ไขได้

หากใครที่มีการซื้อสินค้าและบริการจากบริษัทห้างร้านที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ซึ่งแน่นอนว่าจะต้องได้รับ "ใบกำกับภาษี" จากผู้ขาย และเมื่อผู้ซื้ออย่างเราๆ มีความจำเป็นต้องใช้ใบกำกับภาษีนั้นๆ ด้วย แต่กลับพบว่ามีความจำเป็นต้องเปลี่ยนสินค้า เพิ่มหรือลดสินค้าลง และผู้ขายก็จะออก "ใบลดหนี้" หรือ "ใบเพิ่มหนี้" ควบคู่มากับใบกำกับภาษีเดิมให้ เพื่อให้ผู้ซื้อนำไปใช้ระโยชน์ทางภาษีได้

แต่แล้วทุกอย่างยังไม่จบ เมื่อเวลาผ่านไป หากพบว่า ใบกำกับภาษีเกิดการจางหายในส่วนที่สำคัญและจำเป็น หรือทั้งใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ เกิดการชำรุดหรือสูญหาย ผู้ซื้อสามารถแก้ปัญหาเรื่องเหล่านี้ได้ตามหลักการที่กฎหมายกำหนด ดังนี้

• รู้จัก "ใบกำกับภาษี"

ใบกำกับภาษี (TAX INVOICE) คือ เอกสารที่ผู้ขายสินค้าและบริการ ที่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะต้องออกให้ผู้ซื้อทุกครั้งที่มีการซื้อขายสินค้าและบริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ขายเรียกเก็บจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการในแต่ละครั้ง และผู้ขายจะต้องยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) แก่สรรพากรภายในวันที่ 15 ของทุกเดือน ซึ่งในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษีมีความสำคัญต่อการนำมาเป็นหลักฐานในการเครดิตภาษีหรือขอคืนภาษี

ด้วยเหตุนี้ หากผู้ซื้อต้องใช้ใบกำกับภาษี เมื่อได้รับใบกำกับภาษีควรเก็บเอกสารใบกำกับภาษี และรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย เอาไว้ให้ดี เพื่อเป็นหลักฐานในการนำไปใช้ประโยชน์ทางภาษีนั่นเอง

• รู้จัก "ใบลดหนี้" และ "ใบเพิ่มหนี้"

1.ใบเพิ่มหนี้ คือ ใบที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มได้ขายสินค้าหรือให้บริการกับผู้ซื้อ และนำส่งภาษีขายไปแล้ว ต่อมาผู้ซื้อได้มีเหตุให้ต้องมีการเพิ่มราคา ทำให้ภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการมีจำนวนเพิ่มขึ้น ไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม นำภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการที่เพิ่มขึ้น มารวมในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ เนื่องจากมูลค่าสินค้าหรือบริการมีจำนวนเพิ่มขึ้น และออกเป็น “ใบเพิ่มหนี้” ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

ใบเพิ่มหนี้ที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ได้ออกให้แก่ผู้ซื้อถือเป็น “ใบกำกับภาษี” ด้วย โดยถือเป็นภาษีขายในเดือนภาษีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มได้ออกใบเพิ่มหนี้ ส่วนผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้รับ ให้ถือเป็นภาษีซื้อของตนในเดือนภาษีที่ได้รับใบเพิ่มหนี้

โดยใบเพิ่มหนี้จัดทำเมื่อเกิดกรณีต่างๆ เช่น จัดทำขึ้นเมื่อสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าได้ซื้อไปถูกส่งออกไปเกินจำนวนที่ได้ตกลงกันไว้ จัดทำขึ้นเนื่องจากผู้ประกอบการคำนวณราคาค่าสินค้าหรือบริการผิดพลาด ซึ่งมีผลออกมาต่ำกว่าราคาจริง หรือจัดทำขึ้นด้วยสาเหตุอื่นๆ ตามที่กรมสรรพากรได้กำหนดไว้

2.ใบลดหนี้ คือ ใบที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มได้ขายสินค้าหรือให้บริการ และได้นำส่งภาษีขายไปแล้ว ต่อมาผู้ซื้อมีการเปลี่ยนแปลงสินค้าลดราคาสินค้าหรือค่าบริการ ทำให้ต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ เนื่องจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ และภาษีขายมีจำนวนลดลง ไม่ว่าทั้งหมดหรือบางส่วน ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนำภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการที่ลดลงนั้น มาหักออกในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม และออก “ใบลดหนี้” ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ

โดยใบลดหนี้จัดทำเมื่อเกิดกรณีดังต่อไปนี้ เช่น จัดทำขึ้นเมื่อราคาสินค้าและบริการลดลง เพราะการส่งสินค้าผิดพลาดน้อยกว่าที่ได้ตกลงกันไว้ จัดทำขึ้นเมื่อราคาสินค้าและบริการถูกคำนวณออกมาด้วยความผิดพลาดทำให้ราคาสูงกว่าที่เป็นจริง จัดทำขึ้นเมื่อผู้ประกอบการได้รับสินค้าตีกลับ จากสินค้าชำรุด พัง หรือสภาพไม่ตรงกับที่ตกลงกันไว้ เป็นต้น จัดทำขึ้นเมื่อมีการยกเลิกสัญญาบริการ ที่ผู้ประกอบการไม่ทำการบริการตามสัญญาจัดทำขึ้นเมื่อมีการจ่ายเงินชดเชยให้กับผู้ซื้อ จากการจ่ายล่วงหน้าตามข้อตกลงทางการค้า เช่น เงินประกัน เงินมัดจำ

• หมดกังวลเมื่อใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้จางหรือสูญหาย ออกใบแทนได้

โดยปกติใบกำกับภาษีจะมีแบบที่เป็นกระดาษความร้อนด้วย ซึ่งหากเก็บไว้นานข้อความมีโอกาสจางหายได้ ซึ่งจะไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ทางภาษีได้ ก็จะเท่ากับว่าไม่สามารถนำมาขอคืนภาษีซื้อ หรือหักออกจากภาษีขายได้ หรือหากมีการถ่ายสำเนาใบกำกับภาษีซื้อไว้ เอกสารดังกล่าวก็ยังถือว่าเป็นสำเนาใบกำกับภาษีซื้อเท่านั้น ไม่สามารถนำภาษีซื้อมาขอคืนหรือนำไปหักภาษีขายได้เช่นกัน

รวมถึงกรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้จัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้แล้ว ต่อมาหากได้รับการร้องขอจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ซึ่งทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้สูญหาย ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ หรือใบแทนใบลดหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการโดยไม่ต้องออกใบกำกับภาษีใหม่ ซึ่งดำเนินการดังนี้

1.ถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ และให้บันทึกรายการดังนี้ลงในภาพถ่ายหรือด้านหลังของภาพถ่ายดังกล่าว

- ใบแทนออกให้ครั้งที่
- วัน เดือน ปีที่ออกใบแทน
- คำอธิบายโดยย่อถึงสาเหตุที่ออกใบแทน
- ลงลายมือชื่อของผู้ออกใบแทน

2.ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งออกใบแทนตาม บันทึกรายการตามข้อที่ 1 ไว้ด้านหลังสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้ด้วย

3.ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ ใบแทนใบลดหนี้ บันทึกรายการการออกใบแทน ในรายงานภาษีขายในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ของใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้ที่ได้มีการออกใบแทน

สรุป

ดังนั้น ผู้ซื้อที่ต้องการใช้ใบกำกับภาษี หรือมีใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้ ต้องเก็บรักษาเอกสารไว้ให้ดี เพราะถึงแม้ว่าจะทำสูญหายหรือชำรุด ก็สามารถขอให้ผู้ขายออกใบแทนให้ได้ แต่จะทำให้เกิดความยุ่งยากมากขึ้น และส่งผลเสียมากกว่าผลดี กิจการต้องเสียเวลาไปโดยไม่จำเป็น
 

อ่านบทความน่ารู้เกี่ยวกับภาษีเพิ่มเติม คลิกที่นี่
Source : Inflow Accounting