ค่าเช่ารถประจำตำแหน่ง แยกยังไงระหว่างธุรกิจกับสิทธิส่วนตัว

หลายบริษัทมักจัดสวัสดิการหรือสิทธิประโยชน์ให้แก่ผู้บริหารหรือกรรมการ หนึ่งในนั้นคือการจัดหารถยนต์ประจำตำแหน่ง ไม่ว่าจะเป็นการซื้อขาดหรือการเช่ารายเดือน ซึ่งในทางปฏิบัติ การเช่ารถถือเป็นทางเลือกที่ได้รับความนิยม เนื่องจากช่วยให้ธุรกิจควบคุมค่าใช้จ่ายได้ง่ายขึ้น และไม่ต้องแบกรับความเสื่อมราคาของทรัพย์สิน

อย่างไรก็ตาม คำถามสำคัญที่มักเกิดขึ้นคือ ค่าเช่ารถประจำตำแหน่ง จะถือเป็นค่าใช้จ่ายธุรกิจได้ทั้งหมดหรือไม่?” และ “จะแยกอย่างไรระหว่างการใช้เพื่อกิจการกับสิทธิประโยชน์ส่วนตัวของผู้บริหาร”

เรื่องนี้แม้จะดูเป็นรายละเอียดเล็กน้อย แต่ในเชิงบัญชีและภาษีถือว่ามีผลอย่างมาก หากแยกไม่ชัดเจนอาจกลายเป็นปัญหาตามมาภายหลังได้

มุมมองทางธุรกิจ: รถประจำตำแหน่งคือเครื่องมือในการทำงาน

ในทางธุรกิจ รถยนต์ประจำตำแหน่งมีบทบาทสำคัญ โดยเฉพาะสำหรับผู้บริหารหรือกรรมการที่ต้องเดินทางไปติดต่อ ประชุม หรือเข้าร่วมกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน การจัดหารถยนต์ประจำตำแหน่งจึงไม่ใช่แค่เรื่องของความสะดวกสบาย แต่ยังสะท้อนถึงภาพลักษณ์ ความน่าเชื่อถือ และประสิทธิภาพในการทำงาน ตัวอย่างเช่น กรรมการผู้จัดการที่ต้องเดินทางไปพบคู่ค้า หากมีรถพร้อมคนขับย่อมช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างต่อเนื่องและลดความเหนื่อยล้า ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนเกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ทางธุรกิจโดยตรง

ดังนั้น หากค่าเช่ารถถูกนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจจริง ก็สามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้ โดยมีเงื่อนไขว่าต้องมีหลักฐานที่ชัดเจน เช่น สัญญาเช่ารถ ใบกำกับภาษี และการใช้รถที่มีเหตุผลสอดคล้องกับการดำเนินงานของบริษัท

มุมมองส่วนตัว: สิทธิประโยชน์ที่ผู้บริหารได้รับ

อีกด้านหนึ่ง การที่ผู้บริหารมีรถประจำตำแหน่งก็อาจถูกมองได้ว่าเป็น “สิทธิประโยชน์ส่วนบุคคล” โดยเฉพาะในกรณีที่รถถูกนำไปใช้ส่วนตัว เช่น ขับกลับบ้าน ใช้ในวันหยุด หรือเดินทางไปทำกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับงาน ในมุมมองของกฎหมายภาษี รายจ่ายส่วนนี้อาจไม่สามารถถือเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจได้เต็มจำนวน แต่จะถูกตีความเป็นผลประโยชน์ที่ผู้บริหารได้รับ และต้องนำไปคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาในฐานะเงินได้พึงประเมิน

ยกตัวอย่างเช่น หากบริษัทเช่ารถยนต์หรูให้กรรมการใช้ส่วนใหญ่เพื่อความสะดวกส่วนตัว โดยไม่ค่อยเกี่ยวข้องกับงานจริง กรณีนี้สรรพากรอาจมองว่ารายจ่ายดังกล่าวไม่ใช่ค่าใช้จ่ายของกิจการ แต่เป็นสวัสดิการส่วนบุคคล และอาจถูกปรับปรุงรายจ่ายคืนเมื่อตรวจสอบบัญชี

การแยกเส้นบางๆ ระหว่างธุรกิจกับสิทธิส่วนตัว

การแยกให้ชัดเจนระหว่างการใช้รถเพื่อกิจการและการใช้ส่วนตัวเป็นเรื่องท้าทาย เพราะในชีวิตจริง ผู้บริหารมักใช้รถคันเดียวกันทั้งในเวลางานและเวลาส่วนตัว วิธีที่นิยมใช้ในการแก้ปัญหานี้ ได้แก่

• บันทึกการใช้งานรถ จัดทำตารางบันทึกการใช้รถ เช่น ระยะทาง จุดหมาย และวัตถุประสงค์ในการเดินทาง เพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการแสดงว่า ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับงานจริง
• กำหนดนโยบายบริษัทอย่างชัดเจน บริษัทอาจออกระเบียบภายในระบุว่า รถประจำตำแหน่งสามารถใช้เพื่อกิจการเป็นหลัก ส่วนการใช้งานส่วนตัวให้นับเป็นสวัสดิการ และคำนวณมูลค่าที่เหมาะสมเป็นรายได้ของผู้บริหาร
• การเฉลี่ยค่าใช้จ่าย ในบางกรณีอาจใช้วิธีการประเมินอัตราส่วน เช่น 70% เพื่อกิจการ 30% เพื่อส่วนตัว แล้วบันทึกค่าใช้จ่ายทางบัญชีตามสัดส่วนนี้ วิธีนี้ช่วยลดความเสี่ยงเมื่อต้องชี้แจงกับสรรพากร

ผลทางบัญชีและภาษี

• ในทางบัญชี ค่าเช่ารถที่เกี่ยวข้องกับงานจริงสามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในการบริหารได้ แต่ต้องมีเอกสารครบถ้วน หากส่วนใดเป็นการใช้ส่วนตัว ควรแยกออกมาและบันทึกเป็นสวัสดิการพนักงานหรือกรรมการ
• ในทางภาษี ส่วนที่ใช้เพื่อกิจการสามารถหักเป็นค่าใช้จ่ายได้ ส่วนที่ถือเป็นสิทธิประโยชน์ส่วนตัวจะต้องนำไปคิดเป็นรายได้ของผู้บริหาร เพื่อเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาตามกฎหมาย

กรณีศึกษา

สมมติว่าบริษัทหนึ่งเช่ารถยนต์ราคาเดือนละ 40,000 บาท ให้กรรมการผู้จัดการใช้ ซึ่งในหนึ่งเดือนมีการเดินทางไปประชุมหรือติดต่อคู่ค้าประมาณ 70% และอีก 30% เป็นการใช้งานส่วนตัว บริษัทอาจบันทึกค่าใช้จ่ายได้เพียง 28,000 บาท (70%) ในฐานะค่าใช้จ่ายธุรกิจ ส่วนที่เหลืออีก 12,000 บาท ให้ถือเป็นสวัสดิการและบวกเป็นรายได้ของกรรมการเพื่อเสียภาษี วิธีนี้จะช่วยให้ทั้งบริษัทและผู้บริหารทำบัญชีได้โปร่งใส และลดความเสี่ยงเมื่อต้องตรวจสอบภาษีย้อนหลัง

สรุป ค่าเช่ารถประจำตำแหน่งเป็นประเด็นที่อยู่กึ่งกลางระหว่าง “ประโยชน์ของกิจการ” และ “สิทธิส่วนบุคคล” หากไม่แยกให้ชัดเจน อาจกลายเป็นปัญหาได้ทั้งในแง่บัญชีและภาษี แนวทางที่เหมาะสมคือการจัดเก็บหลักฐานการใช้รถให้ครบถ้วน กำหนดนโยบายที่โปร่งใส และแยกค่าใช้จ่ายออกตามสัดส่วนการใช้งานจริง การทำเช่นนี้ไม่เพียงช่วยให้บริษัทสามารถใช้สิทธิทางภาษีได้เต็มที่ แต่ยังทำให้การบริหารจัดการเป็นไปอย่างมีระบบ และลดความเสี่ยงจากการถูกตีความว่าเป็นการใช้ทรัพย์สินเพื่อประโยชน์ส่วนตัวเพียงอย่างเดียว

อ่านบทความน่ารู้เกี่ยวกับภาษี เพิ่มเติม คลิกที่นี่
Source : Inflow Accounting