องค์กรจำเป็นต้องไว้ใจพนักงานและให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลตามสิทธิ
ช่วงนี้ผมเขียนเรื่องเกี่ยวกับทักษะการใช้ข้อมูล (Data Literacy) และองค์กรที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล (Data Driven Organization) หลายครั้ง ซึ่งเน้นว่าการจะทำให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจำเป็นต้องสร้างวัฒนธรรมทางด้านข้อมูล (Data Culture) ในองค์กร กล่าวคือ บุคลากรทุกระดับต้องมีทักษะด้านข้อมูลและต้องเชื่อมั่นกับการใช้ข้อมูลในการตัดสินใจ
คำถามคือ การสร้างวัฒนธรรมต้องทำอย่างไร ผมจึงศึกษาจากบทความต่างๆ และได้ข้อแนะนำที่น่าสนใจ 5 ข้อ ในการสร้างวัฒนธรรมด้านข้อมูล โดยมีดังนี้
1. ต้องเปิดโอกาสให้บุคลากรในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ตามสิทธิ์ การที่จะให้เข้าใช้ข้อมูลได้ก็ต้องเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนเข้าถึงข้อมูลได้มากที่สุดเท่าที่ทำได้ ตามระดับสิทธิ์ระดับชั้นความลับ ข้อเท็จจริงเราพบว่า ปัจจุบันพนักงานในองค์กรจำนวนมากหวงข้อมูล ไม่ยอมแบ่งปันให้ผู้อื่นหรือพนักงานคนอื่น รวมทั้งผู้บริหารยังมีมุมมองว่าข้อมูลทุกอย่างเป็นความลับมากจนเกินไป และไม่ได้เปิดโอกาสให้พนักงานได้เข้าถึง
ดังนั้นหากผู้บริหารเข้าใจว่า การมีข้อมูลมากขึ้นจะทำให้พนักงานทุกคนทำงานได้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น จึงจำเป็นต้องไว้ใจพนักงาน และให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลตามสิทธิ์ที่จะทำได้ เพื่อให้ทุกคนสามารถนำข้อมูลมาใช้ให้เกิดประโยชน์
2. ผู้บริหารระดับสูงให้การสนับสนุนการใช้ข้อมูล ผู้บริหารทุกระดับมีการใช้ข้อมูล และผลักดันให้พนักงานเห็นความสำคัญของการใช้ข้อมูลในองค์กร โดยมีการตั้งคำถามที่ให้พนักงานจะต้องอ้างอิงข้อมูล ต้องหาข้อมูลมาสนับสนุนการตัดสินใจ วิธีง่ายๆ เริ่มต้นจากในการประชุมทุกฝ่ายทุกระดับจะต้องให้มีการนำเสนอข้อมูล เช่น ข้อมูลในการรายงาน (Data Informed Organization) ทีมต่างๆ มีการเตรียมตัวเลข และกราฟเป็นรายไตรมาส รายเดือน หรือรายสัปดาห์ เพื่อรายงานต่อผู้บริหาร รวมทั้งต้องมีการกำหนดตัวชี้วัดต่างๆ
3. ต้องลงทุนกับการสร้างทักษะด้านข้อมูล โดยการพัฒนาทักษะของพนักงานทุกระดับเป็นเรื่องสำคัญมากต่อการทำงานในปัจจุบัน จึงควรสอนให้พนักงานบางส่วนใช้เครื่องมือในการพัฒนาข้อมูล เช่น การทำ Dashboard การสร้างรายงาน รวมถึงอาจต้องมีการอบรมทักษะด้านสถิติ การวิเคราะห์ข้อมูล และวิทยาศาสตร์ข้อมูล (Data Science) ทั้งนี้องค์กรจะต้องกำหนดบทบาทหน้าที่ด้านข้อมูลของพนักงานแต่ละคนให้ชัดเจน และสร้างทักษะให้สอดคล้องกับบทบาทที่จะต้องรับผิดชอบ
4. ต้องบริหารจัดการระบบ Metadata ขององค์กร เนื่องจากองค์กรมีข้อมูลจำนวนมาก อาจต้องมีระบบ Data Dictionary หรือ Data Catalog เพื่ออธิบายความหมายของข้อมูลแต่ละส่วน ความเกี่ยวโยงกันของข้อมูล ตลอดจนนิยามความหมายต่างๆ ที่สำคัญ ซึ่งจะต้องอธิบายทั้งทางด้านเทคนิคและธุรกิจ จึงจะทำให้ผู้ใช้ข้อมูลสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องมากขึ้น
บ่อยครั้งที่พบว่า พนักงานในองค์กรไม่สามารถใช้ข้อมูลได้อย่างถูกต้องเพราะไม่เข้าใจนิยาม ความหมายของข้อมูล ไม่เข้าใจชื่อย่อต่างๆ และไม่เข้าใจวิธีการที่ได้มาซึ่งข้อมูลเหล่านั้น ดังนั้นองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการจัดการระบบต่างๆ เหล่านี้ให้ดี
และ 5.ไม่ควรแยกทีมวิเคราะห์ข้อมูลหรือนักวิทยาศาสตร์ข้อมูลออกไปทำงานตามลำพัง งานวิทยาศาสตร์ข้อมูลจะต้องทำงานร่วมกับทุกแผนก ต้องมีความรู้ทางธุรกิจ ดังนั้นโจทย์และผลการวิเคราะห์จะต้องทำร่วมกับแผนกต่างๆ ซึ่งวิธีการที่ดีคือ ควรต้องให้รายงานตรงกับผู้บริหารระดับสูงขององค์กร และจะต้องทำงานให้กับทุกแผนก ไม่ใช่เพียงแต่รายงานตรงไปยังฝ่ายไอทีขององค์กร
นอกจากควรจะให้บุคลากรแผนกต่างๆ ได้รับการอบรมเพื่อให้มีทักษะทางด้านวิทยาศาสตร์ข้อมูลเบื้องต้นด้วย ซึ่งจะทำให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลพื้นฐานได้เอง และเน้นให้นักวิทยาศาสตร์ข้อมูลทำในโจทย์ที่ยากขึ้น วิธีการนี้จะทำให้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้รวดเร็วขึ้นและการทำงานในองค์กรได้ผลสัมฤทธิ์ยิ่งขึ้น